Je team verantwoordelijkheid geven leer je vooral met een whiteboard en gekleurde stiften, stelt Taco Oosterkamp.
Het was geen goede dag voor Ronald. Zoveel pijn had hij nog nooit gehad. En toen de huisarts hem met een ambulance naar het ziekenhuis stuurde, moest hij maar wachten hoe dit verder zou aflopen. Gelukkig viel het uiteindelijk nog aardig mee. Na 3 weken mocht hij voor het eerst ander bezoek ontvangen dan zijn vrouw en kinderen, een half uurtje op vrijdagmiddag. Het was de eerste keer dat hij een MT-meeting bijwoonde, terwijl hij in z’n pyjama in een ziekenhuisbed lag.
Best ongemakkelijk.
Hard werken loont niet altijd
De meeste directeuren en managers hebben die functie gekregen omdat ze hard werken. Hard werken leidt vaak tot goede resultaten en zo maken ze promotie. Maar vanaf het moment dat ze leiding gaan geven, is dat harde werken opeens niet meer alleen een voordeel. Als je als leider van alle markten thuis bent, ligt het voor de hand om overal in te springen en alles wat dreigt mis te lopen zelf even te fixen. En vaak is dat ook werkelijk de snelste manier om problemen te voorkomen.
Vertrouwen in je team
Alleen zit je daarmee wel je eigen team in de weg. Gisteren deed ik nog een sessie met 100 managers, die ik vroeg wat zij nodig zouden hebben om meer te kunnen delegeren. ‘Vertrouwen in m’n team’ werd door de meesten genoemd. ‘Als ik mijn team meer zou kunnen vertrouwen, dan zou ik wel meer delegeren.’
Verantwoordelijkheid moet groeien
Maar vertrouwen moet verdiend worden. En verantwoordelijkheid moet groeien. Als jij elke keer zelf ingrijpt bij alles wat je ziet misgaan, houd je elke keer de echte verantwoordelijkheid weg bij je teamleden. Daarmee maak je het onmogelijk voor hen om hun eigen fouten te maken en daarvan te leren, daardoor te groeien in verantwoordelijkheid en stapje voor stapje jouw vertrouwen te winnen.
Netto resultaat: alles is van jou afhankelijk en zal dat voor altijd blijven.
Maar hoe doe je dat?
Eén van de technieken die ik gebruik helpt om dat goed in kaart te brengen. Pak een whiteboard en maak een lijst met alle taken, of alle verantwoordelijkheden die er zijn binnen jouw team, afdeling of bedrijf. Begin op hoofdlijnen – en werk dat steeds gedetailleerder uit. Bij het hoofdonderwerp ‘marketing en verkoop’ zou je bijvoorbeeld subonderwerpen kunnen neerzetten als website, copywriting, adverteren, verkoopgesprekken, brochures sturen enzovoort, enzovoort. En als je wilt kan het nog veel gedetailleerder.
Schrijf namen op en zet bolletjes
Zet vervolgens achter elk item de naam van degene die er daadwerkelijk verantwoordelijk voor is. Je mag dus de naam van een van je medewerkers pas opschrijven bij een bepaalde taak, als jij je er werkelijk niet tegenaan bemoeit. Bepaal vervolgens voor iedereen die op het bord staat een eigen kleur. Teken dan bij elke taak een bolletje in de kleur van de persoon die ervoor verantwoordelijk is. Als je voor jezelf de kleur rood kiest, teken je rode bolletjes bij elke taak waar jouw naam achter staat. Opeens zie je hoeveel taken afhankelijk zijn van jouzelf.
Werk je kleur van het bord
Als je teamleden verantwoordelijk zijn voor alle taken en elk aandachtsgebied, kun jij eindelijk je verantwoordelijkheid nemen voor het geheel. Voor het team, voor de strategie, voor het optimaliseren van het hele systeem. De opdracht is dus om jouw kleur in de loop van de tijd van het bord te werken. Als dat lukt, geeft het je ook speelruimte. Als een van je medewerkers ziek wordt, ontslag neemt of tijdelijk druk is met een bijzonder project, kun jij met je brede interesse en achtergrondkennis daar inspringen. Daar heb je dan tenminste de tijd voor.
Het bed met jouw naam erop
Maar er is nog een ander voordeel. Wie zegt dat er vanavond in het ziekenhuis geen bed klaarstaat met jouw naam erop? Ik weet het, het is een macabere vraag. Maar soms leveren dat soort vragen de mooiste inzichten op. Hoe goed kan jouw team alles draaiend houden als jij 3 weken incommunicado bent? Of drie maanden?
Half uurtje op vrijdag
Bij Ronald ging dat gelukkig prima. Hij had deze exercitie al eerder uitgevoerd en zijn kleur zoveel mogelijk van het bord gewerkt. In dat halve uurtje op vrijdagmiddag kon hij elke week net belangrijke contracten, die de handtekening van de directeur vereisten, tekenen. Zijn team mocht 2 of 3 andere agendapunten aan de orde stellen en dan was het bezoekuur weer klaar. Toen hij weken later zijn kantoor binnenwandelde, liep het bedrijf als nooit tevoren.
Taco's nieuwe boek: Schaamteloos delegeren
‘Ik kan het zelf beter.’ — ‘Ik kan het sneller.’ — ‘En ze doen het toch niet zoals ik het wil.’ Klinkt bekend? Delegeren is misschien wel de belangrijkste vaardigheid die moderne leiders, directeuren, managers en ondernemers nodig hebben. Maar er wordt nog veel mee geworsteld. Het nieuwe boek van Taco Oosterkamp: Schaamteloos delegeren laat zien hoe het wel moet. Dan ben je al snel een heel eind op weg naar meer tijd voor belangrijke dingen.
Lees meer van Taco:
-
Alles beter maken? Dat hoeft helemaal niet veel te kosten
-
Alleen maar werken is slecht voor je werk
-
Alle bijdragen van Taco Oosterkamp
Bekijk groeitips van Taco:
Bij de collega's van Sprout geeft Taco Oosterkamp tips om je bedrijf sneller te laten groeien. Bekijk de video's:
