Pakjes, groot en klein, in overvloed. Bijna iedere vijf seconden rolt er deze vrijdagmiddag eentje van de lopende band in het fulfilment center van Bol.com aan de Pakketweg. ‘Nu is het nog rustig’, lacht Caroline van der Plas, Business Support Manager van Ingram Micro. ‘In december verwerkt bol.com hier een veelvoud aan bestellingen.’
Van der Plas schetst daarmee een treffend beeld van de dynamiek die er heerst in het fulfilment center. Ingram Micro, waar zij voor werkt, verzorgt voor beide fulfilment centers in Waalwijk het personeel en de dagelijkse leiding in de operatie van bol.com. Een flinke klus, gezien de locatie aan de Pakketweg alleen al 135.000 vierkante meter vloeroppervlak betreft, zo’n 26 voetbalvelden.
Hoogseizoen
‘De pieken liggen hier in de avonden. ’s Ochtends komen de goederen binnen. Vanaf pakweg vijf uur ’s middags tot middernacht komen de laatste bestellingen voor de volgende dag binnen. Die orders worden gelijk verwerkt’, legt zij uit.
‘Daarnaast hebben we te maken met verschillende seizoenen’, vult haar collega Natasja Fitters (Project Manager Facility) aan. ‘Het hoogseizoen hier loopt van oktober tot en met januari. Vier maanden, met het absolute hoogtepunt in december. Dan zijn er hier zeker 1.500 medewerkers in de weer met de verwerking van de orders.’
Samenwerking
Al die medewerkers moeten een fijne, veilige en schone werkomgeving worden geboden, stelt Fitters. ‘Met een geroutineerd team van de business support-afdeling van Ingram Micro werken we hier dagelijks aan.’
Onderdeel van de werkzaamheden is de samenwerking met het schoonmaakteam van Gom. De dienstverlener verzorgt namelijk sinds de opening in september 2017 de schoonmaak van de kantoren, het sanitair en de drukke looproutes in de fulfilment centers van Ingram Micro en bol.com in Waalwijk.
Tender uitgeschreven
‘Via een tender met daarin een uitvraag op basis van het aantal medewerkers dat hier werkt en het aantal ruimten hebben we schoonmaakpartijen gevraagd zich in te schrijven’, vertelt Van der Plas. Zij schetst daarbij het beeld van een enorme operatie.
‘Het is een omgeving met grote pieken in het seizoen en met veel personeel van verschillende nationaliteiten die dag en nacht werken in het fulfilment center. Dat vraagt om flexibiliteit, het schoonmaakbedrijf moet kunnen meebewegen met die pieken en de juiste maatwerkaanpak vinden voor de vervuiling die hier plaatsvindt.’
Resultaatgericht
Wat Ingram Micro dan ook vooral aansprak in de dienstverlening van Gom was de resultaatgerichte aanpak. ‘Dat sluit namelijk goed aan op de dynamiek hier’, zegt Van der Plas.
Traditionele schoonmaakprogramma’s houden volgens haar niet altijd voldoende rekening met veranderende situaties. ‘Zo hebben piek- en dalbezettingen en de weeromstandigheden invloed op de aard van de vervuiling: een sanitaire ruimte is bijvoorbeeld extra vervuild als er veel medewerkers aan het werk zijn.’
‘De resultaatgerichte aanpak sluit goed aan op de dynamiek hier’
Vaste routes
Gom, onderdeel van Facilicom Group, beweegt mee met die veranderende omstandigheden bij het fulfilment center van bol. com, weet ook Fitters. ‘In de oude situatie in het pand aan de Veerweg kwam het voor dat medewerkers hun vaste route liepen, de kantoordeuren bijvoorbeeld netjes schoonmaakten, maar de koffievlekken op de tafel lieten voor wat ze waren. De tafel stond immers niet op het programma voor die dag. Dat kan dus niet meer, vinden wij.’
Om verandering in gang te zetten en om invulling te geven aan het resultaatgericht schoonmaken heeft Gom de medewerkers in samenwerking met opleidingsspecialist SVS op locatie getraind. De (vaktechnische) opleiding richtte zich op de toepassing van schoonmaaktechnieken, op resultaatgericht kijken én op het gebruik van de tools.
Kijken, denken en doen
‘Veel medewerkers verrichten jaar in jaar uit dezelfde handelingen, werken op de automatische piloot. Maar de omslag naar resultaatgericht schoonmaken moet worden gemaakt. Hierbij willen we in feite het gedrag van deze medewerkers veranderen; in plaats van altijd dezelfde handelingen uit te voeren willen we ze laten kijken, denken en doen’, vertelt Jonika Keizer, Operationeel Manager van Gom Offices.
In de dagelijkse praktijk monitort de Gom-medewerker in het fulfilment center de verontreiniging en bepaalt vervolgens zelf welke zaken de meeste aandacht verdienen. Bijvoorbeeld een extra toiletronde als dit nodig is, of juist aandacht voor de entree bij sneeuwval. En dat werkt prettig, weet Fitters. ‘In het voorbeeld van de sneeuwval, dan wordt er een keer extra schoongemaakt. Ook worden er dan extra inloopmatten neergelegd. Voorkomen is immers beter dan genezen.’
Korte lijnen
Een rondgang door het fulfilment center leert dat de aanpak werkt. ‘Kijk hier, schone ramen hè? Normaal gesproken zitten die onder de vette vingers’, glundert Keizer. Ook Van der Plas laat weten erg tevreden te zijn met de schoonmaakdienstverlening. ‘Het gaat heel goed, we hebben weinig op of aan te merken’, zegt zij.
En mocht er al een keer iets niet goed zijn, dan zijn de lijnen kort. ‘We hebben sowieso maandelijks overleg, daar waar nodig sturen we bij.’ Een voorbeeld hiervan? Keizer heeft er wel één. ‘We begonnen hier met een grote schrobzuigmachine, maar die bleek niet optimaal inzetbaar. Nu werken we met de I-MOP, een wendbare en lichtgewicht machine die ook heel goed is toe te passen in het bedrijfsrestaurant met alle tafels en stoelen.’
Rustmoment
Daarmee slaat ze de spijker op de kop. Van der Plas: ‘Een schone bedrijfskantine is heel belangrijk. De medewerkers hebben drukke dagen, de kantine vormt een rustmoment voor ze. Een vuile kantine draagt daar natuurlijk niet aan bij. Dat willen we dan ook absoluut voorkomen. Ook om die reden is een flexibele partner en het concept van resultaatgerichte schoonmaak zo belangrijk voor ons. Wij kunnen niet meer zonder.’
Op de foto v.l.n.r. Jonika Keizer (Operationeel Manager van Gom Offices), Caroline van der Plas (Business Support Manager van Ingram Micro) en Natasja Fitters (Project Manager Facility Ingram Micro).
