Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

6x slim omgaan met IT-budgetten

Het leven van IT-beslissers kan erg eenzaam zijn. Zeker als je voortdurend moet uitleggen waarom jouw budget geen kostenpost is, maar een investeringskans. Tips om als IT-verantwoordelijke slim om te gaan met budgetuitdagingen.

IT Budgetten
Caspar Camille Rubin
Je leest nu: 6x slim omgaan met IT-budgetten

Ooit waren discussie over budgetten voor IT-verantwoordelijken eenvoudig. Alle digitalisering was nieuw en dus werd het IT-budget gezien als broodnodige investering. De budgetten waren dynamisch, collega’s hadden begrip voor overschrijdingen, de kosten waren sterk variabel.

Tegenwoordig is budget voor veel IT-beslissers een doorlopende discussie. Zeker voor IT-directeuren in organisaties waar IT gezien wordt als ondersteuning van de bedrijfsvoering. Daar ziet de boardroom het IT-budget liefst zo veel mogelijk vooraf vastgelegd en begrensd.

IT-beslissers in die organisaties moeten vaak uitleggen waarom ze hun budgetten nodig hebben. En dat wordt niet altijd begrepen, blijkt uit onderzoek onder IT-beslissers dat MT samen met Proact en NetApp uitvoerde.

Het gevolg: er is onvoldoende budget beschikbaar. Hoeveel precies? 65 procent van de ondervraagden geeft maximaal 100.000 euro per jaar uit aan IT-security. Bijna de helft van deze groep spendeert zelfs minder dan 10.000 euro aan security.

Je IT-budget verdedigen

Dat is blijkbaar niet genoeg. Zo is een kwart van de ondervraagden al eens slachtoffer geweest van een IT-incident. Bovendien stelt slechts 39 procent van alle ondervraagden dat er in hun bedrijf voldoende geïnvesteerd is in IT-security om veilig te zijn.

Dat roept de vraag op: hoe leg je goed uit waarom je (meer) IT-budget nodig hebt? Zes tips.

1. Maak onderscheid tussen vaste kosten en investeringen

Voor veel IT-beslissers wordt het budget gezien als een onkostenpost. Er moeten nu eenmaal licenties en gebruikersfees betaald worden, net als aan schoonmaak, catering en elektriciteit.

Dat doet echter geen recht aan de IT-uitgaven die ondernemingen doen. Zo heeft de IT-infrastructuur geregeld grote updates nodig – dat geldt natuurlijk niet voor de schoonmaak, de elektra of de catering. IT-uitgaven maken dan ook vaker een uitschieter naar boven dan andere onkostenposten. Ambitieuze IT-directeuren willen bovendien de ruimte hebbeen om te investeren in nieuwe functionaliteiten.

In veel organisaties worden de onkosten en de investeringsbudgetten met elkaar verward. Dat is niet wenselijk. Tel je de kosten en de investeringen bij elkaar op, dan merk je dat die totale post vaak wisselt. Steek daarom energie in het onderscheiden van de vaste kosten en investeringen. Zo onderbouw je beter waar je jouw budget aan besteedt.

2. Leg de kosten waar ze horen

Reken daarnaast de kosten zoveel mogelijk toe aan de gebruiker. Sommige applicaties worden alleen door bepaalde afdelingen in de organisatie gebruikt. Dan is het logisch die kosten ook toe te schrijven aan die afdeling.

Die aanpak maakt bovendien alle discussies over investeringen zuiverder. Als de business wil investeren in een nieuwe applicatie of een nieuw pakket, dan weten ze dat zij die kosten dragen. En zo gaat het niet ten koste van het IT-onderhoudsbudget.

3. Beknibbel niet op IT-security

Nogal eens merken IT-beslissers dat er door de directie op de veiligheidskosten wordt beknibbeld. Dat kun je voorkomen door de IT-securitykosten zo veel mogelijk tot de gebruiker te herleiden.

Alles moet tegenwoordig veilig zijn: portals, websites, apps… Maak die kosten zo veel mogelijk inzichtelijk. Waar wordt welke applicatie in de organisatie gebruikt? Hoe inzichtelijker je dat maakt, des te duidelijker kun je je kosten verantwoorden.

Vergeet niet dat ook investeringen in IT vragen om securitymaatregelen. Ook die kosten horen bij je businesscase voor het draaiende houden van de functionaliteit.

4. Let op de flexibele kosten

Een IT-budget kan niet eenvoudig continu op hetzelfde of zelfs lager niveau gehouden worden. In de basis zijn IT-uitgaven afhankelijk van businessvolumes of aantallen klanten en gebruikers. Als de omzet met een factor drie groeit, waarom zou de IT dan niet twee keer duurder mogen zijn?

Voor public-clouddiensten betaal je als organisatie bijvoorbeeld voor het gebruik van resources. Het voordeel daarvan is dat de kosten flexibel zijn: gebruik je een functionaliteit niet of niet meer, dan vallen die kosten weg. De keerzijde daarvan is dat als de business groeit, je meer betaalt.

Veel CFO’s zien zo’n public cloud alleen maar als een manier om kosten te besparen. Maar in werkelijkheid werkt het dus twee kanten op. Als IT-beslisser doe je er goed aan hier scherp op te blijven letten.

5. Gebruik altijd heldere taal. Vermijd technisch jargon

En als je dan een plan indient bij de directie? Dan moet je de neiging onderdrukken om collega’s met technische argumenten te overstelpen. Houd het simpel. IT-professionals houden van jargon en details. Maar in organisaties waar IT niet tot het kernproces behoort, zoals bij voorbeeld een zorginstelling, werkt dat niet.

Steek je betoog altijd in vanuit de passie voor de kernprocessen. In het geval van de zorginstelling: juist omdat je zo dolgraag goede zorg wilt garanderen, is een bepaalde IT-investering nodig.

6. Train jezelf in stakeholdermanagement

Je hebt als IT-beslisser altijd met andere stakeholders te maken. Stakeholdermanagement is de sleutel om in zo’n organisatie überhaupt iets voor elkaar te krijgen.

Dat is een vaardigheid die je als IT-beslisser moet trainen. Een e-commercedirecteur zei ooit: ik ga pas een plan schrijven op het moment dat ik weet dat ik er goedkeuring voor heb. Dat is hoe je als IT-verantwoordelijke succesvol wordt.

Alle onderzoeksresultaten lezen, inclusief de tips van experts en ervaringsdeskundigen? Bestel dan nu het gratis onderzoeksrapport ‘IT-security in Nederland’ .