Met algemene voorwaarden ben je beter beschermd tegen risico’s van ondernemen. En je voorkomt een hoop onnodige conflicten. Je bepaalt de regels van jouw bedrijf zodat je niet bij elke afspraak daarover telkens opnieuw moet onderhandelen.
Lees deze 5 tips zodat je weet hoe je algemene voorwaarden optimaal kunt gebruiken:
1. Deponeer de algemene voorwaarden
Het is niet verplicht, maar algemene voorwaarden kun je deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank. Dit is van belang om discussie over de inhoud van de algemene voorwaarden te voorkomen. Bij deponering worden de algemene voorwaarden voorzien van een datum en tijd, zodat daarmee de inhoud vaststaat.
2. Geef de voorwaarden aan de klant
Een veelgemaakte denkfout is dat het verwijzen naar algemene voorwaarden in een offerte of contract voldoende is om met succes een rechtsgeldig beroep te doen op de voorwaarden. Dit is niet juist! Hoewel de voorwaarden met een enkele verwijzing van toepassing zijn op de onderliggende overeenkomst/offerte, kan jouw klant de voorwaarden vernietigen als deze hem niet ter hand zijn gesteld. De voorwaarden zijn dan niet meer geldig. Dat kan zeer nadelig zijn bij schadeclaims, maar ook in andere situaties.
De klant moet voor of bij het sluiten van de overeenkomst kennis kunnen nemen van de voorwaarden. Zorg daarom dat je altijd de voorwaarden aan de klant overhandigt of toestuurt. Bij voorkeur laat je de voorwaarden ook nog per pagina ondertekenen of paraferen zodat je bewijs hebt dat de klant de voorwaarden heeft gekregen. Het is daarom ook handig om de algemene voorwaarden op de achterkant van het contract of offerte te drukken.
3. Beperk jouw aansprakelijkheid
In algemene voorwaarden kan de aansprakelijkheid zeer goed beperkt worden, zodat het financiële risico van jouw onderneming minimaal is. Zo kun je de aansprakelijkheid bijvoorbeeld beperken tot de hoogte van het factuurbedrag of tot het leveren van een vervangend product. In sommige gevallen, voornamelijk wanneer de relatie een zakelijke klant is, bestaat zelfs de mogelijkheid om aansprakelijkheid volledig uit te sluiten. Met de kleine lettertjes voorkom je dat je hoge schadevergoedingen moet betalen. Win juridisch advies in over hoe je aansprakelijkheid het beste kunt beperken.
4. Bepaal welke rechtbank bevoegd is
Van groot belang is om te bepalen welke rechtbank bevoegd is om van een eventueel geschil tussen jouw bedrijf en een klant kennis te nemen. Wanneer je veel grensoverschrijdend werkt en buitenlandse relaties hebt, is het raadzaam om in de algemene voorwaarden expliciet vast te leggen dat de rechtbank in het arrondissement van jouw vestigingsplaats exclusief bevoegd is kennis te nemen van het geschil. Dit kan jou zeer ingewikkelde en kostbare procedures in het buitenland besparen en een flinke geldbesparing opleveren. Doen dus!
5. Verwijs als eerste naar de algemene voorwaarden
Wat gebeurt er als jouw klant als eerste verwijst naar zijn algemene voorwaarden? In Nederland geldt de hoofdregel dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn wie het eerst naar zijn algemene voorwaarden verwijst. Wil je toch dat jouw voorwaarden op de afspraken van toepassing zijn? Wijs dan uitdrukkelijk en schriftelijk de voorwaarden van de andere partij af. Om discussie te voorkomen is het aan te raden de voorwaarden op de achterzijde van de offerte af te drukken zodat een eventuele discussie wordt vermeden.
