Heeft u het gevoel dat uw werknemers niet doen wat u wilt? Dat ze bij ieder verzoek hun kont in de krib gooien. Of misschien nog wel erger; ja zeggen en nee doen? Podiumauteur Willem Nooij geeft praktische tips om ervoor te zorgen dat uw mederwerkers doen wat u wilt.
Met de handen in het haar kwam Theo naar mij toe. "Willem, ik snap het niet meer. We hebben een prachtige visie, goede processen en werkinstructies. Maar de medewerkers pakken het niet op, ze doen niet wat ik wil. Snap jij dat nou?"
Theo is eindverantwoordelijke voor het warehouse en geeft leiding aan 100 medewerkers. In overleg met het management hebben ze een prachtige visie ontwikkeld zodat logistiek waarde toevoegt aan de producten die het moederbedrijf verkoopt. Bij de vraag ‘ze doen niet wat ik wil', zit een gedachte die veel managers hebben: het is toch duidelijk wat er moet gebeuren? Hier zit een aanname dat mensen net zo makkelijk te sturen zijn als heftrucks.
Wat moet u doen?
Natuurlijk heeft elk bedrijf zijn specifieke kenmerken, maar een aantal punten zijn voor veel bedrijven van toepassing in de situatie dat medewerkers "niet doen wat ik wil". Een paar praktische tips:
1. Laat de visie en invulling in overleg tot stand komen
Als een visie na wat hei-sessies aan de top is ontstaan, wordt deze vaak via een communicatieprogramma naar de rest van de organisatie doorgegeven en wordt verwacht dat iedereen het snapt, het er mee eens is en er liefst direct mee aan de slag gaat. Met vaak weerstand als gevolg. Medewerkers voelen zich niet betrokken en vaak is de invulling van deze visie volgens de medewerkers niet eens logisch.
Het kan ook anders: door medewerkers vroegtijdig te betrekken bij het tot stand komen van de visie en de wijze waarop deze in het bedrijf ingevuld kan worden. De inhoudelijke bijdragen van de medewerkers zullen niet alleen de kwaliteit van de ideeën verhogen maar er tegelijkertijd voor zorgen dat eigenaarschap en draagvlag bij de medewerkers ontstaat. En laten we wel wezen, zij zijn de experts, de praktijkdeskundigen, u bent ‘slechts' de manager.
Dit vergt wel het één en ander van het management. Zij moeten hun eigen mening als één van de velen beschouwen en vertrouwen op de, vaak deels onontgonnen, kwaliteit van de medewerkers. Het management hoeft dan niet meer alles zelf te verzinnen, maar moet er voor zorgen dat hun medewerkers zich dusdanig vertrouwd voelen dat zij hun vaak uit de praktijk voortgekomen ideeën met het management en hun collega's durven te delen. De nieuwe werkwijze die hier uit voortkomt, zal op deze manier veel sneller opgepakt worden, de medewerkers hebben die nieuwe werkwijze immers zelf bedacht.
2. Communiceer je visie regelmatig en verrassend
Ook in het geval dat de visie in samenwerking met de medewerkers is ontstaan, is het raadzaam om regelmatig te communiceren over de visie en waar het bedrijf met betrekking tot de invulling hiervan staat. Werkoverleg en een nieuwsbrief zijn prima vormen, maar ga ook de vloer op en praat met je medewerkers. Niet alleen voor de aandacht maar ook voor de input.
Met communicatie informeer je niet alleen, maar betrek en bind je mensen. Mits je communicatie voldoet aan het volgende:
- Je boodschap moet helder en eenduidig zijn
- Vertel de boodschap elke keer, maar wel elke keer op een andere manier anders wordt het saai
- Dit is wellicht het moeilijkste: goed communiceren, vergt goed luisteren. Vraag hoe je medewerkers je boodschap ontvangen en wat ze er van vinden; schiet niet direct in de verdediging, maar stel gerichte vragen om jouw beeld of hun beeld bij te stellen
- Zorg voor interactie, maak er geen saai verhaal van. Kies bv. een vraagstuk en laat je medewerkers in kleine groepjes daar over nadenken. Maak ze actief, zo wordt een vergadering of bespreking ook voor jou leuk (en misschien wel de eerste keer spannend want je hebt niet alles meer onder controle)
Vreemde maar zeer effectieve ideeën:
- Stuur je (of enkele) medewerkers een keer een persoonlijke brief (let maar op: die gaan ze bewaren) en schrijf oprecht.
- Koop een leuk boek of cadeaubon en deel die spontaan uit aan één of meerdere medewerkers die zich in dit verandertraject positief onderscheiden; maak er geen gewoonte van, dan verwachten ze het
- Koppel je visie aan een leuk evenement. Stel je wilt levertijden verkorten, ga dan eens naar een circuit en bestudeer de pitstops.
3. Geef voldoende vertrouwen
Medewerkers willen weten of de visie werkt. Vier daarom je successen ook al zijn ze maar klein. Vieren kan je op verschillende manieren: van een groot feest tot een keer wat lekkers tijdens de lunch. Het resultaat is hetzelfde: het vertrouwen neemt toe en dat leidt weer tot meer succes. Omdat resultaten van een visie pas op langere termijn te beoordelen zijn, kijken medewerkers ook naar andere aspecten die bepalend zijn voor vertrouwen.
Wees je ervan bewust dat vertrouwen te voet komt en te paard gaat. Vooral in spannende, hectische tijden blijkt hoe het met vertrouwen zit. Juist dan is het van belang om voldoende vertrouwen te krijgen én te geven. De volgende tips helpen om vertrouwen op te bouwen:
- Kom je afspraken na
- Wees op tijd voor besprekingen
- Meld als je een afspraak niet kan nakomen
- Luister en stel vragen
- Verstrek informatie over hoe het bedrijf er voor staat en wat ontwikkelingen zijn en doet dit ook in slechte tijden
- Help anderen
- Geef feedback
- Toon respect
- Geef vertrouwen aan je medewerkers
4. Geef het goede voorbeeld
Leidinggeven gaat om sturing en vertrouwen geven en om het beïnvloeden van gedrag van je medewerkers zodat de doelen gehaald worden. Cruciaal hierin is jouw eigen gedrag als leidinggevende. Jouw voorbeeldgedrag bepaalt in zeer grote mate wat je medewerkers doen. Dus als er in je team sprake is van gebrekkige discipline, kijk dan eerst naar je zelf en je managementteam.
Medewerkers voelen feilloos aan of jij werkelijk meent wat je zegt. Als je gedrag niet overeenkomt met de strekking van je woorden, werkt dit contraproductief en leidt dit zelfs tot wantrouwen. Als jij bijvoorbeeld je afspraak niet nakomt denken medewerkers dat zij ook geen afspraken na hoeven te komen. Controleer aan de hand van onderstaande punten hoe het zit met jouw voorbeeldgedrag en het gedrag wat je ziet (en vaak afkeurt) bij je medewerkers:
- Gebrek aan discipline: De regels worden niet opgevolgd, bv. kartonnen dozen liggen in het gangpad en pallets zijn niet opgeruimd. Maar loop jij wel met het voorgeschreven schoeisel/kleding door het magazijn, of denk je het kan wel even?
- Demonstreer wat je belangrijk vindt: Als jij vindt dat je teamleiders regelmatig overleg met hun medewerkers moeten voeren, dan moet jij dat ook met jouw ‘medewerkers' doen. Of als je vindt dat er meer naar medewerkers geluisterd moet worden, dan begint deze verandering bij jezelf.
Geen sociale werkplaats
Theo zucht als hij de bovenstaande punten onder ogen krijgt. "Het is hier geen sociale werkplaats", is het eerste wat Theo antwoordt. "Er moet gewerkt worden en niet de hele dag ge-oh-ed. Maar Willem, je zet me wel aan het denken en zal ik hier serieus naar kijken." Als extra onderbouwing geef ik hem de uitkomsten van het onderzoek van de Erasmus universiteit waar wordt aangegeven hoe de productiviteit met 22 procent kan toenemen. Daarbij verwijs ik hem naar diverse onderzoeken over de relatie tussen plezier in het werk en de toename van prestaties.
Als leidinggevende moet je je continu van je voorbeeldfunctie bewust zijn en soms 'roomser zijn dan de paus'. De belangrijkste tip is: kijk eerst goed naar jezelf als je je stoort aan het gedrag van je medewerkers en bepaal of dat wat zegt over jou. Vraag eventueel iemand om je daarbij te helpen.
Eerdere bijdrage:
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Willem Nooiij, Managing-partner en Schatgraver bij Van Aetsveld Vandaag is Anders (VAVIA)
Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
