Uiterlijk en functies van websites hebben de afgelopen tien jaar een enorme verandering doorgemaakt. In schril contrast staat de ontwikkeling van digitale documenten.
Bezoek maar eens het internetarchief Wayback Machine en bekijk hoe de website van je bedrijf er in 2000 uit zag. Grote kans dat je ervan schrikt hoe statisch en plat het internet toen nog was: alleen tekst en plaatjes.
Dat is natuurlijk niet verwonderlijk. Veel bedrijven en consumenten waren toen nog relatief nieuw op het web en dan is platte tekst wel zo overzichtelijk. Ook was er minder bandbreedte beschikbaar dan nu, waardoor video en interactieve website-elementen niet echt bevorderlijk waren voor de gebruikerservaring.
In schril contrast met de ontwikkeling die websites hebben doorgemaakt, staat de evolutie van digitale documenten. Ook in 2000 werd al door veel mensen gebruik gemaakt van bijvoorbeeld PDF-documenten, maar als je een PDF van tien jaar geleden vergelijkt met hoe de meeste er nu uitzien, kun je amper het verschil zien. Of het nu een jaarverslag is, een formulier of een brochure: het overgrote deel van de PDF-documenten die door bedrijven op het web worden gezet zijn statisch. Platte tekst en beeld dus. Websites worden zo klantvriendelijk mogelijk ingericht, maar er wordt nog helemaal niet op deze manier over digitale documenten nagedacht. En dat terwijl de mogelijkheden van digitale documenten, net als bij websites de afgelopen jaren een grote evolutie hebben doorgemaakt. Bedrijven laten hiermee een grote kans liggen om hun boodschap beter over te brengen.
Hoe het dan wel zou moeten?
Een eenvoudige verbetering voor veel digitale documenten is om ze doorzoekbaar te maken. Vooral in grote documenten als jaarverslagen wil je als lezer op zijn minst een bepaalde passage kunnen terugzoeken. Ook kun je hyperlinks toevoegen en bladwijzers, wat het weer gemakkelijker maakt om informatie te vinden. Door weboptimalisatie toe te passen zorg je ervoor dat een document minder zwaar wordt en daardoor sneller te openen.
Wat nog weinig mensen weten, is dat PDF-documenten ook dynamisch gemaakt kunnen worden. Zo is het mogelijk om video toe te voegen, die gewoon in het document afgespeeld kan worden. In een dynamische grafiek kan worden ingezoomd op specifieke onderdelen en ook formulieren kunnen worden opgemaakt in een PDF-document.
Het mooie is dat dit allemaal ingewikkelder klinkt dan het is. Je kunt dynamische digitale documenten openen en bekijken in alle programma’s die geschikt zijn voor het lezen van PDF-documenten, zoals Adobe Reader. Ook voor het aanmaken heb je geen grafische vormgever of opmaakapplicatie nodig, maar heb je waarschijnlijk al genoeg aan de programma’s waar je al dagelijks gebruikt van maakt. Zonder dat je hier andere mensen of nieuwe software voor nodig hebt, kun je bijvoorbeeld een video van de CEO toevoegen aan je jaarverslag.
Het is dus allemaal geen hogere wiskunde. Tijd voor oefening twee: download eens een brochure van je eigen website en stel jezelf de vraag: wat zou ik graag anders zien? Grote kans dat je klanten precies dezelfde ervaring hebben. Onderzoek van U-sentric in opdracht van Adobe Systems Benelux laat zelfs zien veel mensen nog amper bekend zijn met dynamische documenten, maar ze wel veel positiever beoordelen – met name omdat ze er aantrekkelijker uitzien. Ook vinden veel ondervraagden het een effectieve manier om informatie te presenteren en vinden ze het prettiger om dynamische documenten van het scherm te lezen, de documenten worden dus minder vaak uitgeprint.
