Je weet dat je mensen klagen bij de koffieautomaat of op sociale media, maar ze zeggen niets tegen je in feedbackgesprekken of werkvergaderingen. Hoogste tijd voor meer transparantie op de werkvloer. Als leider speel je ook daarin een cruciale rol. Meer aandacht voor openheid heeft namelijk een positief effect. Ga aan de slag met deze zeven tips uit de MT500.
Bekijk de MT500 van 2023
#1 Maak duidelijk wat je verwacht
Ga er niet te snel van uit dat iedereen wel weet wat zijn of haar taken en doelen zijn. Volgens onderzoek van Gallup weet de helft van de Amerikaanse werknemers niet wat er van ze wordt verwacht. Daardoor focussen ze op de verkeerde dingen, verspillen ze tijd en raken ze in de war en uiteindelijk gedemotiveerd.
Jij als leider raakt ervan in de stress, omdat er niet voldoende vooruitgang wordt geboekt. Autonomie is prima, zolang je duidelijk en open bent over je verwachtingen. Geef een duidelijke richting aan. Leg ook uit waarom, wat het grotere doel erachter is. Dat geeft houvast, en dat kan tellen in onzekere tijden.
#2 Bespreek het werkklimaat
Als leider heb je mensen die aan je rapporteren. Hoor je alleen maar goed nieuws, dan ben je niet open genoeg. Je mensen denken dat ze worden gestraft als ze kritiek geven, klagen of moeilijke vragen stellen.
Als mensen hun vragen, ideeën en zorgen wel mogen uiten, dan voelen ze zich psychologisch veilig. Ze durven risico’s te nemen, te experimenteren en ze worden effectiever in hun werk. Dan presteren ze op hun best.
Die veiligheid bereik je niet door als leider te zeggen dat je deur altijd openstaat. Je moet actie ondernemen. Volgens Hans van der Loo, onderzoeker en auteur van meerdere boeken over sociale en psychologische veiligheid, is dat best lastig.
Het gaat niet over ‘lief’ zijn voor elkaar, maar over elkaar aanspreken, en dat ‘is keihard’. Een eerste stap is dat je als leider expliciet aangeeft dat iedereen zich mag en kan uiten. ‘Veiligheid houdt in dat de mensen dat doen zonder bang te zijn voor negatieve gevolgen’, zegt hij in het FD.
Bespreek met elkaar in wat voor werkklimaat je wil werken en hoe je met elkaar wil samenwerken.
Lees ook: Zeven tips om ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen
#3 Geef productieve antwoorden
Omgaan met kritiek vergt moed. Maar als je luistert, dan win je aan respect. Je hoeft als leider ook niet te faken dat je slecht nieuws geweldig vindt. Harvard-professor Amy Edmondson adviseert dat je op zo’n moment even diep inademt en vervolgens een productieve reactie geeft.
‘Je moet van eerlijkheid een positieve ervaring maken voor mensen. Dat is geen natuurlijke reactie, je moet er je best voor doen’, zegt ze op MT/Sprout. Waardering geven is hierbij belangrijk. Je bedankt voor het inzicht of de informatie.
Bij een productief antwoord hoort ook dat je vooruitkijkt. ‘Hoe kan je helpen? Wat kunnen we doen? Want het oplossen van problemen is een teamsport.’
#4 Weet wat je deelt
Als je voor het nemen van een beslissing informatie deelt, dan denkt iedereen daar zijn of haar zegje over te mogen doen. Het is al even menselijk dat iedereen verwacht dat zijn of haar mening wordt meegenomen in de besluitvorming.
Verstrek je te veel details, dan nodig je mensen uit om in discussie te gaan over details. Zo kan je openheid juist vertragend werken.
Beperk je consultatie tot twee groepen, zegt Martin G. Moore, auteur van boek No Bullsh!t Leadership, op Harvard Business Review. De mensen die de expertise hebben om op een zinvolle manier bij te dragen aan de oplossing. En de mensen die met de uiteindelijke resultaten zullen moeten leven.
Openheid is informatie en inzicht geven die bruikbaar is, aan de juiste mensen én op het juiste moment.
#5 Wat je niet vertelt
Wat je niet doet als leider is het delen van wat je in vertrouwen wordt verteld. Gevoelige informatie over fusies, ontslagen en privésituaties van collega’s gooi je niet in de groep.
Wees ook zeer voorzichtig met je eigen, persoonlijke informatie. Je bent vriendelijk, maar je bent geen vriend(in). Tracy Brower, auteur van Bring Work to Life by Bringing Life to Work, waarschuwt voor de impact van je openheid.
Alles wat je zegt, maakt indruk. Je mensen herinneren zich ook de losse opmerkingen die je maakt en die je zelf binnen een oogwenk weer vergeten bent. Hoe wil je dat wat je vertelt straks tegen anderen wordt herhaald? Bedenk eerst of de informatie die je deelt het beeld dat de mensen van je hebben zal versterken of verzwakken. En beslis dan wat je zegt.
Lees ook: Ook alledaags gedrag kan de sfeer op de werkvloer verzieken
#6 Deel je dilemma’s
Rachel Bosman, Oxford-hoogleraar en auteur van Who can you trust, vindt dat je als leider open moet zijn over wat je kan doen en vooral over wat je niet kan doen. Neem je mensen mee in de afwegingen die worden gemaakt.
Wees open over de dilemma’s waarmee je wordt geconfronteerd. Geef helderheid over de context waarin besluiten worden genomen. Dat is ook wat 80 procent van de medewerkers vraagt, volgens het Future of Work-onderzoek van Slack.
Bosman raadt aan om open te communiceren over je intenties en je motieven. Wat levert je dat op? Dat jouw mensen je keren kennen, loyaler worden en net dat tikkeltje harder voor je gaan lopen. Je krijgt een meer ondernemende spirit in je bedrijf.
#7 Geef je fouten toe
Het is gemakkelijk om successen te vieren, maar het is veel moeilijker om toe te geven dat het allemaal niet zo perfect is gelopen. Ook dan is het belangrijk om eerlijk te blijven. Wees niet bang voor moeilijke gesprekken.
Als je problemen onder het tapijt veegt, zal de rest van de organisatie dit ook doen. Geloofwaardigheid en vertrouwen gaan hand in hand. Je wint aan geloofwaardigheid als je ook zelf open en eerlijk bent over fouten.
Daarmee toon je kwetsbaarheid en bescheidenheid, waarmee het vertrouwen wordt versterkt. Niet alleen bij je medewerkers, maar ook bij je klanten en andere stakeholders. Zij zullen dat vertrouwen ook vaker delen met anderen. En dat is een boost voor je reputatie.
