Het nieuwe werken heeft bij veel organisaties voet aan de grond gekregen. Dit tijd- en plaatsonafhankelijke werken brengt samenwerking op afstand met zich mee, ook wel het nieuwe samenwerken genoemd. Het belang van het nieuwe samenwerken zal verder toenemen. Podiumauteur Joost Deckers legt uit hoe een bedrijf hier goed op inspeelt.
Uit onderzoek dat wij onlangs hebben uitgevoerd, blijkt dat 51 procent van de IT-managers verwacht dat over tien jaar medewerkers vooral virtueel zullen samenwerken. Om dit nieuwe samenwerken snel te realiseren, investeren veel organisaties nu in middelen, maar zij vergeten één ding, namelijk de match van de middelen met de organisatie. Want weet jij hoe medewerkers binnen de organisatie met elkaar samenwerken? En wie er met elkaar samenwerken? Hoe communiceren zij met elkaar en waarover? Antwoord op deze vragen vind je in het samenwerkings-DNA van de organisatie.
Verbinden organisatiestrategie en samenwerking
Veel managers hebben geen helder beeld bij hoe de samenwerking binnen de organisatie eruit ziet. Hierdoor worden er nog te vaak grote investeringen gedaan in middelen, die zich niet – of nauwelijks – terugverdienen. Ik pleit er dan ook voor dat voordat daadwerkelijk wordt overgegaan tot aanschaf, eerst in kaart wordt gebracht hoe de organisatiestrategie en samenwerking in de organisatie aan elkaar verbonden zijn, oftewel breng het samenwerkings-DNA in kaart.
Waar liggen de samenwerkingsbehoeften? Wat zijn daarin de gewoontes van de organisatie en haar medewerkers, en aan welke voorwaarden moeten technologische oplossingen voldoen? Welke aspecten belemmeren de huidige samenwerking of bevorderen die juist? Een van de obstakels is bijvoorbeeld het beleid. Uit onderzoek blijkt dat bijna de helft van de organisaties (47,6 procent) geen beleid heeft geformuleerd voor het nieuwe samenwerken. Hierdoor kom ik in de praktijk tegen dat bijvoorbeeld privacy een obstakel kan vormen. Als een organisatie in haar privacy-beleid bijvoorbeeld heeft vastgelegd dat externe samenwerkingspartners op andere locaties dan kantoor geen toegang krijgen tot het netwerk, dan is het voor hen onmogelijk om thuis te werken, doordat ze niet bij alle databases of bestanden kunnen komen.
Ook blijkt uit ons onderzoek dat het merendeel van de IT-managers (88 procent) cultuur als groot struikelblok ziet voor het succes van het samenwerken binnen de organisatie. Alles valt of staat dan ook met de draagvlak binnen de organisatie. Het in kaart brengen van het samenwerkings-DNA vereist daarom een interdisciplinaire aanpak. Door afdelingen als IT, HR, communicatie en facilitair te betrekken in het hele proces worden alle belangrijke factoren en belangen meegenomen.
Een goed begin is het halve werk
Pas wanneer je een helder beeld hebt van hoe het samenwerkings-DNA van je organisatie eruit ziet, kan worden overgegaan naar het opstellen van een samenwerkingsstrategie, die matcht met je organisatiedoelstellingen en de werkvloer. Daarna volgt pas de aanschaf en implementatie van systemen. Een belangrijke vereiste voor deze fase is een gedegen implementatieplan, waarin ook factoren als communicatie, training en beleid een grote rol krijgen.
Alleen op deze manier wordt een goede basis gelegd om samenwerken op afstand uit te rollen en zullen onnodige investeringen worden geminimaliseerd.
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Joost Deckers, Managing Director bij Talk & Vision. Hij is sinds 1994 werkzaam binnen de KPN-gelederen. Hiervoor leidde hij als directeur van Gemnet de integratie van deze ict-serviceprovider binnen het KPN-concern. Het motto van Joost Deckers is “Verbinden en verbeteren”.
Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
