Chris Heutink (1962) heeft de mail bewaard die hij ruim drie jaar geleden kreeg van een jongere collega. Een dag eerder had de toenmalig ceo van Randstad Groep Nederland samen met haar aan een lunchtafel gezeten.
Terloops liet Heutink vallen dat de jongere generatie hem het best zou kunnen helpen door vaker met hem in gesprek te gaan. Dat was niet aan dovemansoren gericht.
Ouwe rot kan veel leren van jonge hond
“Ik geloof erin dat wij niet alleen van een ouwe rot kunnen leren, maar dat een ouwe rot ook heel veel van ons kan leren”, schreef de collega een dag na de ontmoeting. Ze sloot haar mail af met: “Mijn doel: jou als mijn nieuwe mentee.”
Ervaren medewerkers koppelen aan jonge talenten komt wel vaker voor. Maar de rol van mentor is vaak weggelegd voor de ervaren medewerker. Bij reverse mentoring wordt dat omgedraaid en is de jongere medewerker de mentor van een meer ervaren collega.
In 2019 nam Mariël Tiemersma, destijds manager digital bij Tempo-Team, de rol van mentor over. Zij werd in 2020 door publiek en jury van Stichting Topvrouw uitgeroepen tot Young Talent 2020. In 2022 stond ze in de Next Leadership 50. Elke twee maanden spreken Tiemersma en Heutink elkaar uitgebreid.
Twee doelen van reverse mentoring
Volgens Heutink dient reverse mentoring in grote lijnen twee doelen. ‘Allereerst is het voor mij als ouwe rot fijn om op de hoogte te blijven van allerlei technologische- en marktontwikkelingen. Mariël is Global Program Manager Equity, Diversity & Inclusion, dus met haar praat ik veel over diversiteitsvraagstukken waar wij als internationale organisatie voor staan.’
Hoe hoger je in de boom komt binnen een organisatie, hoe meer je denkt dat jouw visie de waarheid is
Het andere doel van reverse mentoring zit meer op beleidsniveau. Deze vorm van samenwerking is volgens Heutink een goede manier om te checken of wat je als directie hebt bedacht ook aankomt. Op de werkvloer, maar ook bij de jongere generatie.
Heutink: ‘Snappen mensen waarom we iets doen? Kunnen ze beleidsbeslissingen vertalen naar de operatie? Hoe hoger je in de boom komt binnen een organisatie, hoe meer je denkt dat jouw visie de waarheid is. Ook omdat je vaak naar de mond wordt gepraat. Als je niet checkt of en hoe jouw boodschap aankomt, weet je niet of je gelijk hebt.’
Carrière Chris Heutink
2014 – heden lid raad van bestuur Randstad global
2009 – 2014 managing director Randstad Nederland
2007 – 2009 director operations Randstad Nederland
2005 – 2007 managing director Randstad Polen
2004 – 2005 director integration Randstad Polen
1991 – 2005 verschillende managementpostoties Randstad
Check op commitment en engagement
‘Reverse mentoring is voor mij niet alleen sanity check, maar ook een check op commitment en engagement. Bovendien is het een waardevolle en persoonlijke aanvulling op het luisteren dat we al doen, met diverse frequente enquêtes en klankbordgroepen door alle lagen van de organisatie heen.’
Om tot dit soort nieuwe inzichten te komen, is het volgens Heutink belangrijk dat zowel de mentor als de mentee zich volledig openstellen voor elkaar. ‘Mariël dwingt mij echt tot nadenken. Ze stelt altijd nog een extra vraag, die andere mensen niet zo snel stellen. Dan denk ik soms: lastige vraag joh, hou eens op. Maar het zet me wel altijd aan het denken.’
Nieuwsgierigheid voorwaarde voor succes reverse mentoring
‘Dat betekent soms dat je een bepaalde beslissing moet uitstellen, omdat je anders naar dingen gaat kijken. Dat kost tijd en dus ook geld, maar dat is de consequentie als je dit goed wilt doen. Uiteindelijk neem je betere en duurzamere beslissingen.’ Nieuwsgierigheid is een zeer belangrijke eigenschap, concludeert Heutink, ‘en misschien wel een voorwaarde voor deze vorm van samenwerking’.
Voor Tiemersma was het in eerste instantie ‘best spannend’ om als mentor in gesprek te gaan met de 29-jaar oudere Heutink. Inmiddels voelt ze zich vrij om te vragen wat ze wil. ‘We hebben een vertrouwensband opgebouwd waarin we beiden onszelf zijn en daardoor ook vrijuit kunnen praten.’
In een van de eerste gesprekken vroeg Heutink om haar mening over bepaalde digitale middelen die aan de organisatie beschikbaar waren gesteld. ‘Ik dacht: ik ben hier niet om mijn mening te geven. Maar ik deed het toch’, zegt Tiemersma. ‘Niet veel later zag ik dat hij er nog iets mee had gedaan ook.’
Brug tussen generaties
Tiemersma: ‘Bij de directie leefde het idee dat de digitale middelen die ik noemde door iedereen omarmd en gebruikt werden, omdat ze het werk aangenamer maken. In de praktijk bleef adoptie achter, omdat kennis ontbrak over het nut en gebruik ervan. Dat inzicht is toen snel omgezet in actie.’
‘Dat ik dat kon aankaarten – en zijn reactie daarop – gaven me het gevoel dat er naar de jongere generatie geluisterd wordt. Reverse mentoring zorgt er bovendien voor dat ik mezelf nog meer verbonden voel met het bedrijf. Daarnaast slaat het een brug tussen generaties én zorgt het ervoor dat organisaties relevant blijven, nu en in de toekomst.’
Navolging binnen de wereldwijde organisatie
De samenwerking tussen Heutink en Tiemersma wordt inmiddels steeds bekender binnen de Randstad Groep. Recent deelde de jongste van de twee haar ervaringen aan alle global HR-managers. ‘Daar werd enthousiast op gereageerd. We zijn nu aan het bekijken hoe we reverse mentoring wereldwijd, breder kunnen toepassen.’
Zo wordt nagedacht over richtlijnen en archetypen van directeuren, waar een bepaald type mentor tegenover gezet kan worden. ‘We moeten wel oppassen dat reverse mentoring geen doel op zich wordt. Het begint echt bij de intrinsieke motivatie van ervaren medewerkers. Zij moeten openstaan voor andere perspectieven en zich kwetsbaar durven opstellen.’
Daarnaast werkt het alleen als iemand een bepaalde mate van nieuwsgierigheid heeft. ‘Soms blijf ik maar vragen op Chris afvuren’, zegt Tiemersma. ‘Maar dat komt puur doordat ik gewoon heel graag wil weten hoe iets zit.’
Reverse mentoring kan een katalysator zijn voor directies om de feeling met de werkvloer en de jongere generaties te verbeteren
Verschillende perspectieven
Uiteindelijk heeft de volledige organisatie baat bij reverse mentoring, zo is Heutink overtuigd. Zeker in coronatijd. ‘Op afstand je organisatie aansturen is lastig. Collega’s missen het onderlinge contact, voelen zich misschien minder betrokken bij het bedrijf.’
‘Kleine, maar belangrijke gespreksonderwerpen vinden soms omwille van de tijd niet plaats, omdat de dagen worden gevuld met online meetings en niet iedereen alles durft te zeggen tijdens zo’n call.’
Carrière Mariël Tiemersma
2021 – heden global lead & program manager EDI&B Randstad
2020 – 2021 senior manager Tempo-Team Online (Randstad Groep Nederland)
2019 – 2020 product owner Randstad Groep Nederland
2016 – 2018 management trainee Randstad Groep Nederland
2015 project manager health & vitality management Heineken
2011 – 2015 docent psychologie Universiteit Leiden
Valkuil: méér top-down
Het gevaar volgens hem is dat het nóg meer top-down zenden wordt dan voorheen. ‘Waarbij dus de grote vraag is of en hoe de boodschap aankomt. Je wilt dat je medewerker de beste versie van zichzelf is op het werk. Maar soms strookt dat niet helemaal met de team- of bedrijfsdoelstellingen. Uiteindelijk moet je daar een goede middenweg in zien te vinden.’
Dat is voor veel bedrijven een uitdaging, merkt Heutink. ‘Voor ons is het nu een overtuiging die zich uit in een concrete aanpak. Dat zit in onze manier van aansturen en in de vrije keuze voor middelen en begeleiding die mensen krijgen. Dat gaat verder dan alleen aandacht voor faciliteiten en wellbeing.’
Feeling met jongere generaties verbeteren
‘Reverse mentoring kan een katalysator zijn voor directies om de feeling met de werkvloer en de jongere generaties te verbeteren. Dat kan één-op-één zijn, zoals Mariël en ik het doen. Maar het kan ook in andere samenstellingen, bijvoorbeeld met groepen talenten die je als een soort panel gebruikt.’
Als ze er maar voor zorgen dat jij als bestuurder dingen vanuit verschillende perspectieven gaat bekijken. En dat je daar uiteindelijk iets mee doet, zonder tijd of andere praktische bezwaren in de weg te laten staan. Ik raad dan ook elke organisatie en elke directeur aan om een vorm van reverse mentoring toe te passen. Zeker in deze tijd.’
Hoe verhoog je de slagingskans van reverse mentoring?
Onderzoekers van IMD Business School namen de succesfactoren van reverse mentoring onder de loep. Wil je de kans van slagen drastisch verhogen, houd dan rekening met de volgende vijf punten:
1. De juiste match is cruciaal
Benadruk diversiteit in de match tussen mentor en mentee. Denk daarbij aan regio en afdeling, maar ook aan verschillende persoonlijkheden. Het is bijvoorbeeld beter om een introvert aan een extravert persoon te koppelen, dan twee introverte personen bij elkaar te zetten.
Ook belangrijk: raadpleeg de mentees voordat je de tandem benoemt. Terwijl de meeste millennial-mentoren elke koppeling accepteerden (zolang de mentee toegewijd was), waren executive mentees selectiever. Zij maakten zich zorgen bijvoorbeeld over de schijn van belangenverstrengeling.
2. Pak de angst en het wantrouwen van mentees aan
Veel senior leiders zijn huiverig om hun gebrek aan kennis kenbaar te maken aan junior collega’s. Maar als die angst expliciet wordt aangepakt, kan die openhartigheid juist lonend zijn.
Veel mentees zijn ook bang dat jonge werknemers gevoelige informatie delen met collega’s. In alle bedrijven die de onderzoekers onder de loep namen was schending van vertrouwelijkheid echter nooit een probleem.
3. Zorg voor een sterke betrokkenheid van de mentees
De belangrijkste reden dat reverse mentoring mislukt, is dat de leidinggevenden geen prioriteit geven aan het onderhouden van de relatie. Na een paar geannuleerde sessies is het met het momentum snel gedaan.
4. Train mentoren
Het succes van een reverse mentoring programma binnen je organisatie begint en eindigt bij de millennial-mentoren. Zij moeten het programma aansturen door best practices te delen, nieuwe duo’s te helpen selecteren en mentoren op te leiden.
Onderzoek toont aan dat zonder training slechts een derde van de mentor-mentee-relaties slaagt. Met training neemt dat toe tot tweederde. In de bedrijven die de IMD-wetenschappers hebben onderzocht, omvatte de training het voorbereiden van nieuwe mentoren voor het structureren van succesvolle sessies met hun mentees en het delen van uitdagingen in de relaties.
5. Combineer schaduwmanagement en reverse mentoring niet met elkaar
Sommige bedrijven experimenteren met zogenaamde schaduwdirecties om millennials nadrukkelijker aan hun organisatie te binden. De talenten adviseren de zittende board op allerlei terreinen: inhoudelijk, persoonlijk en processen.
De onderzoekers waarschuwen een schaduwdirectie en reverse mentoring niet met elkaar te combineren met dezelfde mensen. Bij organisaties die dit wel deden, ging die keuze altijd ten koste van de een of ander andere optie. Ze waren nooit tegelijkertijd succesvol. Kies dus voor de afzonderlijke programma’s altijd voor andere mensen of verschillende afdeling, is het advies.
