Het is maandagmiddag. Het interview start, de schuifdeur gaat dicht. Aan de ene kant zit Michel van Hout, CIO van Dutch Flower Group, de grootste bloemen- en plantenhandelaar ter wereld. Aan de andere kant zijn zijn drie kinderen druk in de weer (‘mijn vrouw is naar boven gevlucht’). De dichte deur is een duidelijk visueel signaal. Maar de werkkamer wordt er niet héél veel stiller op. Klein bier, gezien de omstandigheden.
‘Het is heel heftig’, vertelt Van Hout. ‘We zien een ongelooflijke vraaguitval, dit is met geen pen te beschrijven.’ Normaal gesproken gaan er via Dutch Flower Group elke week ongeveer 75 miljoen bloemen, 10 miljoen boeketten en 10 miljoen planten wereldwijd richting de consument. Daar is nog maar een fractie van over, de omzet is met 80 procent gedaald. ‘Bij kwekers, bij de veiling, overal ligt het zo goed als stil.’
Narcissen in oktober
Dat speelt natuurlijk in meer sectoren. Maar in de bloemensector geldt: als het seizoen voorbij is, is het ook echt voorbij. ‘Je kunt de groei van bloemen wel iets vertragen, maar narcissen laten wachten met bloeien tot oktober, dat wordt wat moeilijk.’
Zelf staat Dutch Flower Group er goed voor. Het bedrijf is financieel gezond en heeft diverse klanten in de portefeuille. Zo is in de grootschalige retail nog wel vraag naar bloemen, denk aan de bosjes die nog te koop zijn in supermarkten. Ook online ziet Van Hout een toegenomen vraag, bijvoorbeeld via cadeaudiensten.
Maar wat de CIO echt raakt, is dat een behoorlijk deel van zijn collega’s tot de flexibele schil behoren. ‘Bijna iedereen bij ons werkt nu thuis. Op een kleine ploeg productiepersoneel na. Maar bijvoorbeeld seizoensmedewerkers kun je nu niet inzetten. En dat in de piek van het seizoen. Dat doet dubbel zeer, met name voor deze mensen.’ Want veel valt er voor hen niet te compenseren.
Effectief verandertraject
Toch ziet Van Hout ook wel lichtpunten. Als man van de digitalisering kon hij zich geen snellere omslag voorstellen. ‘Als verandertraject werkt deze crisis enorm goed. De acceptatie van digitale diensten, zoals videoconferencing via Teams of Zoom, gaat ontzettend snel. Het biedt ook een kans om meer digitale awareness te creëren binnen je bedrijf.’
Dan doelt de CIO niet alleen op de wil van collega’s om nieuwe tools en werkwijzen toe te passen. Maar vooral ook: hoe je dat veilig doet. ‘Nu is het moment om je protocollen te checken, instructies mee te geven. Als je nu iedereen goed gedrag aanleert, is dat ook later een grote winst.’
Vóór de crisis was Van Hout met zijn IT-team al bezig verschillende modules omtrent digitale middelen en veiligheid te implementeren. ‘Eind april zou de volgende komen. Wat ik dan heel mooi vind: het team heeft zelf besloten om die module naar voren te halen en aan te passen, volledig gericht op thuiswerken. Zó help je elkaar in deze periode.’
Mailverkeer neemt af
‘Ondertussen monitoren we alles goed. Opvallend is dat we de hoeveelheid mail zien afnemen.’ Deels heeft dat te maken met de vraaguitval, maar dat lijkt volgens Van Hout niet de enige verklaring. ‘Ik vermoed dat veel quasi-belangrijke berichten wegvallen. Ik mail zelf heel weinig, maar nu nóg een tandje minder. Ik probeer intensieve interactie op te zoeken, telefonisch of in videoconferences.’
Ook in virtuele meetings lijkt het een en ander veranderd. ‘Mensen zijn in mijn beleving beter voorbereid, zo hebben ze vaak al bij de start een begeleidend document klaar. Best een gave ontwikkeling, zo’n stap in professionalisme.’
‘Verras jezelf’
Binnen de 33 bedrijven die onder de paraplu van Dutch Flower Group vallen, waren er voor de coronacrisis al veel mogelijkheden om thuis te werken. In de voorbije maanden was daarvoor onder meer een start gemaakt met het uitrollen van Office 365. Toen de eerste maatregelen door het kabinet werden aangekondigd, was het een kwestie van opschalen. ‘Denk aan de bandbreedte, of aan het aantal licenties. Dat ging goed, als IT-team hadden we voorbereid hoe we dat gingen doen. Maar het ging nu in versneld tempo.’
Ook op communicatiegebied kwam het IT-team goed beslagen ten ijs, vertelt Van Hout. ‘Zo had ik een post voor LinkedIn klaarstaan over thuiswerken, met tips, én de boodschap: “Verras jezelf en elkaar!”.’
Op LinkedIn? Bedoelt de CIO niet het intranet? Nee, verzekert Van Hout.
‘We hebben bewust de openheid opgezocht. Er heerst best wat achterdocht over thuiswerken. Maar wat wij iedereen, ook buiten Dutch Flower Group, willen meegeven is: verras jezelf, bijvoorbeeld met hoeveel werk je kunt verzetten thuis. Verras je collega, bemoedig elkaar, door te delen wat je output was. Verras, door te laten zien dat het echt werkt.’
Toegegeven, zo’n cultuur stamp je niet even uit de grond. ‘Die was er al bij ons, daar plukken we nu de vruchten van.’ Een voorwaarde voor goed samenwerken op afstand wil Van Hout wel nog uitlichten: zorg voor voldoende transparantie. ‘Je mensen moeten het ook aan kunnen geven als ze er even niet uitkomen. Momenteel is dat nog ingewikkelder. Je denkt immers wel drie keer na voordat je zoiets in een appgroep gooit. Nu moet je kwetsbaar durven zijn, met elkaar.’
Vier tips van Michel van Hout, CIO van Dutch Flower Group:
-
- Neem als de storm gaat liggen niet de verantwoordelijkheden die je aan anderen hebt gegeven zomaar weer weg. Benut die (her)ontdekte kwaliteiten juist.
- Val niet terug in oud gedrag. Inventariseer nu wat er goed gaat, en maak een plan om die positieve aspecten vast te houden, voor jezelf en de organisatie.
- Je moet als eindverantwoordelijke altijd streng zijn, maar wees ook begripvol. Er komen nu veel nieuwe zaken op iedereen af, dan gaat het ook een keer mis.
- Voor de collega-IT’ers en consultants: risicomanagement gefocust op eventualiteiten, zoals een hack of een brand, heeft weinig zin. Je belangrijkste systemen moeten het altijd doen. Dus, zegt Van Hout lachend: ‘Weg met de risicomatrixen!’
