De paus deed het eind januari nog: een oproep tot dialoog. In dit geval over de dreigende oorlog in Oekraïne.
Hij is niet de enige, viel spreker en coach Roland de Bruijn op. Zodra belangen botsen en gesprekken vastlopen, klinkt er via de media vaak een pleidooi om het gesprek aan te gaan. Maar hoe voer je een goede dialoog?
Goed gesprek voeren
De Bruijn schreef er een boek over samen met cultuurwetenschapper Fons Trompenaars. In ‘Einde discussie’ leggen ze uit hoe je de regie pakt tijdens gesprekken en komt tot nieuwe inzichten.
‘Ik ben op een missie. Ik geloof dat dit ons echt verder kan helpen’, zegt De Bruijn, die in zijn werk als coach ziet hoe lastig mensen het vinden om een constructief gesprek te voeren.
Want hoe reageer je als een collega het totaal oneens is met jouw plannen? Of als een klant bij jou aanklopt met een onrealistisch verzoek? De Bruijn beschrijft drie gedragspatronen waar we vaak in vervallen bij een verschil van mening:
1. Of-of-denken
De natuurlijke reactie van veel mensen is om de discussie aan te gaan. Jij hebt gelijk, de ander niet. Een assertieve gesprekspartner reageert op dezelfde manier. Voor je het weet, vliegen de argumenten over en weer.
‘Het is dan lastig om nieuwe gedachten te produceren’, zegt De Bruijn. ‘Het enige wat we doen, is dingen herhalen die we van tevoren al hebben bedacht.’ Terwijl uitdagende situaties juist om nieuwe gedachtes vragen.
2. Cirkeldenken
De discussie vermijden is een andere veelvoorkomende respons. Je begint er geeneens meer aan, want het heeft toch geen zin. De Bruijn noemt dat cirkeldenken.
‘Je hebt voor jezelf bedacht waarom het gerechtvaardigd is om dat gesprek niet aan te gaan. In je hoofd heb je dan een sluitende cirkel’, aldus de coach.
3. En-en-denken
Dan zijn er situaties waarin je op zoek gaat naar een compromis. Omdat je er inhoudelijk met elkaar uit moet komen of omdat je de boel wilt sussen. Je denkt: hoe kunnen we dit een beetje schappelijk afronden?
En-en-denken, noemt De Bruijn dit. Je houdt rekening met elkaar belangen, maar het levert weinig vernieuwing op.
Tegen alle drie de reacties heeft De Bruijn in principe niks tegen. ‘Er zijn best situaties waarin dat wellicht goede reacties zijn.’ Maar op deze manier gooi je de deur dicht om een open gesprek te voeren.
De dialoog vraagt om iets anders. Iets dat De Bruijn ‘betrokken nieuwsgierigheid’ noemt. Hij ontwikkelde een stappenplan om tot betere gesprekken te komen.
Stap 1: De regie nemen
Een goed gesprek voeren begint met een gezonde dosis zelfreflectie. Je moet er bewust van zijn dat je op een bepaalde, geconditioneerde manier reageert op een meningsverschil. ‘Oh, nu schiet ik in een of-of-reactie.’
‘Als je eenmaal snapt wat er in je hoofd gebeurt en weet waar de spanning vandaan komt, kun je ook iets anders oproepen in jezelf. Je kunt je primaire oordeel uitstellen’, zegt De Bruijn. De regie nemen, aldus een hoofdstuk in zijn boek.
Belangrijk inzicht is dat de spanning bij een meningsverschil ook nuttig kan zijn. Stel je zit in een werkgroep met experts uit verschillende velden, dan is het logisch dat bijvoorbeeld een jurist er anders tegenaan kijkt dan een hoofd marketing. De Bruijn: ‘Die spanning is niet bedreigend, maar interessant. Daar komt vernieuwing vandaan.’
Stap 2: Respect tonen
Eenmaal in de juiste mindset is het tijd om een brug te slaan: de respecthouding. De Bruijn haalt een Engelse uitdrukking aan: a different point of view is simply the view from a place where you are not.
‘Als je dat letterlijk neemt, dan vraagt dat om een soort reis. Ben ik in staat om de reis aan te gaan om vanuit een ander perspectief naar de werkelijkheid te kijken?’
Een simpele strategie is om verduidelijking vragen als je met iemand van mening verschilt: ‘Goh, leg eens uit dan? Want dat verbaast mij gezien alles wat ik heb gelezen.’ Zo steek je verbaal de hand uit en heb je potentieel een heel ander gesprek.
‘Het minste wat het oplevert is dat je de ander kunt begrijpen’, aldus De Bruijn. ‘Dat wil nog zeggen dat je het ermee eens hoeft te zijn, maar het geeft in elk geval meer ontspanning in het gesprek.’
Stap 3: Reconciliatie
Dan volgt de stap die volgens De Bruijn het vernieuwende element is van de methode die hij en Trompenaars hebben ontwikkeld: reconciliatie, oftewel verzoening. Hoe kun je belemmeringen in jezelf of tussen mensen aan tafel wegnemen?
Dat doe je door botsende belangen of standpunten bij elkaar te brengen en te integreren. Doordenken, aldus het boek.
‘Het is een soort spel’, legt De Bruijn uit. ‘Ik ga niet proberen jouw standpunt onderuit te halen, maar ik kijk hoe ik jou kan helpen dat standpunt te versterken.’
Het klinkt haast tegenintuïtief, maar zo kom je volgens De Bruin verder in de dialoog en kunnen er nieuwe ideeën ontstaan.
Praktijkvoorbeelden
Een voorbeeld uit de praktijk. De Bruijn sprak onlangs met een ontwerper die actief is in de wereld van de duurzaamheid. Hij kreeg veel opdrachten om producten of diensten duurzamer te maken. Vaak leidt dat tot hogere kosten. En dat zagen de klanten liever niet.
De Bruijn gaf hem advies: hoe kun je door het product duurzamer te maken de kostprijs naar beneden brengen? ‘Toen viel er een stilte. En hij begon met ‘ja, maar’. Ik zei: nee, in jouw hoofd zit dat duurzaam automatisch duurder betekent. Dat is vast in veel gevallen zo, maar je moet die belemmering wegnemen door jezelf die vraag te stellen. Want kennelijk hebben jouw opdrachtgevers dat nodig.’
Ander voorbeeld. Aan een Nederlands team werden een aantal Japanse collega’s toegevoegd. Dat leidde tot spanning. Nederlanders zijn gewend dat individuele prestaties beloond worden. Japanners voelen zich daar ongemakkelijk bij.
De concurrerende waarden in dit geval: de individueel prestatie en samenwerken. Hoe kun je die integreren? ‘We hebben toen gekeken naar wie in het team een prestatie heeft geleverd waarvan het team beter is geworden’, zegt De Bruijn. ‘Dat opende de ogen.’
Goed gesprek voeren lukt niet altijd
Een dialoog kan toch ook mislukken? Ja, beaamt De Bruijn. Dat is ook een uitkomst. ‘Ik wil niet suggereren dat onze methode de heilige graal is en op elk dilemma een antwoord heeft.’
Hij weet ook niet of de methode buiten Nederland werkt. Bij een coachingsopdracht in België merkte De Bruijn al dat er cultuurverschillen zijn. De Belg kiest er in een spannende situatie sneller voor om zijn mond te houden. ‘Toen zei ik: het boek had hier beter niet ‘Einde discussie’, maar ‘Stop met zwijgen’ kunnen heten.’
Toch denkt hij dat je in gesprekken doorgaans verder komt met een open en geïnteresseerde houding. Door de ander proberen te begrijpen, ontstaat er verbinding. De kans is dan groter dat de ander het ook eens vanuit jouw perspectief wil bekijken.
‘Het is een soort verleiding’, zegt De Bruijn. ‘De vraag is: krijg je de ander daarin mee? Dat is situatieafhankelijk, maar mijn ervaring is over het algemeen van wel.’
Einde discussie – leiderschap door dialoog is geschreven door Roland de Bruijn en Fons Trompenaars. Het boek is onder meer te koop bij Managementboek.nl.
