Er zijn twee soorten slechtnieuwsgesprekken:
- ontslag op basis van slecht functioneren (een gesprek op basis van argumenten)
- ontslag vanwege externe omstandigheden (verhuizing, reorganisatie, o.i.d.)
Ontslag vanwege slecht functioneren is relatief eenvoudig. Meer dan dossier opbouwen hoef je niet te doen. De tweede ontslagvorm is lastiger. 9 tips om het gesprek zo goed mogelijk door te komen:
- Voorbereiden: Denk heel goed na over hetgeen je gaat zeggen. Schrijf de boodschap die je wil overbrengen helemaal uit. Zoek vooraf ook alle feitelijke gegevens op die mensen willen weten. Denk bijvoorbeeld aan de vervolgprocedure, per wanneer het contract ontbonden wordt, etcetera.
- Niet onderhandelbaar: Dit is een van de grootste valkuilen: niet helder zijn. Maak in het gesprek goed duidelijk dat er geen ruimte is. Het ontslag is onvermijdelijk. Als je hier niet heel helder in bent, maak je de ellende alleen maar groter. Je geeft iemand immers een sprankje hoop dat later alsnog teniet wordt gedaan.
- Oefenen: Oefen vooraf een paar keer hoe je de boodschap gaat vertellen. Zeg het een paar keer hardop in de spiegel.
- Emoties: Hoe lastig het ook voor je is, waak ervoor dat je niet te emotioneel het gesprek in gaat. Laat je niet meeslepen in de emotie van de werknemer. Bied vooral een luisterend oor en zeg verder niet teveel. Zeker als werknemers boos worden, bent je snel geneigd om dingen te zeggen die later tegen je gebruikt kunnen worden. Een werknemer heeft er niets aan als je continu zegt dat jij het ook niet leuk vindt.
- Het gesprek: Je gaat het nu echt vertellen. Werknemers hebben waarschijnlijk al opgevangen dat er iets staat te gebeuren en zijn in aanloop naar het gesprek erg gespannen. Zodra het hoge woord eruit is, komen bij hen ook de emoties eruit. Iedereen reageert anders en dat is van tevoren lastig in te schatten. Ze worden boos, verdrietig of zijn juist heel stil. Word op het moment zelf, zoals eerder gezegd, niet te emotioneel, hoe moeilijk je het ook hebt.
- Afronden: Hoewel het belangrijk is om voldoende tijd te nemen voor het gesprek, is het verstandig vooraf een eindtijd af te spreken. Uiteindelijk moet de werknemer het zelf verwerken en dat zal toch zonder jou moeten gebeuren. Laat het gesprek maximaal 20 tot 30 minuten duren.
- Informatiepakket: Stel voorafgaand aan het gesprek een soort informatiepakket samen waarin alles overzichtelijk staat weergegeven. Denk hierbij aan het vermelden de einddatum, de vervolgprocedure en wanneer een tweede gesprek zal plaatsvinden. Zo kan de werknemer als hij van de eerste schrik bekomen is alles nog eens rustig nalezen.
- Achterblijvers: Onderschat de gevolgen niet voor de achterblijvers. Zij verliezen hun dierbare collega en hun vertrouwen in de baanzekerheid die ze dachten te hebben heeft een flinke deuk opgelopen. De loyaliteit onderling is vaak groot en ze houden goed in de gaten hoe je met de vertrekkers omgaat. Dit wordt gezien als maatstaf voor hoe je met hen omgaat. Communiceer daarom zo eerlijk en transparant mogelijk wat er nu gaat gebeuren.
- Eigen opvang: Waarschijnlijk gaat het gesprek jezelf ook niet in de koude kleren zitten. Zorg daarom dat je zelf ook ergens met je verhaal terecht kan.
