1. Het belang van een goede boekhouding
Het gebeurt echt nog: ondernemers die één keer per jaar een goed gevulde schoenendoos afgeven bij hun boekhouder of accountant. Dat kost je veel geld, want de financieel adviseur berekent de uren uitzoekwerk gewoon aan je door. Maar een chaotische boekhouding zorgt er ook voor dat je totaal geen financieel inzicht hebt in hoe je bedrijf ervoor staat. En laat dat nou één van de veelvoorkomende redenen zijn waarom veel starters binnen vijf jaar failliet zijn. Een goed systeem kan jezelf dus een hoop leed besparen.
De schoenendoos kent overigens ook een digitale variant; ook boekhoudpakketten dienen op gezette tijden te worden bijgewerkt, een klus waar nog steeds veel ondernemers tegenop zien. Een gebrekkige boekhouding staat de groei van je onderneming in de weg. “Veel ondernemers sturen niet op cijfers, terwijl je veel beter beslissingen kunt nemen als je de kerngetallen van je onderneming goed kent”, weet groei-expert Annegien Blokpoel.
2. Eén keer per maand boekhouden?
Het werd altijd aangeraden: werk één keer per maand je boekhouding bij. Die gedachte is voor veel ondernemers achterhaald dankzij de cloud. Waar je je enkele jaren geleden een middag afsloot van de wereld om de facturen te tikken en te versturen, daar doe je dat nu op ieder wenselijk moment. Exact ontwikkelde bijvoorbeeld Online Uren & Facturen, een oplossing voor zakelijke dienstverleners. “Het uitgangspunt is dat uren schrijven makkelijk moet zijn”, vertelt Henk van Dijk, senior proposition manager bij Exact. “Dat kan gewoon via je smartphone, zodat je, eventueel dagelijks, je uren kunt bijwerken en je facturen kunt maken.”
3. Werk op datum
Dat klinkt als een open deur, maar vaak gaat dit nog mis. Gevolg: een onoverzichtelijke balans en urenstaat, en facturen die blijven liggen. Zorg dat alle papieren die je moet bewaren, gelijk van datum zijn voorzien. Voor facturen, bonnetjes en contracten is dat meestal al het geval, maar controleer toch altijd of er inderdaad een datum op staat. Ook als je niet dagelijks of wekelijks je administratie bijwerkt, is het handig om alle binnengekomen papieren op datum apart te leggen. Zo kun je het naderhand snel in de juiste volgorde in de verschillende ordners leggen.
4. Uren schrijven
Zakelijke dienstverleners doen niet anders: opdrachten voor klanten op basis van uren. Dan is het van belang om die urenadministratie goed vast te leggen, om zo tot kloppende facturen te komen die op tijd de deur uit kunnen. Met het juiste pakket is het mogelijk om eventueel dagelijks te factureren. Henk van Dijk, Exact: “Met de huidige betalingstermijnen kan het handig zijn om zo tijd in te lopen. Bovendien ligt de klus ook bij de klant nog vers in het geheugen, waardoor er minder gesteggel over een factuur ontstaat. De uren schrijf je direct op een project, zodat ze meteen op de juiste plek terechtkomen.”
5. Online of vaste software?
Wanneer je besluit om de boekhouding (deels) zelf te doen met behulp van een pakket, heb je de keus uit een softwarepakket dat je koopt en op je computer installeert of een variant dat te allen tijde online te bereiken is.
Het voordeel van online boekhouden is dat het regelmatig (gratis) wordt geüpdatet en je daardoor een grotere garantie hebt dat het online pakket standaard aan de laatste wet- en regelgeving voldoet. Bij een geïnstalleerd softwarepakket moet je er zelf zorg voor dragen dat het regelmatig van een update wordt voorzien. Daarnaast kun je bij de online boekhoudpakketten je gegevens vanaf iedere willekeurige computer of smartphone inzien en bewerken.
Een softwarepakket hangt vast aan één of meerdere computers waar je het pakket op hebt geïnstalleerd. Dan moeten je computers uiteraard ook goed beveiligd zijn en dien je regelmatig backups te maken en updates te installeren.
