U wilt uw werknemers behouden, maar de kans bestaat dat dat niet kan. Met deze tips maakt u het ontslaggesprek niet vervelender dan nodig.
Lees uitgebreider over het ontslaggesprek op OndernemerInBusiness.nl Een ontslaggesprek dient kort, zakelijk en praktisch te zijn. Probeer geen vriendjes te worden met degene die u zojuist ontslaat. Daar is het echt het verkeerde moment voor. Wanneer u iemand ontslaat dient u zich aan een aantal wetten te houden. Zo moet u een personeelsdossier bij hebben gehouden, moet u de juiste opzegtermijn toepassen en nog veel meer. Zelfs wanneer de werknemer nog in proeftijd is komt de wet om de hoek kijken.
Voorbereiding
Als u alles wettelijk goed op een rijtje heeft gezet komt het moeizame gesprek zelf aan bod. Een goede voorbereiding bespaart u een hoop ellende. Bedenk van tevoren met wie u te maken heeft en wat zijn reactie kan zijn. Inventariseer ook de redenen voor het ontslag. Zo kan een werknemer niet voldoen aan de afgesproken taakomschrijving of de vastgelegde verbeteringsdoelen. Zorg in ieder geval dat de reden legitiem is. Bedenk ook hoe u uw medewerker eventueel aan een nieuwe baan kunt helpen en onderzoek deze mogelijkheden voorafgaand aan het gesprek.
Het gesprek
Het gesprek zelf kunt u het beste ergens houden waar u niet gestoord wordt. De vrijdag is geen goede dag om het slechte nieuws te brengen: in het weekend kunnen de emoties hoog oplopen en kan uw werknemer nergens terecht met zijn vragen. Houdt bij het gesprek de volgende punten in de gaten:
Wees concreet
Stel uw boodschap niet uit met kletspraatjes, maar maak meteen duidelijk waar het gesprek om draait. Laat de medewerker hier niet zelf achter komen door hem vragen te stellen als 'hoe vind je het zelf gaan'.
Vang emoties op
Dit doet u door te luisteren. Alles wat u nu toevoegt verhoogt de frustratie bij de ander. Als de stilte u te lang duurt, kunt u een vraag stellen. Als de werknemer het zelf al niet vraagt kunt u hem vragen of hij wil weten waarom hij is ontslagen. Nooit doen: troosten. Dit contrasteert met uw boodschap en brengt de ontslagene in verwarring. Het zal u niet in dank worden afgenomen.
Beargumenteer
Speel de bal en niet de man. Ga niet opsommen wat er volgens u allemaal scheelt aan het karakter van de werknemer. Houd het kort en bondig. Twee à drie eerlijke, solide argumenten moeten volstaan. Verwijs hierbij waar mogelijk naar afspraken uit functioneringsgesprekken. Vaak verzandt een ontslaggesprek in een ellenlange opsomming van incidenten. U kunt uw werknemer dan net zo goed met een hamer op zijn hoofd rammen.
Geef feedback
Sommige argumenten zult u een aantal keer opnieuw moeten uitleggen. Gebruik hierbij dezelfde bewoordingen. Dit versterkt de duidelijkheid, vergroot het besef dat de boodschap niet onderhandelbaar is en voorkomt een woordenstrijd (‘Maar net zei je nog…')
Geen slachtofferrol
Probeer uw argumenten niet te rechtvaardigen. Een zin die begint met 'je moet toch begrijpen dat…' werkt averechts. De werknemer hoeft helemaal niets te begrijpen en zal dat over het algemeen ook niet doen. Onthoud: ontslagen worden is stukken vervelender dan ontslaan.
Oplossingen aandragen
Geef duidelijk aan waar uw ontslagen medewerker recht op heeft, bijvoorbeeld een uitkering. Geef tijdens het gesprek niet te veel details. Als u aanbiedt om te helpen, geef dan kort aan wat u kunt doen bij het vinden van een nieuwe baan. Wanneer de werknemer uw hulp wil hebben kan hij contact met u opnemen.
Afronding
Besteed ruime aandacht aan wat er na het gesprek gaat gebeuren. Blijft uw medewerker nog enkele weken/maanden bij u werken? En wie vertelt het de collega's?
