In drukke vergaderingen voelen deelnemers zich minder waardevol. Ze twijfelen of een actieve bijdrage überhaupt wordt gewaardeerd, wat leidt tot een passieve houding. ‘Daarnaast zijn ze eerder geneigd om anderen de schuld te geven van problemen, in plaats van te werken aan constructieve oplossingen’, zegt Andrew Carton, assistent managementprofessor van de Universiteit van Pennsylvania’s Wharton School in de Wall Street Journal.
Grote groepen maken het lastig met elkaar te werken, maar te kleine groepen werken ook niet effectief. Slimme managers bepalen van te voren het doel van de meeting en stemmen daar de grootte van de groep op af.
#1. Een probleem aan de kaak stellen: 4 tot 6 mensen
Nodig genoeg mensen met de juiste expertise uit, maar niet zoveel dat de discussie uit de bocht vliegt. Iedere deelnemer heeft zijn eigen rol. De één heeft bijvoorbeeld veel kennis, de ander helpt knopen doorhakken. De rol die je in deze meeting kan missen als kiespijn: ‘de toeschouwer’.
#2. Beslissingen nemen: 4 tot 7 mensen
Probeer maar eens een beslissing te nemen in een meeting met 25 man: een nachtmerrie. Ieder probeert zijn zegje te doen, niemand luistert naar elkaar. Voor iedere extra deelnemer boven de zeven, neemt de kans dat je daadwerkelijk knopen doorhakt met tien procent af. Een kleinere groep zal leiden tot minder strijd en minder gekrenkte ego’s.
#3. De agenda bepalen: 5 tot 15 mensen
De dagelijkse agendasessie moet kort zijn. Het aantal deelnemers is afhankelijk van de grootte van jouw team. Deze huddles of stand-up meetings worden bijgewoond door mensen waarvan het werk of de samenwerking bepalend is voor de dag.
#4. Brainstormen: 10 tot 20 mensen
Nodig mensen met diverse achtergronden en verschillende ideeën uit. Zet eens tien mensen met verschillende goede ideeën bij elkaar. Wil je meer mensen uitnodigen, maar komen de standpunten overeen met de al bestaande groep, laat het dan bij de eerste tien. Het is een fabel dat goede ideeën worden gestimuleerd door een grote groep.
Deelnemers van brainstormsessies houden soms hun ideeën voor zich, uit angst wat anderen zullen denken. Wil je dit voorkomen? Geef deelnemers van te voren de kans om hun ideeën anoniem op te schrijven en in te leveren.
