Google Hangouts, Skype en andere nieuwkomers dwingen de gevestigde orde in beweging te komen met videovergaderen.
Over twee weken staat Breda weer op zijn kop, tijdens het festival Breda Live. Blof, Racoon, Go Back To The Zoo, Handsome Poets; aan de acts zal het niet liggen. En evenmin aan organisator BOD Groep, die het evenement als een militaire operatie voorbereidt. Vanuit een studentenkamertje begon Magchiel Koekkoek met twee vrienden zijn eerste project Boulevard of Dance, ruim tien jaar later leidt hij een geoliede machine die vrijwel maandelijks flinke festivals organiseert. Zes vaste krachten en een flexibele schil van 150 betaalde hulptroepen worden daarvoor vanuit Dordrecht aangestuurd.
Bringing People Together
Plus, en dat maakt BOD een bijzonder bureau, de honderden scholieren die zich als stagiair of vrijwilliger inspannen om de Dancetour in hun stad tot een succes te maken. Want onder het motto 'Bringing People Together' willen Koekkoek c.s. jongeren aan de slag krijgen, via de gratis dance-events, DJ-competities waarin talentvolle DJ's tegen elkaar strijden en andere projecten rondom de muziek. Terwijl dat dance-circus Nederland doorkruist van Leeuwarden tot Maastricht, slaagt BOD erin de regie in handen te houden. En daarbij is video conferencing cruciaal gereedschap.
Alles via video
Vertelt Koekkoek: 'Wanneer gebruiken we het niet? We zitten vrijwel dagelijks te vergaderen met partners als een reclamebureau en lokale instanties, met de medewerkers rond de events zelf, en natuurlijk met de vijftig stagiaires en andere scholieren die allerlei werkzaamheden verrichten voor de Dancetour. De regel is dat die één keer per maand naar ons kantoor in Dordrecht komen, één keer per maand gaat iemand van ons de scholen langs, maar verder doen we alles via video'.
Google Hangouts
Daarvoor heeft BOD niet lang hoeven zoeken naar apparatuur of een dienstverlener die de vergadersessies zou begeleiden: het bedrijf was al een tijdlang enthousiast gebruiker van Google Apps, de clouddienst die het maken, bewaren en delen van documenten en agenda's mogelijk maakt. Van daaruit bleek het een kleine stap – één klik, zegt Koekkoek – om met Google Hangouts vergadersessies te starten. 'Gewoon even zitten met een man of drie vier. Wij willen niet anders meer. Je kunt wel gaan bellen, maar als je elkaar in de ogen kijkt werkt dat veel beter.'
Hangouts zakelijk
DE NIEUWKOMERS
Een trits startups heeft zich de afgelopen jaren aangediend als cloud vergaderspecialist. Fuzebox levert een vergaderapp voor de iPhone en iPad en Zoom, opgericht door vergaderveteranen van Cisco en WebEx, belooft voor een tientje per maand videovergaderen in hoge kwaliteit. Andere aanbieders zijn weer zo slim een brug te slaan tussen de cloud en het videoconfereren oude stijl: alle Cisco-, Tandberg- en Polycomspullen kunnen blijven staan, maar het cloudplatform van de nieuwe garde kan ook overweg met Skype en iPhones. Blue Jeans Network (een startup van Cisco-mensen) en Vidyo gaan die weg. Het Noorse Pexip (vorige week gelanceerd door de oprichters van Tandberg) is duidelijk over de noodzaak van zijn cloudsoftware: videovergaderen bleef te lang te duur en beperkt tot een select groepje managers op kantoor. Terwijl het voor iedereen, vanaf elke plek toegankelijk zou moeten zijn.
Google Hangouts is onderdeel van Google+, de Facebooktegenhanger van Google. In de reclameplaatjes zijn dus veel lachende jongeren te zien die samen pret hebben over muziekvideo's, maar vergis je niet: Hangouts is wel degelijk geschikt voor zakelijk vergaderen, tot gezelschappen van 10 personen. 'Gek genoeg is Hangouts nog niet zo heel bekend in zakelijk Nederland. Wij beginnen er daarom altijd over zodra we een project optuigen. Het is met partners de eerste keer even uitleggen dat ze een Google-account moeten hebben. Negen van de tien keer is dat zo, en klikkerdeklik: ze zijn gratis en voor niks met ons aan het vergaderen.'
Stukken delen
BOD plant voor de vergaderingen met de jongeren een vast moment in de week. Doordat alle documenten en vergaderstukken, maar ook alle werkroosters, draaiboeken, worden gedeeld via de Google-cloud, kunnen die tijdens de bijeenkomsten worden ingezien en aangepast. 'Het werkt fantastisch, zeker als je al gewend bent met de cloud van Google te werken. Eigenlijk zou ik het maar gedoe vinden, als je weer alle programma's vanaf je harde schijf moet starten en elkaar documentjes moet gaan mailen.'
Cloud vergaderen
Zelf heeft BOD Groep nooit verder gezocht naar alternatieven. 'Dit werkt, dit kost tientjes per jaar en ik kan me niet voorstellen dat andere aanbieders voor dat geld iets beters te bieden hebben.' Daaraan wordt toch hard gewerkt door alle grote partijen, die dankzij de cloud willen afrekenen met het 'old school' videovergaderen. En dat moeten ze ook wel, want niet alleen Google Hangouts heeft aangetoond dat video conferencing voor de massa op die manier echt werkt, als alternatief voor wat vergadertijgers Cisco, Tandberg en Polycom al zo lang boden.
Skype, Facetime, Lync
Skype, ooit begonnen als 'lekker goedkoop internetbellen', mag gelden als pionier van videocommunicatie voor de massa. In de gratis versie is het beeldcontact beperkt tot één op één contact, de premiumversie van 3,49 per maand maakt vergaderen tot tien man tegelijk mogelijk. Het is (nog) niet webgebaseerd, dus helemaal cloud is het niet. Facetime wordt bijna standaard op elke notebook, tablet en smartphone van Apple meegeleverd. Maar niet iedereen heeft een iPhone, en er is slechts gelegenheid tot maximaal vier gebruikers om elkaar te zien. Lync is de grote belofte van Microsoft om communicatie écht overzichtelijk te maken, hoewel ook in de laatste versie vanuit de Office365-cloud nog niet alle eindjes aan elkaar zijn geknoopt: de integratie met Skype – toch niet voor niets opgekocht door Microsoft – is nog compleet. Werk in uitvoering, maar zeker in combinatie met Office365, de clouddienst waar alle Officespullen in te vinden zijn, heeft het zeker toekomst.
Oude garde
Het is niet zo dat genoemde traditionele videovergaderbedrijven – gewend hun eigen hardware en software te leveren – zich de kaas van het brood laten eten. Zo kwam Polycom in maart met een cloudproduct, dat de Polycomwereld verbindt met die van Google Hangouts, Skype en de rest. Cisco blijf intussen sleutelen aan WebEx, dat het in 2007 inlijfde als alternatief voor zijn eigen aanbod. Tot drie personen is videovergaderen via WebEx gratis. En daarmee bewijst de cloud weer zijn nut: hij maakt niet alleen korte metten met complexe technologie op de werkvloer, hij dwingt ook de grootste IT-aanbieders in beweging te komen om drempels te slechten.
Gratis kennissessie
Benieuwd hoe je succesvol de cloud instapt? Laat je op 21 november 2013 inspireren door het succes van Plan Nederland en krijg waardevlle tips van expert Sander Duivestein.
Meld je vandaag nog aan voor de gratis kennissessie Succes met de cloud.
