Hoe voer je een slechtnieuwsgesprek? Do’s en don’ts voor de meest ondankbare managementtaak.
Regel één, en hier kan niet genoeg duidelijkheid over bestaan: vóer dat gesprek in ieder geval. Stel het niet uit en steek je kop niet in het zand. Ga het aan. Medewerkers hebben het door als er informatie geheim wordt gehouden. Toch is uitstellen de meest voorkomende blunder als het aankomt op het brengen van slecht nieuws. Je wint er niks mee, sterker nog: je maakt het jezelf alleen maar moeilijker.
- Wat zijn de meest gemaakte fouten bij slechtnieuwsgesprekken? Lees het hier: Het slechtnieuwsgesprek: 5 valkuilen.
Voorbereiding
Een ‘goed’ slechtnieuwsgesprek begint met een goede voorbereiding. “Wanneer je je goed voorbereidt, heeft dit vrijwel altijd een positieve uitwerking op het project”, schrijft veranderexpert Inge Oosterhuis in dit artikel over ‘buikpijngesprekken’. Behalve oefenen op de basisvaardigheden van feedback geven, noemt Oosterhuis een aantal bronnen die je helpen bij zo’n gesprek, waaronder een interessant radioblog op iTunes University.
Heb je het vervelende nieuws gebracht, ga dan niet in discussie over de argumenten. Zeker niet op het moment dat een medewerker emotioneel is. Iemand die net te horen heeft gekregen dat hij de laan uitvliegt, is niet de meest redelijke gesprekspartner. Plan eventueel een vervolggesprek waarin verder wordt gepraat.
- Lees verder: Slecht nieuws brengen: 5 tips
Falende projecten
Bij project- of verandermanagement heb je niet alleen successen te delen, maar ook falen. Een tip van Inge Oosterhuis: stel je kwetsbaar op en wees eerlijk. Probeer flaters en mislukkingen niet te verdoezelen. Je wordt er alleen maar ongeloofwaardig door. Oosterhuis wist op die manier zelfs nieuw vertrouwen te scheppen in een project dat gedoemd leek te worden afgeblazen.
- Lees verder: Communiceer ook slecht nieuws
Timing
En wat als je als bedrijf slecht nieuws hebt te melden over bijvoorbeeld tegenvallende cijfers? Bedenk dan goed wannéér je dat nieuws naar buiten brengt, adviseert Eline Ronner. “Wie graag zo min mogelijk aandacht wil trekken met zijn nieuws, kiest het best een moment waarop de aandacht van de ontvanger zo schaars mogelijk is”, schrijft Ronner. Dat is als er concurrentie is van ander groot nieuws (verkiezingen, jaarcijfers van andere bedrijven of Apple brengt een nieuwe gadget uit) óf op vrijdag als iedereen al met een been in het weekend staat.
- Lees verder: Slecht nieuws breng je op vrijdag
Angst voor machtsverlies
Een reden waarom managers bij slecht nieuws over het bedrijf geneigd zijn om die informatie voor zich te houden, is de angst voor machtsverlies, schrijft Peter van Lonkhuyzen. “Informatie is macht en het weggeven van informatie zou hun positie verzwakken. Managers vrezen kritiek als ze alle overwegingen kenbaar maken waarom ze een beslissing hebben genomen. In de praktijk blijkt openheid de positie van managers juist te versterken.” Bijkomend voordeel: door open te zijn, ervaren medewerkers meer rechtvaardigheid en dat heeft weer een positieve invloed op hun betrokkenheid.
Sta je met je bedrijf voor een grootscheepse reorganisatie, besef dan dat goede communicatie onmisbaar is, voor de mensen die hun baan verliezen én voor de ‘achterblijvers’. Vooral die laatste groep blijft vaak onderbelicht, terwijl goed communiceren veel kan uitmaken voor hun motivatie, betrokkenheid en vertrouwen. En daarmee hun productiviteit.
- Meer over de communicatie bij een ontslagronde: Slechte communicatie bij reorganisatie richt meer schade aan dan je denkt
Lees meer over slecht nieuws brengen:
- Communiceer ook slecht nieuws
- Effectief feedback geven? Dat doe je zo!
- Bob buigt slecht nieuws om tot goed nieuws
Illustratie: Flickr / The Daily English Show
