Werknemers declareren maar wat en u zet er blindelings uw handtekening onder. Dat blijkt maar weer eens uit de bijna twee ton die onze politieke rolmodellen onterecht declareerden.
Samen vroegen de SP, de VVD en de LPF in 2007 voor zo'n 182.000 euro onterecht vergoeding, zo kopte de Volkskrant woensdag op basis van een onderzoek van accountant Deloitte & Touche. De SP maakte het erg bont en declareerde 132.000 euro voor onder meer radiospotjes, een internetfilmpje en promotiemateriaal. Iets wat de Tweede Kamer niet vergoed, omdat het niet valt onder kosten die gemaakt worden om de fracties te ondersteunen.
Taxiritten
De VVD vroeg onkostenvergoeding voor een ‘onderzoek naar het merk VVD' en taxiritten van de fractieleider voor woon-werkverkeer. De LPF schafte op kosten van de staat een computer aan, zelfs nadat de fractie was opgehouden te bestaan. De partijen moeten de kosten nu alsnog zelf betalen.
Binnenhof
Dit soort praktijken beperken zich uiteraard niet tot het binnenhof. In de Verenigde Staten raakte eind vorig jaar de Republikeinse vicepresidentskandidaat Sarah Palin in opspraak vanwege onterechte vergoedingen. Ze zou in ongeveer twee jaar zo'n 312 dagen thuis hebben gewerkt, maar wel allerlei onkosten hebben gemaakt tijdens die ‘ambtelijke reizen'. Daarnaast declareerde haar thuisfront allerlei reiskosten en genoten moeder en dochter geheel vergoed van een peperduur weekendje weg in New York.
Kappers en bijbels
Ook uw werknemers declareren onterecht allerlei kosten. Uit onderzoek van GlobalExpense bleek eerder dat medewerkers "miljarden" in hun zak steken voor onder meer stripclubs, kapperbezoekjes, bijbels en gokuitgaven. Onderzoekers stelden dat twaalf procent van de declaraties die zij drie jaar lang onder de loep namen niet vergoed had moeten worden. Managers wezen slechts een half procentje af. Financiële dienstverleners spanden de kroon, gevolgd door mediabedrijven en uitgeverijen.
Grenzeloos naïef
U weet het alleen niet. Want uit ons eigen MT onderzoek blijkt dat managers grenzeloos naïef zijn: twee derde van u kijkt slechts globaal de declaraties van medewerkers na. Uw boekhouder is overigens geen haar beter. Ongeveer een derde van de bedrijven controleert de onkostenvergoedingen tot in de puntjes.
Betrapt
Wel zegt ongeveer de helft van de managers dat hij of zij wel eens een werknemer heeft betrapt op valse declaraties. Het gaat vooral om naar boven afgeronde bedragen en allerlei privézaken zoals etentjes, kilometers en openbaarvervoerbewijzen. Managers zijn naar eigen zeggen heilige boontjes: maar een op de zeven heeft wel eens iets tegen de regels in gedeclareerd. Geen enkele manager zegt ooit te zijn betrapt. Het gaat om bedragen tot honderd euro per jaar.
Tips
De tips? Duidelijke regels maken en controleren. "De manager heeft het beste zicht of de declaraties terecht zijn en moet daar dus op controleren", zei Arthur de Groot, partner bij Deloitte, eerder tegen MT. Hij somt de volgende adviezen voor u op:
– Stel duidelijke regels op over wat wel en niet gedeclareerd mag worden
– Wees duidelijk over hoe declaraties moeten worden aangeleverd
– Verplicht kort na gedane uitgaven te declareren, in plaats van een jaar later
– Controleer direct: u bent scherper als u één declaratie controleert dan tien achter elkaar
– Koppelen direct terug naar declarant bij foute declaratie
– Blijf duidelijk dat onjuist declareren niet wordt getolereerd
Reden tot ontslag
"Als je willens en wetens vals declareert, kan dat een reden zijn tot ontslag op staande voet. Zeker als je een voorbeeldfunctie hebt", zegt Saskia van der Zande, partner bij Ernst & Young Belastingadviseurs. Zelfs dat lullige briefje van honderd kan voor de werkgever grote gevolgen hebben. "Als de Belastingdienst uit een steekproef van 5000 euro net dat ene bonnetje trekt, krijgt de werkgever een naheffing op de gehele 5000 euro." Werknemers weten vaak wel dat het "niet zo netjes is", maar niet dat ze ook strafrechtelijk vervolgd kunnen worden.
