Reiskostenvergoedingen zijn in veel cao’s vastgelegd, maar verder is het een vrij speelveld. Of nou ja, niet helemaal. Er zijn natuurlijk talloze regels. Zo mag je als werkgever de volledige OV-reiskosten vergoeden, terwijl er bij autoreizen slechts 19 cent per kilometer onbelast mag worden vergoed.
Maar wat is een reële reiskostenvergoeding? Zeker nu talent weer schaars wordt, een belangrijke vraag. Je wilt immers niet dat je medewerkers naar de concurrent overstappen omdat ze de vergoeding te laag vinden. Tips om de vergoeding uit te rekenen:
Berekening
Allereerst, hoe bereken je een reële reiskostenvergoeding voor jouw mensen? Dat is eigenlijk vrij eenvoudig. Fiscaal telt een jaar 214 werkdagen die je onbelast met 19ct/km mag vergoeden. Dus: 214 x €0,19 x afstand= reiskostenvergoeding. Deel dit bedrag door 12 of 52 en je hebt de periodieke vergoeding te pakken.
Werkt iemand in deeltijd of bijvoorbeeld twee dagen per week vanuit huis, dan doe je de factor drie-vijfde (drie-vijfde van de vijfdaagse werkweek) van het bedrag. Iemand die vijf dagen per week een paar uur per dag op kantoor werkt, krijgt wel weer een volledige vergoeding.
Werkkostenregeling
Het wordt ingewikkeld als iemand meer dan 19 ct/km vergoeding wil of krijgt. In principe is het zo dat alles boven die vergoeding bij het belastbaar inkomen wordt geteld en dat kan nare gevolgen hebben voor bijvoorbeeld kinderopvangtoeslag of belastingtarief, maar je kunt een deel van die extra vergoeding toch weer onbelast via de werkkostenregeling (WKR) vergoeden. Dit is voer voor je fiscalist of accountant.
NS-Business Card
Het openbaar vervoer is eenvoudiger: een NS-Business Card (aangevuld met bijvoorbeeld een trajectkaart) mag je volledig onbelast vergoeden. Het is nog mooier: de medewerker moet de kaart voor woon-werkverkeer of zakelijke reizen gebruiken en mag hem ook privé gebruiken.
Praktisch voordeel is dat deze kaart de medewerker meer gemak én daarmee keuzevrijheid oplevert. Want met de kaart kan hij ook de P+R-plek op het station betalen of de OV-fiets, taxi en deelauto afrekenen. Bovendien is het een misverstand dat de OV-vergoeding pas vanaf 10 kilometer woon-werkverkeer geldt: elke gereisde OV-kilometer mag worden vergoed. Het is dus geheel aan jou om te bepalen hoe ver je wilt gaan.
Niets mag ook
Er zijn meer vrijheden om als werkgever om te gaan met reiskostenvergoedingen. Je kunt het sterk vereenvoudigen door per kilometer de onbelaste 19 cent te vergoeden ongeacht de reismethode en vervoersmiddelen die de medewerker gebruikt.
Je kunt ook niets vergoeden: in dat geval maakt de werknemer gebruik van de fiscale reisaftrek, waarin hij zijn reiskosten in mindering brengt van zijn belastingaangifte. Hier gelden ook regels: de woon-werkafstand moet tussen de 10 en 90 kilometer per dag zijn.
Carpooling
Het carpoolen lijkt wat uit de mode geraakt, maar daar is de deelauto voor in de plaats gekomen. Wie een deelauto gebruikt om een zakelijke reis te maken, krijgt ook de standaardvergoeding van 19 ct/km voor die reis. Zodra er echter een leaseauto of bedrijfsauto voor delen of carpoolen wordt gebruikt, ontstaat er een schimmige situatie.
Voor één keertje kraait er geen haan naar, maar bij structureel autodelen/carpoolen met een lease- of bedrijfsauto mag de inspecteur de meerijders aanslaan voor hun deel van de fiscale bijtelling voor privégebruik. Het zal allemaal niet zo’n vaart lopen, maar check via de accountant wat de beste oplossing voor jou en je mensen is.
Naar de concurrent
Kortom, je kunt flink kosten besparen door de reisvergoeding af te schaffen (voor zover het niet in de cao van jouw branche is vastgelegd). Maar op de lange termijn snijd je jezelf hiermee in de vingers. De reisvergoeding is immers een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Bied je (veel) minder dan de concurrent? Dan loop je het risico dat je werknemers overstappen. En nu de economie weer aantrekt zit je daar niet op te wachten.
Lees ook:
- Waarom bedrijven de belangrijkste CO2-uitstoters zijn
- Zo maak je internationaal zakelijk reizen nog leuker
- Zo word jij een fijne baas om voor op pad te gaan
