‘De eerste weken van de crisis trokken veel medewerkers hun vakantiedagen in’, vertelt Britt Breure, verantwoordelijk voor hr bij familiebedrijf Afas. Werknemers hebben geen toestemming nodig om verlof in te trekken, vertelt ze. ‘Wij hebben veel vertrouwen in onze 500 medewerkers. Ze mogen het dus zelf bepalen.’
Dat is lang niet bij alle bedrijven zo, vertelt hr-adviseur Nienke van Dijk. ‘Het verschilt per branche wat de coronacrisis met een bedrijf doet, dus ook de vragen die ik krijg rondom vakantie lopen uiteen. Als het nu heel druk is, willen managers voorkomen dat mensen verlof opnemen. En een bedrijf wat nu stil ligt, wil juist graag dat mensen vrij nemen.’
Directies willen voorkomen dat iedereen straks tegelijkertijd weg wil en een overschot aan openstaande verlofuren beperken. Werknemers verplichten vrij te nemen, dat mag niet. Daar tegenover staat dat de werkgever niet akkoord hoeft te gaan als jij je mei- of zomervakantie intrekt. Van Dijk: ‘Ik ken inderdaad bedrijven die niet akkoord gaan, bijvoorbeeld als er echt minder werk is of als het bedrijf het financieel moeilijk heeft.’
Financieel risico door overschot aan verlofuren
Het stuwmeer aan vakantiedagen is een jaarlijks terugkerend probleem in organisaties, ook zonder coronacrisis. Uit onderzoek van Multiscope en Unicef (2016) blijkt dat 62 procent van de midden- en grote bedrijven in Nederland worstelt met een overschot aan vrije dagen. Dat is een financieel risico, want bedrijven moeten het loon dat overeenkomt met die vrije dagen reserveren. Dat drukt de winst en organisaties kunnen dit kasgeld niet gebruiken voor investeringen.
‘Werknemers hebben vaak een paar dagen over aan het eind van het jaar’, vertelt Van Dijk. ‘Dat lijkt weinig, maar twee werkdagen keer het dagloon van 500 medewerkers, dat is toch een toch een flinke last op je balans.’
Bovendien is het je plicht als werkgever om te zorgen dat je werknemers voldoende rust nemen. Wettelijk gezien heeft iedere werknemer recht op een minimaal aantal dagen, voor een fulltime dienstverband zijn dat er twintig per jaar.
Zo besprak Afas verlof tijdens de coronacrisis
Bij Afas maakt hr-verantwoordelijke Breure zich geen zorgen over een stuwmeer. Terwijl werknemers in de eerste weken massaal verlof introkken, ziet Breure nu juist weer veel aanvragen. Geen twee weken meivakantie, maar korte verlofaanvragen zoals twee keer twee losse dagen.
Hoe heeft ze dat voor elkaar gekregen? Breure: ‘Via Microsoft Teams geven we als management twee keer per week een corona-update aan het hele bedrijf. Wie is er ziek? Zijn er orders gescoord of juist uitgesteld? Ook verlof was een onderwerp.’
Bijna alle 500 werknemers werken thuis en het werk loopt ‘grotendeels’ door, vertelt ze. ‘Ook wij merken dat klanten het zwaar hebben. Sommigen stellen consultancy uit. Toch kan veel van wat we doen online doorgaan.’
Mentaal aspect
Maar ze merkte wel dat thuiswerken zwaar is voor iedereen. Dat herkent ook hr-expert Van Dijk. ‘Onderschat het mentale aspect van deze crisis niet’, waarschuwt ze. ‘Ik zie in veel bedrijven dat werknemers echt even lucht nodig hebben. Alleen al de onzekerheid van de coronacrisis zorgt voor stress. En langdurige stress leidt tot productiviteitsverlies en verzuim.’
Breure: ‘We hebben vrij snel gezegd: jongens, ook nu heb je verlof nodig. Balans zoeken is lastig. Niet alleen voor werkende stellen en ouders, ook voor mensen die van nature niet zo sociaal zijn en nu eenzaam thuis zitten.’
Management geeft het goede voorbeeld
Vooral jongeren linken verlof aan vakantie, merkt ze. ‘We leggen uit dat het meer is dan dat. Koppel het los van vakantie in het buitenland, want dat gaat dit jaar niet gebeuren. Maar even opladen is wel belangrijk. Ga met een boek op je balkon zitten, doe even niks voor Afas. Als management geven we het goede voorbeeld. Zo ben ik bijvoorbeeld morgen vrij en een paar dagen in mei. We laten zien aan mensen wat wij verwachten.’
VodafoneZiggo: extra druk, dus extra vakantiedagen
Bij VodafoneZiggo zijn alle 7500 werknemers hard nodig, de telefoon- en internetprovider is namelijk onderdeel van de vitale infrastructuur. ‘We zijn druk en de monteurs werken keihard om iedereen verbonden te houden’, vertelt hr-directeur Thomas Mulder. Alle verloven ingetrokken dus? Juist niet. ‘We geven meer mogelijkheden om vrij te nemen en thuis de boel op orde te krijgen.’
Leg uit: vakantie opnemen verbetert de financiële situatie en vergroot de kans dat iedereen zijn baan behoudt
Omdat het bedrijf zijn personeel hard nodig heeft, is er een regeling voor extra verlofdagen voor ouders die ineens voor opvang en onderwijs moeten zorgen. Wie een uur vrij neemt, krijgt daar een verlofuur voor terug. Dat kan tot vijftien dagen, vertelt Mulder. Managers benadrukken dat werknemers zich niet bezwaard moeten voelen om een korte vakantie te nemen, ook al is het druk.
Tegelijkertijd trokken ook bij Vodafone werknemers hun meivakantie in. Mulder: ‘We zien dat het voor medewerkers minder aantrekkelijk is om in deze tijd verlof te nemen. Tegelijkertijd is het erg belangrijk wel die rust te pakken. Daarom krijgen alle medewerkers die tot 1 juli tien dagen verlof opnemen, daarvan ook twee dagen van de werkgever.’
Nooit een stuwmeer dankzij benefit budget
Ingetrokken vakanties, extra verlofuren, en toch is het bedrijf niet bang voor een overschot aan niet opgenomen dagen. Dat is er volgens Mulder eigenlijk nooit dankzij het zogenaamde ‘benefit budget’. De VodafoneZiggo-medewerkers hebben recht op de twintig wettelijke vakantiedagen, de rest kunnen ze bijkopen uit dat budget. Hebben ze geen extra dagen nodig, dan kopen ze daar iets anders van. Zo kunnen ze de dagen laten uitbetalen of het geld reserveren voor hun pensioen.
Geautomatiseerd systeem
Bij Afas hebben werknemers wel een vast aantal verlofdagen, zeven bovenwettelijke bovenop de twintig die vanuit de overheid verplicht zijn. Breure: ‘We hebben binnen zo min mogelijk regels, maar wel een vast aantal vakantiedagen. De reden is dat mensen zonder richtlijn minder opnemen.’
Een stuwmeer aan het eind van het jaar, daar heeft zij nooit last van. ‘Wij zitten er bovenop en hebben het grotendeels geautomatiseerd. Als jij rond de zomer nog een bepaald percentage hebt openstaan, krijg je een persoonlijke herinnering van het systeem. Heb je ze na een maand nog niet ingepland, dan gaat er een seintje naar je manager. Die bespreekt dan met je waarom je nog geen vakantie hebt genomen.’
Zoek een middenweg
Wat kun je nog meer doen om te zorgen dat je werknemers op tijd vakantie nemen? Van Dijk: ‘Eigenlijk is het heel simpel: door het ze te vragen. Een oorzaak van het probleem is vaak dat managers de stuwing voor zich uitschuiven, tot ze realiseren dat het financieel consequenties heeft.’
Als je het gesprek aangaat, wees dan zo transparant mogelijk over je motief, tipt ze. Een van haar klanten heeft een bedrijf waar tijdens de coronacrisis veel minder werk te doen is. ‘Hij heeft de situatie uitgelegd aan zijn mensen: vakantie opnemen verbetert de financiële situatie en vergroot de kans dat zij hun baan behouden. Hij merkte dat mensen echt wel bereid zijn om dagen op te nemen voor het hogere doel.’
Geef ook iets terug
Daarbij is het belangrijk dat je flexibel bent en ook iets teruggeeft. ‘Laat werknemers zelf bepalen wanneer ze hun dagen inzetten. En zorg ook dat ze echt vrij hebben, dus niet meer werk in minder dagen moeten proppen.’
Vrees je als werkgever nu al een stuwmeer aan het eind van het jaar? Denk vast na over creatieve oplossingen. Van Dijk: ‘Stel, de intelligente lockdown duurt nog maanden, hoe ga je er dan mee om? Ga je een week dicht? Werkt iedereen voortaan parttime?’
Voor dit soort besluiten heb je akkoord nodig van je medewerkers, dus je moet wel draagvlak hebben. ‘Vraag je medewerkers om mee te denken. Het is namelijk veel waardevoller als een oplossing vanuit de mensen zelf komt.’
