In theorie zijn de voordelen van ASP onweerstaanbaar. Softwarepakketten hoeven niet langer te worden aangeschaft, bedrijven huren gewoon wat ze nodig hebben via internet. Maar net zo snel als de hype opkwam, liep de luchtballon vorig jaar weer leeg. Wat blijft er in de praktijk over van de mooie ASP-droom?
Henry Stienen is een manager met zo'n twintig jaar ervaring in de magneetbranche. Vorig jaar werd hij geconfronteerd met een aantal lastige keuzes. Voor Atlas Magnetics, een grote Chinese magneetproducent, moest hij een Europese vestiging uit de grond stampen. Hoe pak je zoiets aan?
“Atlas is het eerste Chinese bedrijf met een eigen verkoop- en marketingorganisatie op de Europese markt,” volgens Stienen. De klanten zijn met name OEM's zoals producenten van consumentenelektronica. China is ver weg, maar een Europees aanspreekpunt en een goed gevuld magazijn kan de psychologische afstand verkleinen. De eerste keuze die moest worden gemaakt, betrof de vestigingslocatie. Nederland was logisch, aldus Stienen, gezien de aanwezigheid van Schiphol en de Rotterdamse haven. Daarna was de aanpak van de distributie aan de beurt. “Wat heeft het voor zin,” vraagt hij, “om het wiel opnieuw uit te vinden?” Dat wil zeggen, je kunt de distributie uitbesteden. De samenwerking van Atlas Magnetics Europe met ESL Logistics, de distributiepartner, ging zelfs zo ver dat Atlas zijn kantoorruimte huurde in het pand van ESL in het Brabantse Veghel.
Toen was de IT aan de beurt. Moest Stienen een complete set pc's, servers en softwarepakketten aanschaffen? Een beheerder aanstellen? Stienen koos voor het inschakelen van een application service provider (ASP). Dat wil dus zeggen: eveneens uitbesteden. De pc's op het kantoor van Atlas zijn 'leeg', met andere woorden: ze hebben nauwelijks software op de schijf staan. Als de medewerkers van Atlas een brief in Microsoft Word willen maken, wordt de benodigde software via internet opgehaald bij Axila in Eindhoven – de ASP in kwestie. Is de brief eenmaal klaar, dan wordt hij bewaard op de computers van Axila en niet op de eigen pc's. Hetzelfde geldt voor de andere programma's die gebruikt worden (e-mail en verschillende onderdelen van Microsoft Office).
“De ervaringen zijn tot nu toe prima,” zegt Stienen. “Onze investeringen zijn laag. We hoeven geen systeembeheerder aan te stellen of zelf kennis van de programmatuur op te bouwen. Toch werken we met state-of-the-art software. Een ander voordeel is dat onze data goed beveiligd zijn. Als je je eigen netwerk beheert, moet je de beveiliging zelf regelen. Dan moet je dus zelf virusbeschermers en firewalls installeren en regelmatig backups maken. Dat is een heel gedoe. Een ASP neemt dat uit handen.”
Matig briesje
Ondanks de voordelen waar Henry Stienen op wijst, is ASP nog niet erg van de grond gekomen. Bedrijven waar applicaties (dat wil zeggen softwaretoepassingen) 'uit de kraan' worden gehaald, en niet in de vorm van een softwarepakket worden aangeschaft en op de harde schijf geplaatst, zijn nog schaars. De afgelopen jaren kwam ASP als veelbelovende trend aangestormd, maar de orkaan is inmiddels tot een matig briesje afgezwakt.
Software uit de kraan is er in vele soorten en maten. Niet alleen kantoorapplicaties zoals Microsoft Office, maar ook systemen voor relatiebeheer (crm) en zelfs hele internetwinkels worden op deze manier uitbesteed. Toen het verschijnsel eind jaren negentig voor het eerst de kop op stak, werd de hype gevoed door onderzoeksbureaus zoals Gartner, die ervan uitgingen dat bedrijven massaal hun software de deur uit zouden doen. De meer dan duizend aanbieders op deze markt (de ASP's) zouden in 2003 al rond de 23 miljard dollar omzetten, zo werd gezegd. Inmiddels zegt men: 2,5 miljard in 2005. Met andere woorden, de eerstkomende jaren zal deze markt tien keer zo klein zijn als aanvankelijk werd verwacht.
Onderzoeksbureau OTR, dat aanvankelijk even enthousiast meedeed met de hype, maakte er vorig jaar al weer de kachel mee aan. “ASP slaat niet aan en is nu al over zijn top heen.” De veronderstelde kostenbesparing zou niet hard gemaakt kunnen worden. Er zouden nog te veel onduidelijkheden zijn over wat de dienst precies inhield.
Als ASP aan één euvel leidt, dan is het dat de service in zijn jonge leven al enorm veel verwarring heeft gezaaid. Aanvankelijk was het het ei van Columbus. Bij nader inzien was het even later een flop. Bedrijven die voor de keuze staan om te investeren, raken murw van de opgeklopte propaganda. De ict-industrie heeft zichzelf weer eens in de eigen staart gehyped.
Zeilboten
Marcel van Kempen is general manager van Euroresins, een onderdeel van DSM Composite Resins. Euroresins werkt als groothandelaar en distributeur op het gebied van polyester. Grondstoffen van het moederbedrijf DSM, maar ook van 'derden', worden ingekocht en geleverd aan de polyesterverwerkende industrie, waar ze worden verwerkt tot zeilboten, auto-onderdelen en allerlei andere producten.
Met zijn Benelux-kantoor in het Limburgse Weert en vestigingen in Noorwegen, Groot-Brittannië, Spanje en Italië vormt Euroresins een tamelijk losse structuur, en dat werkt tot ieders tevredenheid. “Als je veel overhead creëert, gaan de kosten omhoog en wordt het entrepreneurship ontmoedigd,” aldus Van Kempen. Toch werden er mogelijkheden gezocht om besparingen te realiseren door onderling wat meer samen te werken. Een van de middelen was het vervangen van de vijf verschillenden IT-systemen in de vijf vestigingen door één centraal aangestuurd systeem. Ook de onderlinge communicatie zou daarmee kunnen worden verbeterd.
In plaats van verschillende pakketten was het mogelijk om één bedrijfssysteem te nemen. Euroresins koos voor Navision, een erp-pakket waarmee (onder meer) de boekhouding, planning en personeelsadministratie kan worden ondersteund. Toen kreeg Van Kempen een onaangename verrassing. De automatiseringsbedrijven die hij om een offerte vroeg, wilden alleen al voor het maken van die offerte dertig dagen consultancywerk betaald hebben. Dat was dus nog vóórdat er een beslissing over die offertes genomen kon worden.
Enigszins geschrokken keek Euroresins verder om zich heen. Zo gebeurde het dat men terechtkwam bij het ASP-bedrijf Multrix. Achteraf heeft Van Kempen daar geen spijt van.
Net als bij Atlas Magnetics zijn de pc's bij Euroresins 'leeg'. Als de medewerkers aan hun computer werken, krijgen ze alleen de relevante gegevens te zien van een programma dat verder helemaal op de systemen van Multrix draait. Als er bijvoorbeeld verkoopgegevens worden ingevoerd, wordt alleen de invoerpagina opgehaald. “Alle bewerkingen worden verder bij Multrix uitgevoerd,” zegt Van Kempen. “Dat betekent dat er relatief vaak pagina's heen en weer worden gestuurd. Maar omdat het alleen de 'voorpagina' van het programma is en niet het hele programma, gaat het daarbij meestal om lichte bestanden. De internetverbinding wordt nauwelijks overbelast en de communicatie blijft snel.”
Expansieavontuur
Alle vijf vestigingen van Euroresins 'hangen' aan diezelfde computers van Multrix. Van Kempen heeft één IT-beheerder voor het hele bedrijf (met honderd werknemers) aangesteld, die toeziet op de ontwikkelingen rond Navision en de contacten met Multrix. Maar de vestiging in Engeland met vijftig mensen noch die in Noorwegen met vier medewerkers hebben eigen IT-mensen nodig. “En als je thuis werkt,” zegt Van Kempen, “heb je via internet toegang tot precies dezelfde bedrijfsgegevens als wanneer je op kantoor zit.”
Nadat het ASP-systeem van Euroresins in april van vorig jaar 'in de lucht' ging, kwam een ander voordeel ervan om de hoek kijken. Op 1 september opende Euroresins een nieuwe vestiging in Zweden, met een klein kantoortje in het zuiden van het land en enkele buitendienstmedewerkers meer naar het noorden. Op IT-gebied hoefde er weinig te gebeuren: de nieuwe Zweedse medewerkers kunnen via internet inloggen op het bedrijfssysteem. Sinds 1 januari van dit jaar is er ook nog een vestiging in Frankrijk bijgekomen. “Het ASP-model is erg handig voor bedrijven die willen groeien,” zegt Van Kempen. “Het is eenvoudig een kwestie van het toevoegen van een extra aantal aansluitingen. De investeringen blijven beperkt.”
Goedkoop groeien, dat is tot nu toe het refrein bij ASP. Vooral voor bedrijven die hun activiteiten willen uitbreiden, is het aantrekkelijk de IT elders onder te brengen. Een nieuwe vestiging staat sneller op poten als er geen serverpark hoeft te worden aangelegd en een IT-beheerder aangetrokken. Dat hoeft zich niet te beperken tot kantoor- en erp-applicaties zoals bij Atlas en Euroresins. In de bankensector zijn voorbeelden te vinden van bedrijven die sneller expanderen door het uitbesteden van de backoffice. Artesia en Dexia – nieuwkomers op de Nederlandse financiële markt – maken gebruik van Bankport, een systeem dat de administratie afwikkelt. Daarbij wordt alleen betaald voor de hoeveelheid afgenomen transacties. De risico's van een internationaal expansieavontuur worden met behulp van ASP verkleind.
Dieren
Het hoeft echter niet om expansie met nieuwe vestigingen te gaan. Bij de Gezondheidsdienst voor Dieren (GD) werd bijvoorbeeld alleen het intranet uitbesteed. De GD is een organisatie die de gezondheid en kwaliteit in de Nederlandse veehouderij bewaakt. Vorig jaar besloot de dienst om meer webtechnologie te gaan gebruiken, onder meer om thuiswerkers te ondersteunen en om de communicatie met de klanten te verbeteren. Men wilde ook een intranet voor de eigen medewerkers, “maar de beschikbare menskracht was niet voldoende om al deze plannen te realiseren,” zegt Gijs Lagerweij van de GD. Het intranet (bedrijfsbibliotheek, discussie, e-mail, agenda) werd in zijn geheel ondergebracht bij Siennax. Dagelijks maken er zo'n 250 medewerkers gebruik van. Tot nu toe loopt het prima, meldt Lagerweij.
Vergeleken met 'klassieke' outsourcing van IT heeft ASP het voordeel dat er meer schaalvoordelen kunnen worden behaald. Bij outsourcing 'draaien' nog steeds veel applicaties en systemen binnen het bedrijf, maar worden vooral het beheer en onderhoud uitbesteed. De verantwoordelijkheid is verschoven, maar het is nauwelijks minder arbeidsintensief dan in de oude situatie. Bij ASP heeft het bedrijf alleen nog maar een 'venster' op zijn applicaties en data. De aanbieders kunnen de dienst standaardiseren, en kunnen met aanzienlijk minder mensen toe.
Marcel van Kempen van Euroresins verwacht daarom dat de prijzen op termijn zullen dalen. Tot nu toe is hij overigens niet geschrokken van de kosten, “zeker als je je realiseert dat we nu maar één IT-manager voor het hele bedrijf hebben.” De kosten zijn gebaseerd op het aantal licenties en het gebruik dat wordt gemaakt van computergeheugen en de hoeveelheid communicatie die plaatsvindt. “Dus als er iemand bij ons vertrekt, betalen we de volgende maand meteen een licentie minder.”
Het alternatief, zegt Van Kempen, was geweest dat Euroresins onder meer op het gebied van de beveiliging zelf alle expertise had moeten opbouwen. “Dat kan zo'n ASP toch veel beter?,” vraagt hij. “Zij zijn er dagelijks mee bezig. Wij kunnen ons nu met andere zaken bezighouden.”
