Hoe moet de werknemer anno 2009 omgaan met alle nieuwe digitale middelen? Wat kan wel en wat kan niet? Hoe houdt u werk en privé passend gescheiden in een tijd waarin steeds meer werknemers flexibel werken?
Zakendoen is mensenwerk, of het nu gaat om collega's, klanten of leveranciers. In contact met hen maken bedrijven meer en meer gebruik van digitale hulpmiddelen, zoals telefoon, internet en e-mail. Wat kan daarbij wel en niet? Dat staat beschreven in de gratis gids Social Business Etiquette, waarin ICT-dienstverlener IBM ervaringen van eigen werknemers heeft laten optekenen. De tien belangrijkste tips:
1. Drink koffie
Ga vaker bij iemand langs om een kop koffie te drinken in plaats van te mailen, chatten of bellen. Via digitale kanalen bouwt u geen relatie, daarvoor is persoonlijk contact cruciaal. Vraag uzelf bij elk digitaal contactmoment af: is het niet beter om dit te bespreken tijdens een kop koffie? Doe dit zeker als er sprake is van emoties, kritiek en vertrouwelijke informatie. Deze zaken horen niet thuis in zakelijk digitaal verkeer en vallen vaak verkeerd. In plaats daarvan: spreek het uit!
2. Echte aandacht
Met mobiel internet bent u altijd en overal online, dus ook tijdens overleggen, teamlunches en werkuitjes. Het is erg onbeleefd om online te zijn wanneer anderen uw aandacht verwachten. Geef hen dan ook prioriteit: Blackberry weg dus. Als u beslist online moet zijn, bijvoorbeeld bij spoedeisende privézaken, benoem dat dan openlijk en tijdig aan uw gesprekspartner(s). Dan kweekt u tenminste begrip.
3. Flexibel werken
Iedereen richt zijn werkdag op zijn eigen manier in. Maar wanneer houdt de werkdag op, en begint de avond? De één werkt 's avonds thuis nog verder, de ander houdt kantoor en thuis strikt gescheiden. Houd er rekening mee dat dit voor iedereen weer anders is, en zet uw situatie niet centraal. Bespreek uw eigen situatie en die van de ander altijd eerst. En realiseert u zich dat u bij contact buiten werktijd, misschien ook een langere responstijd moet aanhouden.
4. Zakelijk chatten
Instant messaging is een middel waarmee u realtime kunt communiceren met andere mensen die online zijn. Zakelijk chatten is een bijzonder efficiënte manier voor het uitwisselen van informatie op een directe manier. Zorg er dan ook voor dat die informatie relevant, beknopt en to-the-point is. Vermijd privézaken en grappen. Weet dat bij elke start van een chat, de ontvanger zijn werk hiervoor moet onderbreken.
5. Achtergrondgeluiden
Meer en meer mensen bellen als ze onderweg zijn. Zorg er altijd voor dat u een zakelijk gesprek niet start of afrondt bij een druk café of naast een optrekkende vrachtwagen. Zoek in plaats daarvan een rustige plek op of stel het telefoongesprek uit totdat u daar kunt zijn. Zeker als het gaat om gevoelige materie.
6. Opgeslagen content
Wie schrijft die blijft. Het kan zijn dat u een-op-een met een collega aan het chatten bent, of via een blog. Waak ervoor om daarin te persoonlijk te zijn/worden, omdat u denkt alleen met hem te zijn. Hetgeen u deelt, blijft namelijk aanwezig en leesbaar voor anderen (die na u komen).
7. De CC-cultuur
Een CC naar de helft van het bedrijf is zo gebeurd. Maar heeft iedereen een boodschap aan deze e-mail? En gebruikt u het juiste middel wel (Zou u bijvoorbeeld niet beter messaging kunnen gebruiken)? En is het wel alleen bedoeld om iemand te informeren (of eigenlijk alleen om iemand te activeren)? Zo niet, dan roept het alleen maar irritatie op. En als iedereen het doet, is het zelfs contraproductief.
8. Lollige ringtones en smsjes
Past de communicatie wel bij de organisatie en de functie? Uw manager/ klant/ collega waardeert het niet altijd als u kortaf via "van8 ziek geworden 🙁 ltrs" ziek meldt. Datzelfde geldt voor het hebben van een Tarzan-yell ringtone of een te persoonlijke voicemail-meldtekst. Blijf altijd zakelijk.
9. Telefonische vergadering
Wees efficiënt in een telefonische vergadering of tijdens een video call. De mogelijkheden zijn enorm uitgebreid in het digitale tijdperk. Een duidelijke agenda en een directieve discussieleider zorgen voor een vergadering die op tijd begint en eindigt, zeker ook als deze door iedereen goed voorbereid is.
10. Visitekaartje
Een zakenman herkent u aan zijn kleding, het type gesprek, de mobiele telefoon en bijvoorbeeld de laptop. Zorg er daarom voor dat u altijd het visitekaartje bent van het bedrijf, of u nu op het vliegveld bent, op straat of onderweg. Wees ook discreet in een restaurant, praat niet te luid aan de telefoon, of beter: ga even naar buiten (het is immers geen vergaderruimte). Dit stoort overige gasten en kan daarmee schadelijk zijn voor hoe die gasten vanaf dat moment over uw bedrijf denken.
Kijk voor het laatste nieuws uit uw vakgebied op nieuws.mt.nl.
