Hij schreef vier succesvolle boeken, waarvan Getting Things Done wereldberoemd werd. Nu werkt productiviteitsgoeroe David Allen aan een nieuw boek.
In samenwerking met twee andere auteurs werkt David Allen aan een variatie op zijn boek Getting Things Done. Het volgende boek is een GTD-variant voor kinderen. Middelbare schoolverlaters, om specifiek te zijn. Allen: ‘Ze trekken de wijde wereld in en weten nog niet hoe alles werkt. Daarom gaat het boek Are you Ready? heten.’
Nederlandse taal
De auteurs zitten nog vol in de productie, dus het zal ‘minimaal een half jaar’ duren voordat het boek gepubliceerd wordt. In de tussentijd verveelt de Amerikaan zich niet. Met zijn –eveneens Amerikaanse- vrouw Katherine woont hij inmiddels twee jaar met veel plezier in Amsterdam. Hij heeft hobby’s als bloemschikken, wandelen met zijn hond en vrouw, goede wijnen drinken en fotograferen. Bovendien gaan hij en zijn vrouw een cursus Nederlands volgen. ‘Ik ben langzaam maar zeker steeds beter Nederlands aan het leren’, zegt hij in gebrekkig Nederlands. Zijn cappuccino bestelt hij dan ook in het Nederlands. Nee, hij hoeft geen Engelse kaart te hebben.
David Allen als merk
Omdat Allen voor zijn werk nog steeds veel reist, geniet hij extra van zijn vrije momenten. ‘Morgen vlieg ik naar Montreal, daarna naar Los Angeles, Utah en weer terug naar Amsterdam. Elke stad bezoek ik een paar dagen voor trainingen of afspraken. Ik ben nog steeds erg betrokken bij mijn bedrijf.’
David Allen Company heeft inmiddels ruim 60 franchises over de hele wereld. Allen spreekt regelmatig met de ondernemers van die bedrijven. ‘Ik vind het mooi dat je als ondernemer een bedrijf kunt opzetten rond een methode waarin je echt gelooft. We hebben een partner in Amerika die expert is op het gebied van franchises opbouwen. Hij helpt de franchise-ondernemers op zakelijk vlak, ik ben vooral het gezicht van mijn bedrijf’, lacht hij.
Ondernemerschap
Al vanaf jonge leeftijd had David Allen een ondernemende houding. ‘Op mijn vijfde was ik goochelaar: ik deed trucjes voor vijf (dollar)cent die ik uit boeken had geleerd. Dat heb ik wel tien jaar volgehouden.’ Hij zegt het op een trotse manier. Bij latere baantjes raakte Allen sneller verveeld. ‘Ik had geen carrièrepad voor mezelf in gedachten, ik was gewoon op zoek naar een baan. Dan kwam ik weer iemand tegen en besloot ik diegene te helpen met zijn of haar dromen.’ Op die manier is Allen al kok geweest, reisagent, karateleraar, ober en manager bij een benzinepomp. Wat hij dan vooral deed, was kijken hoe iets beter kon. ‘Tegenwoordig heb je er fancy woorden voor, zoals ‘procesverbetering’. In mijn tijd hadden we dat niet, dus ging ik het gewoon doen. Later kwam ik erachter dat mensen ook echt betaald werden voor dat werk en dat je dan ‘consultant’ heet.’ Hij moet er zelf om lachen.
Met die les in gedachten, startte Allen in 1981 zijn eigen consultancybureau. Hij merkte dat het steeds moeilijker werd om de geest ‘leeg’ te houden, naarmate je zakelijk hogerop komt. Tegelijkertijd leerde hij dat iedereen met dezelfde problemen worstelt. ‘Ik keek naar hoe ik de processen voor die persoon beter kon maken. Als een probleem was opgelost, dan ging die persoon op cruise control verder.’
Focus creëren
Wat is dan het geheim van de GTD-methode? ‘Ontspan’, zegt Allen simpelweg. Hij pauzeert, alsof hij nadenkt hoe hij het uit moet leggen. ‘Iedereen heeft het tegenwoordig druk, met van alles. Werk en privé is niet meer gescheiden. Als je weet hoe je daarmee om kunt gaan, is dit een fantastisch tijdperk om in te leven. Als je dat niet kan, dan heb je echt een probleem. You’re toasted! De sleutel tot GTD is om ontspannen te zijn en op die manier focus te creëren voor wat je op dit moment gaat doen. Je geest kan zich niet goed concentreren op iets als er nog van alles op de achtergrond draait. Kijk maar naar topsporters, die ontspannen ook net voor een belangrijke wedstrijd, zodat ze een topprestatie kunnen leveren.’
No more stuff
Dat geldt dus ook voor het schrijven van een businessplan, volgens de goeroe. ‘Het slaat op álles. 
Het is ook heel logisch, maar 99,9 procent van de bevolking doet het niet. Waarom? Omdat ze verslaafd zijn aan stress. Volgens de GTD-methode moet je alle stuff die in je hoofd zit opschrijven op een plek die je vertrouwt, tenzij je de stuff binnen twee minuten kunt doen. Dan doe je het direct. Maak lijstjes met dingen die je moet doen, mensen die je moet bellen, lange termijnprojecten, etc. Maar veel mensen zijn zo gewend aan de chaos en de stress dat ze accepteren dat ze dingen niet goed doen en wat de gevolgen ervan zijn. Dus ook de stress. Er komt natuurlijk wel wat meer bij kijken, maar hier komt het uiteindelijk op neer.’
Alles opschrijven betekent natuurlijk niet dat je er daarna niks meer mee hoeft te doen. Belangrijk punt van de GTD-methode is dat je ook actie onderneemt als je overzicht hebt van wat je moet en wil doen. ‘Als je alles hebt opgeschreven in bijvoorbeeld je agenda, kun je verder. Wat is de volgende actie per to-do? Daarna ga je het ordenen. Wat hoort waar? Net zoals kruiden in een keuken thuishoren. Bekijk dan wat je moet doen en vertrouw daarop. Op die manier creëer je ruimte in je geest. Meer tijd hebben we tenslotte niet, maar ruimte wel. Het is aan jou wat je ermee doet.’
Lees meer over de inhoud van de Getting Things Done-methode.
Foto’s door Duco de Vries
