We mailen, smsen, twitteren en Facebooken wat af. Maar een goed onderling gesprek op de werkvloer komt steeds minder voor. En dat is slecht voor het bedrijfsrendement.
Dat stellen Erik Boers en Nico Swaan, senior trainers en auteurs van het boek Overtuigen op het werk. Door het gebruik van flexplekken en het beknibbelen op reiskosten zien en spreken medewerkers elkaar minder vaak dan voorheen. Dit gebrek aan rechtstreeks contact heeft als gevolg dat het vertrouwen tussen collega’s onderling afneemt.
Gesprekken voeren
“Organisaties onderschatten het belang van vertrouwen op de werkvloer”, zegt Boers. Vertrouwen is een essentieel element in onze economie. Het zorgt ervoor dat je kunt samenwerken met collega’s, mensen van een andere achtergrond en mensen uit een ander vakgebied. Via Skype of mail kom je er doorgaans moeilijk achter hoe iemand in een project staat. Dat leidt ertoe dat collega’s elkaar niet begrijpen en ook niet de moeite willen nemen om elkaar te begrijpen. Mensen gaan dan in hun eigen gelijk zitten. Ze proberen de werkelijkheid vast te leggen in afspraken en richten hun werk voornamelijk daar op. Alles daarbuiten is moeilijk bespreekbaar. Irritaties zijn het gevolg. Daarom is het absoluut nodig dat je elkaar regelmatig ontmoet.”
Vluchten in smartphone
Punt is: we zijn steeds zelfstandiger gaan werken en gebruiken het liefst zoveel mogelijk moderne communicatiemiddelen. Daardoor vinden we het moeilijker om met elkaar echt het gesprek aan te gaan, inclusief de onhandigheden die daarbij horen. “Op verjaardagsfeestjes zie je dat al. Als het ongemakkelijk wordt, duikt iedereen meteen in zijn smartphone. Tijdens zakelijke gesprekken is het vaak niet anders. Die bijeenkomsten worden steeds sterieler, doordat we niet meer goed weten hoe je rechtstreeks inhoudelijk met elkaar communiceert.”
Faciliteren van ontmoetingen
Die directe manier van communiceren is echter als zuurstof voor de organisatie. Daarom dient u als manager in een groot bedrijf tegenwoordig ook ruimte te scheppen aan de sociale contacten onderling. “Willen organisaties hun eigen medewerkers aan zich binden en innovaties stimuleren, dan moeten ze mogelijkheden faciliteren waarbij medewerkers op frequente basis met elkaar in persoonlijk contact komen”, aldus Boers.
Videoconferencing
Dat betekent overigens meer dan twee keer per jaar een teamdag organiseren. Binnen organisaties waar medewerkers vaak niet op kantoor aanwezig zijn, is het zaak om regelmatig met elkaar om tafel te gaan. Zo bespreekt u niet alleen de voortgang van projecten, collega’s leren elkaar ook beter kennen. Videoconferencing kan zo’n meeting niet vervangen, zegt Boers. “Dat vergt veel concentratie en is bovendien minder dynamisch. Daarnaast pak je kleine non-verbale signalen van de ander niet op.”
Lees ook:
- 6 veelvoorkomende kantoorziektes
- Geef uw medewerkers weer energie
- Voorkom stress door verveling
- 6 banen met weinig toekomstperspectief
- Hoe autoritair communiceert u?
>> Bestel hier het boek: Overtuigen op het werk
