Alleen sturen op kosten is iets van vroeger. Inkoop speelt een steeds belangrijker rol. Toch is het bij veel organisaties nog steeds een ondergeschoven kindje. Onterecht. Drie managers over het vak.
'Na de inkoop is het niet afgelopen'
Marga van Eig,
> manager inkoop en logistiek Afval Energie Bedrijf, gemeente Amsterdam
“De meeste inkoop waar wij mee te maken hebben, heeft betrekking op het onderhoud van onze fabriek; van reserveonderdelen tot de dienstverleners eromheen. Maar we doen bijvoorbeeld ook de inkoop van de catering, het facilitair bedrijf, de leasecontracten voor de vrachtwagens en het Europees aanbesteden van de inkoop van chemicaliën. Onze totale ‘beïnvloedbare’ spend beloopt zo’n 90 miljoen euro. En hoewel de budgethouders bij ons zelf verantwoordelijk zijn voor hun uitgaven, gaat het steeds meer om een samenspel met de inkopers. We werken hier nu vier jaar met een aparte inkoopafdeling, waar in totaal zo’n 15 mensen werken, het magazijn daarbij inbegrepen. Toen ik hier vier jaar geleden kwam, draaide het eigenlijk altijd nog om prijs. Nu kijken we meer naar de kwaliteit van het proces.
Ik wil niet alleen een afdeling aanbestedingen zijn, ik wil ook het contract- en leveranciersmanagement verbeteren. Daar gaat nu het meeste geld verloren. Na het inkopen is het werk niet afgelopen. Wie controleert de kwaliteit? Wie controleert de uren die de leveranciers schrijven? Als je dat niet goed doet, verlies je aan de achterkant, wat je aan de voorkant wint.
In onze steigerbouw hebben we nu bijvoorbeeld een miljoenencontract afgesloten. Vroeger was er vooral discussie vooraf: hebben we wel de goedkoopste steigers? Maar er werd nauwelijks gecontroleerd of die steigers niet te lang bleven staan, en of er meerkosten in rekening werden gebracht. Puur door bijvoorbeeld een interne naam als coördinator bij zo’n contract te zetten, besparen we nu 50 procent op onze kosten voor steigers.”
'Alleen de borrelnootjes decentraal'
Bert Pleijsant
> directeur IT, finance & control van e-Bridge, het shared service center van Randstad
“Bij ons is de inkoop van de meeste facilitaire zaken centraal geregeld. Een vestiging van Randstad koopt geen tafel zelf. Hooguit de borrelnoten voor de vrijdagmiddagborrel met de uitzendkrachten. Een nieuwe kantoorplant? Dat wordt hier, vanuit Diemen, geregeld. Deze inkoopafdeling is in 2010 gevormd. Niet dat het daarvoor slecht ging, maar je ziet dat steeds meer mensen het belang van goede inkoop beseffen. Inmiddels hebben we hier zicht op vrijwel alle inkoop: van marketing en reclame tot opleidingen, van de inhuur van derden tot aan accommodaties, van de 4.000 auto’s die we hebben rondrijden tot het onderhoud en de inrichting van de vestigingen. Wel is het zo: niemand hoeft verplicht bij ons langs. De managers op de werkmaatschappijen blijven verantwoordelijk. Wel kunnen ze bij hun onderhandelingen gebruik maken van onze expertise. Dat werkt. In het begin moesten we echt de boer op. Nu komen ze vanzelf. Ik denk dat het merendeel van alles wat Randstad inkoopt, nu via ons gaat. We voeren ook spend-analyses uit, kijken waar we ons geld aan uitgeven, waarna we pro-actiever onze diensten willen aanbieden. Zo hopen we nog meer voordeel te kunnen boeken. Dan gaat het overigens niet alleen om geld, maar vooral om het totale inkoopproces en de relatie met de leveranciers. Als je dat allemaal regelt, is er vaak meer gewonnen dan bij alleen een lagere prijs.”
'Inkoper mag meedelen in de winst'
René Knierim
> algemeen directeur 2moso
“Mijn moeder en ik zijn dit bedrijf in 2005 gestart. Vanuit huis, we kochten in Australië en de VS laptoptassen in voor de notebook van Apple, en verkochten die dan hier via het web. Dat ging al snel heel goed: in 2006 huurden we ons eerste pand met opslag, in 2009 zijn we mensen in dienst gaan nemen. In 2010, bij de introductie van de iPhone en daarna de iPad, was het echt een gekkenhuis, we hebben twee keer kantoor erbij moeten huren, extra magazijnruimte, zijn een BV geworden, kregen een FD Gazelle Award. de groei was zo enorm, dat we eind 2010 een paar keer vastliepen door personele problemen; we konden het gewoon niet aan. We zagen daardoor ook geld verloren gaan. Dankzij een werving- en selectiebureau hebben we nu een professionele inkoper in huis. Als we van leverancier A, B en C iets uit China moeten hebben, zorgt hij er nu bijvoorbeeld voor dat dat in één bundel gebeurt. Zo zijn er altijd kansen. Wat biedt de leverancier ons? Wat wil hij bijvoorbeeld zelf doen aan marketing? En wat hebben wij als distributeur aan die leverancier te bieden? Wij kopen gemiddeld voor zo’n anderhalve ton per maand in. Als de inkoper erin slaagt daarop te besparen door bijvoorbeeld een deel van de vervoerkosten bij de leverancier neer te leggen of betere marges te bedingen, mag hij ook meedelen in de opbrengst. Wat je bij sales doet, kun je ook bij een inkoper doen, denken wij. Juist in een handelsbedrijf als het onze is goede inkoop van levensbelang. De Apple-markt heeft zo’n enorme dynamiek. We hebben twee nieuwsbrieven per week met alleen maar nieuwe producten. De laptoptassen en sleeves waar we zes jaar geleden mee begonnen, zijn nu bijna verdwenen. Het is wel een race. Wij weigeren ook producten. Het product moet helemaal kloppen, zoals nu bij onze exclusieve samenwerking met Vogel’s, het bedrijf dat bevestigingsmateriaal maakt. Alleen als je je zo kunt onderscheiden, kun je overleven. Daar heeft ook een inkoper een grote rol in.”
> Dit artikel is afkomstig uit MT Magazine. Klik hier om het magazine online te bestellen.
