Fraude door medewerkers is een immens probleem, goed voor een verlies van bijna 3 miljard euro per jaar. “En daar zitten nog niet eens de verliezen van overheden, instellingen en scholen in verrekend”, weet verslaggeefster Haitske van de Linde. “Maar, voor u wijst naar de schoonmaker of beveiliger: u bent de grootste risicogroep. Ja, dat leest u goed, u.”
“Managers, bedrijfsleiders, directeuren en andere leidinggevenden vormen met 30% de hoofdmoot van de daders, aldus Pieter IJfs van Hoffmann Bedrijfsrecherche. Dat is toch niet misselijk. Een andere opvallend gegeven is dat zeven van de tien daders al langer dan vijf jaar in dienst is. 35% valt zelfs in de ’ouwe getrouwe’ groep van langer dan 11 jaar in dienst. Eén op zes is zelfs al meer dan 21 jaar in dienst. De nestor van de afdeling dient dus ook in de gaten gehouden te worden, niet alleen die opvallend ambitieuze jongeling van sales. Volgens rechercheur John Warrink van B&W Onderzoek en Advies zijn fraudeurs vaak te herkennen aan het feit dat ze alle interne procedures op hun duimpje kennen: ze moeten immers weten hoe welke regeltjes ontdoken kunnen worden.
Maar, hoe herkent u nu fraude? Of, als u één van die drie frauderende managers bent, waar gaat úw baas op letten na lezing van dit artikel? Dit zijn de meest voorkomende signalen dat er iets mis is in uw bedrijf of op uw afdeling.
De ’ik offer me wel op’ tactiek
Geloof het of niet, maar die collega die altijd voor anderen klaarstaat en nooit te beroerd is om een klusje op te knappen, zou wel eens helemaal niet zo’n barmhartige samaritaan kunnen zijn als u wel denkt. Medewerkers die vrijwillig onaangename zaken op zich nemen, zoals vuilafvoer verzorgen, schoonmaken na werktijd, en dergelijke, verdienen juist extra aandacht. Personeel dat zichzelf ogenschijnlijk heel sociaal wegcijfert ten gunste van collega’s door hun taken tijdens lunch- en koffiepauzes over te nemen, dat klinkt goed toch? Maar vergeet niet dat die tijd ook gebruikt kan worden voor het legen van kassa’s, het helpen van eigen klanten of het klaarzetten, respectievelijk inladen van goederen in de eigen auto. Fraudeurs kenmerken zich vaak ook door opvallend, afwijkend gedrag. Overdreven bereidheid tot extra of overwerk werd al genoemd, maar ook het niet willen delegeren, het afbreken van telefoongesprekken bij binnenkomst in zijn kantoor, het houden van slechts korte vakanties en het afsluiten van alles in tegenstelling tot de rest van de medewerkers, kunnen fraudesignalen zijn. Delegeren of afwezigheid kan immers tot ontdekking leiden.
De ‘su voorraad is mi voorraad’ fraudeur.
Als aanwijsbare vermissingen, zonder administratieve verantwoording, voor het gemak vaak als derving worden verklaard, is waakzaamheid geboden. Datzelfde geldt als in- of externe controle vaak voorraadverschillen of procedurefouten aan het licht brengen. Wat ook tot alarmbellen zou moeten leiden is een onverklaarbare stijging van voorraadverschillen in bepaalde attractieve productgroepen. Producten die qua soort zeer ge¬wild, duur of klein, dan wel een combinatie daarvan zijn. Een andere aanwijzing is als er sprake is van een ongecontroleerde goederenstroom tussen filialen. Helemaal als de verzendende medewerker met een argument komt dat lijkt op: “Dit is een spoedzending en die ga ik heus later nog administratief verwerken.”
Als u een onverklaarbare stijging in de aanslagen van retourgoederen of een stijging van creditnota’s kunt koppelen aan de aanwezigheid of het handschrift van een bepaalde medewerker, dan kunt u maar beter op uw quivive zijn. Datzelfde geldt als u het veelvuldig crediteren en retourneren kunt verbinden aan bepaalde aantrekkelijke producten.”
Haitske van de Linde heeft nog veel meer tactieken gedefinieerd, vrijdag verschijnt het artikel online en in het blad Management Team.
