Het aantal zakenreizen daalt drastisch. In plaats van te reizen maken de respondenten van het onderzoek van de Europeesche Verzekeringen veel vaker gebruik van videoconference. Hendrik Blokhuis, technisch directeur bij netwerkspecialist Cisco, geeft vijf tips over hoe u dit zo effectief mogelijk kunt doen.
Kies de juiste vorm
"Er bestaan nogal wat toepassingen van video-vergaderen. Je hebt de gewone webcam, die kent iedereen. Maar je hebt ook telepresence. Via deze techniek kun je elkaar live-size zien; de beelden worden doorgegeven via een aantal, aan elkaar verbonden hd-schermen, waardoor gesprekspartners elkaar levensgroot kunnen zien. Het is alsof je gewoon bij elkaar in de vergaderkamer zit. Voor deze laatste vorm kunt u kiezen bij bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek, een vertrouwelijke meeting of een klassieke vergadering waarbij lichaamstaal heel belangrijk is. Gaat het om een projectbijeenkomst over een product, waarbij bijvoorbeeld een Powerpointpresentatie het hoofdonderwerp is en deze goed zichtbaar moet zijn maar de deelnemers niet centraal staan, dan volstaat een webcam-overleg."
Wees goed voorbereid
"Het is mijn ervaring dat alles bij Telepresence veel gedisciplineerder en efficienter werkt. Je hebt een duidelijk tijdslot en bent goed voorbereid. Aan het einde dien je de ruimte te verlaten want de volgende vergadering staat op het punt van beginnen. Houd er dus rekening mee dat je er dan zonder pardon wordt uitgegooid."
Let op je houding
"Zeker bij telepresence waarin je levensgroot te zien bent, zijn alle bewegingen zichtbaar. Bij een ronde tafel-conference kun je nog wel even onder tafel kijken hoe laat het is, maar bij telepresence ziet iedereen continu alles. Immers, je zit dan allemaal in een rij tegenover elkaar. Je bent altijd volledig in beeld, neem dus een actieve houding aan. Zit je bij dit soort vergaderingen even te sms'en of te gapen, dan valt dat meteen op."
Kijk in de webcam
"Bij een gesprek waarbij gebruik wordt gemaakt van webcam, zijn de sprekers geneigd naar het beeld op hun scherm te kijken – het beeld van de tegenpartij dus – en niet in de webcam. Op die manier kijkt de spreker de toehoorder niet aan en dat is nooit prettig. Overigens geldt ook hier dat als het gesprek over een product gaat het veel minder belangrijk is om goed in de camera te kijken, dan wanneer het gaat om een vertrouwelijk gesprek, een stevige discussie of een sollicitatie."
Zorg voor een goede rolverdeling
"Omdat je elkaar bij sommige toepassingen niet allemaal ziet, kan de rolverdeling er wel eens bij inschieten. Zorg dat er vooraf tussen de partijen goede afspraken zijn gemaakt over wie de voorzitter is, wie er notuleert en dat er een strakke agenda is aangeleverd. Omdat de ontwikkelingen zo snel gaan op het gebied van video-conference, willen partijen deze oeroude afspraken weleens over het hoofd zien."
