Ruim 20% van de communicatie van leiders vindt ‘op afstand’ plaats, en dit percentage groeit. Niet slim – evolutionair gezien. Elke manager heeft wel eens een e-mail gestuurd die hij of zij achteraf beter niet had kunnen sturen. De boodschap kwam bijvoorbeeld volledig verkeerd over bij de medewerker, waarna een lange serie e-mails volgde, waarin niet bestaande problemen opeens echt werden. Zulk leiderschap via digitale middelen zoals e-mail of Skype komt tegenwoordig steeds vaker voor. Vrijwel alle (grote) bedrijven maken er in meer of mindere mate gebruik van.
In de buurt
Als evolutionair psychologen kijken we met enige verbazing naar dit fenomeen, dat we hier ‘leiderschap-op-afstand’ (LOA) noemen. In onze voorouderlijke omgeving vond leiderschap namelijk altijd face to-face plaats. Er was geen fysieke afstand tussen leiders en volgers, leiders en volgers hadden een persoonlijke en wederkerige relatie, en doorlopend contact met elkaar. Als je meeging met een jachtgroep onder leiding van een ervaren jager, bleef je bij hem in de buurt, kopieerde zijn gedragingen, en luisterde naar zijn instructies. Zo werd je uiteindelijk zelf ook een goede jager. ‘Leading by example’ was de norm. De invloed van de leider was van persoonlijke aard en charisma, gebaseerd op een mix van verbale en fysieke kwaliteiten, speelde hierbij een belangrijke rol.
Power pose
Uit onderzoek weten we dat de non-verbale gedragingen van een leider – een knikje met het hoofd of het aannemen van een power pose – belangrijke voorspellers zijn van zijn invloed. Sommige wetenschappers beweren zelfs dat de non-verbale communicatie meer dan 2/3 van de invloed van een leider bepaalt. Leg je LOA langs de evolutionaire meetlat, dan lijkt het dus weinig kans van slagen te hebben. Ons primitieve volgersbrein is immers gericht op de fysieke ervaring van leiderschap en die ontbreekt meestal bij leiderschap-op-afstand.
Direct contact
Dat blijkt ook uit een eerste pilotonderzoek dat we deden samen met VU-collega’s Janneke Oostrom en Nale Lehmann. We hebben medewerkers van diverse organisaties in Nederland gevraagd hoe tevreden ze waren met de communicatiemiddelen van hun direct leidinggevende. Wat bleek? Face-to-face leiderschap werd het meest gewaardeerd, gevolgd door Skype en – op enige afstand – de telefoon. Instructies via brief, e-mail, sms, Whatsapp of Facebook werden het minst gewaardeerd.
Meer tevreden
Deze eerste resultaten zijn geheel in overeenstemming met onze theorie van Evolutionair Leiderschap: naarmate de ervaring van leiderschap sterker lijkt op die van vroeger is men meer tevreden. We zijn nu aan het kijken naar de effectiviteit van leiderschap-op-afstand, en in hoeverre de communicatiestijl en de persoonlijkheid van de leider en volger een rol spelen.
Face-to-face
Uit internationaal onderzoek bij Shell-medewerkers blijkt al dat ondergeschikten aan leiderschap-op-afstand hogere eisen stellen dan aan ‘traditioneel’ leiderschap. Dat geldt zowel voor de taakgerichte als de relationele kwaliteiten van hun managers. Medewerkers vinden het bijvoorbeeld belangrijker dat de leider-op-afstand duidelijke doelen zet en informatie-uitwisseling bevordert. Ook verwacht men van de leiders-op-afstand een grotere rol bij versterking van de cohesie en identificatie van het team. De vraag is alleen of deze verwachtingen realistisch zijn. Want hoe doe je dat (effectief), dat LOA? De organisatiewetenschap heeft daar nog geen antwoord op. De meeste managementmodellen en –trainingen zijn namelijk nog steeds gebaseerd op face-to-face leiderschap.
Beperkende factoren
Er zijn in elk geval vier factoren die effectief leidinggeven-op-afstand beperken, zo blijkt uit onderzoek van Elizabeth Kelley en Kevin Kelloway van de Canadese Dalhousie-universiteit. Allereerst ervaren zowel de leiders als de medewerkers-op-afstand een gebrek aan controle. Men weet niet goed wat men aan elkaar heeft. Dat wordt nog eens versterkt door het ontbreken van een persoonlijke band tussen de baas-op-afstand en de medewerker. Daardoor is de vertrouwensrelatie vaak broos en neemt de kans op misverstanden toe, bijvoorbeeld na een onduidelijk mailtje.
Ongeplande communicaties
Een derde LOA-probleem is het ontbreken van ongeplande communicaties, die plaatsvinden als de manager en zijn medewerkers op dezelfde locatie zitten en die de onderlinge banden (kunnen) versterken. Ten slotte ontbreekt op afstand ook het transformationele of charismatische aspect. Leiders hebben vaak moeite om medewerkers op afstand te inspireren en te overtuigen van hun visie.
Leren schrijven
Leidinggeven-op-afstand doet al met al dus een beroep op andere kwaliteiten van medewerkers dan de traditionele, nabije vormen van leiderschap. Het zou best eens kunnen dat de invloed van persoonlijkheidsverschillen groot is. Zo zijn extraverte managers welllicht minder geschikt voor LOA en consciëntieuze managers juist weer meer geschikt. Verder verdient het aanbeveling dat managers hun communicatiestijlen trainen. Zo kunnen schrijfvaardigheden verbeterd worden, vooral als veel leiderschap-op-afstand via mailtjes verloopt. Uit onderzoek weten we bijvoorbeeld dat e-mails vaak negatiever overkomen dan dezelfde woorden in een gesprek en dat effectief gebruik van emoticons kan bijdragen aan een hogere kwaliteit van de communicatie.
Bewuster kiezen
Er kan ook specifiek getraind worden op hoe een inspirerende boodschap via Skype of Facetime over te brengen. Ten slotte moeten leiders bewuster keuzes maken in communicatiemiddelen. Ze moeten beseffen dat telefoon vaak beter is dan een e-mail, maar dat Skype weer beter is dan telefoon. En ja, dat gewoon, menselijk face-to-face-contact nog veruit het meest te prefereren is, als je tenminste wil dat je boodschap ook echt overkomt.
Meer van de Natuurlijke Leider:
- Waarom daden zoveel meer respect afdwingen dan woorden
- Betere leider worden? Begin met zelfregulatie
- Trouw? Authentiek? Onzin, integer leiderschap draait slechts om eerlijkheid
- Waarom leiderschap niet draait om dominantie, maar om wilskracht
- Alles van Mark van Vugt en Max Wildschut
