Tom Rovers werkt twee weken lang vanuit Stockholm. Een experiment onder de paraplu van Het Nieuwe Werken. In deel 1 vertelde Rovers zelf over zijn ervaringen, vandaag deel 2 met Sparked-directeur Dave Kiwi.
Gematigd enthousiast. Zo typeert Dave Kiwi zijn eerste reactie toen één van zijn medewerkers met het idee kwam om enkele weken vanuit Stockholm aan de slag te gaan. De kunst van het loslaten is nu eenmaal makkelijker gezegd dan gedaan. “Mijn reactie was tweeledig. Aan de ene kant zijn wij als Sparked evangelisten van Het Nieuwe Werken en ben ik zelf ook groot voorstander van al dit soort experimenten. Aan de andere kant merk ik wel dat ik het als leidinggevende nog een beetje lastig vind om de complete vrijheid en verantwoordelijkheid op een plek te leggen waar die eigenlijk hoort te liggen. Namelijk, bij de mensen zelf. Bij mij heerste toch wat smetvrees en dat is ook de reden waarom we het experiment van drie naar twee weken hebben teruggebracht.”
Outputgestuurd werken
Met de medewerker in kwestie, de 25-jarige Tom Rovers, maakte Kiwi resultaatgerichte afspraken over de output die hij tijdens zijn verblijf in Stockholm zou leveren. “Het Nieuwe Werken is iets anders dan thuis werken. Tijd en plaats zijn in dit kader namelijk niet relevant. Het gaat juist over verantwoordelijkheid nemen en outputgestuurd werken. Daarom hebben we een duidelijk lijst met deliverables opgesteld.” Om af en toe toch nog even de vinger aan de pols te houden, sprak de directeur met Rovers af om twee keer per week kort met elkaar te overleggen over de voortgang van alle werkzaamheden en de nieuwe business die zich aandiende.
Top of mind-status
Het hélemaal loslaten? Nee, dat was voor Kiwi net een stapje te ver. Al kwam de directeur er al snel achter dat dit controlemiddel zijn status van top of mind gaandeweg verloor. “Ik ben één van onze meetings zelfs helemaal vergeten”, aldus Kiwi. “Verder verliep de overlegstructuur prima. In de praktijk blijkt dat je voor het merendeel van de projecten die je met zijn tweeën doet niet bij elkaar hoeft te zitten. Naarmate de teams groter worden, geloof ik wel dat het steeds belangrijker wordt om ook fysiek bij elkaar in één ruimte te zijn.” Het experiment heeft er in ieder geval voor gezorgd dat de Sparked-directeur nóg minder zijn hoofd laat hangen naar de klok. “Als je ziet dat de afgesproken taken zijn verricht en er resultaat wordt geboekt, dan boeit het eigenlijk helemaal niet of iemand daar nu vier of acht uur aan gewerkt heeft. Kijkend vanuit de verschillende wereldzones is de dimensie tijd nog wel van belang. Als je vanuit een ander land aan het werk bent, dan is het prettig dat je in bepaalde spoedeisende zaken snel kunt schakelen omdat je in dezelfde tijdzone bent. Dat zou op een plek als India of de Verenigde Staten problemen kunnen opleveren.
Altijd bereikbaar
De afstand in combinatie met dezelfde tijdzone had volgens Kiwi overigens een opvallend voordeel: Rovers bleek nagenoeg altijd meteen bereikbaar. “Hier op kantoor zijn mensen vaak in bespreking en kunnen ze niet gestoord worden. Voor Tom gold deze twee weken dat hij middels een ping (chat op blackberry) meestal direct bereikbaar was. Dat is prettig werken. Daarmee kun je stellen dat de dimensie plaats in ieder geval zwaar overschat is.”
Verwachtingen managen
Leidinggevenden die deze vorm van Het Nieuwe Werken ook in de eigen organisatie willen toepassen, adviseert Kiwi om vooral de verwachtingen goed te managen. “Ga met elkaar om tafel. Vertel wat jij verwacht en vraag hoe de medewerker tegen bepaalde situaties aankijkt. Het is zaak om echt outputgestuurd aan de slag te gaan. En worden er dingen niet gerealiseerd of loopt het anders dan verwacht, spreek dat tijdens het project ook tegen elkaar uit. Zo kun je tijdig bijsturen.”
Een interessant boek bij dit artikel "Getting things done" van David Allen.
