IT-special: Verslaafd aan Excel

Ondanks de beloofde voordelen van business intelligence-software zweren managers nog steeds bij het oude vertrouwde Excel.

De data in Excel zijn tenslotte lekker manipuleerbaar.

Maar onder druk van de markt en regelgeving is dat niet lang meer houdbaar.

Wat hebben luiers en bier met elkaar gemeen? De Amerikaan Randy Mott, destijds cio bij supermarktgigant Wal-Mart, kwam er in 1990 achter na de analyse van een stevige hoeveelheid informatie over klanten en hun aankoopgedrag. Met onder andere deze ontdekking heeft hij zich de reputatie verworven als vader van business intelligence (BI).Wat had Mott namelijk ontdekt? Veel bier wordt aan het eind van de dag gekocht door jonge vaders die na hun werk nog even een pak luiers voor de baby kwamen halen. Mott liet daarom in alle winkels het bier naast de luiers zetten. Resultaat: een significante toename van de bierverkoop in alle Wal-Mart-filialen.

Deze business intelligence-klassieker geeft aan wat de kracht kan zijn van data die in de organisatie verborgen zitten. Mits op de juiste manier, met de juiste software ontsloten kunnen dergelijke gegevens de manager helpen belangrijke strategische beslissingen te nemen. Toch wordt er nog maar weinig gebruik gemaakt van de beschikbare hulpmiddelen: het blijkt lastig om het oude vertrouwde Excel los te laten.

Vaak is het gewoon gemakzucht. Analist Ton de Kock van onderzoeksbureau Metri MC: “Managers zijn op zoek naar eenvoud. Excel is doorzichtig: je ziet wat eronder ligt, en dat kan snel tot resultaten leiden. Managers zijn gewend, wat zeg ik, verslaafd aan Excel. Bij BI ontbreekt die transparantie. Je krijgt mooie data, maar het is niet duidelijk hoe die tot stand zijn gekomen. Maar BI kan veel meer dan Excel. De foutgevoeligheid is minder en er kan minder gemanipuleerd worden met de data.”

Het gebruik van Excel voor strategische doeleinden komt steeds meer onder druk te staan. De Kock: “Excel is eigenlijk maar een houtje-touwtje-methode. Aan de actualiteit van de gegevens schort het nogal eens. Die moeten handmatig worden ingevoerd, en komen dus niet vers uit de database zoals bij BI. Maar de eisen van buitenaf worden strenger, controleerbare cijfers worden cruciaal. Een stapel Excel-sheets is gewoon niet meer geschikt om strategische beslissingen op te baseren. Het duurt even voor mensen oude systemen loslaten, maar ze kunnen er uiteindelijk niet meer omheen. BI kan uit die grote bak data op een snelle manier inzichten verschaffen die je anders niet hebt.”

Een van de belangrijkste redenen om business intelligence te overwegen is de steeds complexer wordende informatiehuishouding. Cruciale bedrijfsinformatie staat op allerlei plaatsen in het bedrijf in verschillende systemen opgeslagen. Bij het verplaatsen en kopiëren van die gegevens in de continue datastromen in een organisatie worden vaak door verschillende mensen wijzigingen aangebracht. Zodoende bestaat er niet meer ‘één versie van de waarheid’. Dit maakt het voor managers lastig beslissingen te nemen op basis van de juiste cijfers.

Een manager kan een prachtig digitaal dashboard aan de muur hebben hangen waarmee hij in één oogopslag de hele organisatie in kaart heeft. Maar dan moeten wel de juiste data worden ingevoerd. Dit besef dringt langzaam tot bedrijven door, en dat heeft gevolgen voor de manier waarop ze met BI bezig zijn. Koos Bosman, marketingmanager bij Cognos, een van de grotere leveranciers van BI: “Vroeger gebruikte men BI om informatie aan de organisatie te onttrekken. Nu gaat het om het omzetten van die informatie naar beslissingen. Vroeger was het nog een puur technische aangelegenheid, en was er iemand uit IT nodig voor de gegevens. Nu zie je dat de vragen gesteld worden vanuit de business. Het is onderwerp- en divisie-overschrijdend geworden. Zo moeten nu bijvoorbeeld in een bedrijf hr én omzet én planning op elkaar aansluiten.”

Bij kleinere bedrijven komt de druk vanuit de noodzaak snel te kunnen reageren op gebeurtenissen, variërend van een brand in het logistiek centrum tot veranderend gedrag van consumenten. In de retailbranche is de vraag actueel welke ruimte er is voor prijsverlagingen.Een andere dwingende reden dat met name grote bedrijven naarstig op zoek zijn naar goede BI-oplossingen is de externe druk. Die komt van overheid en toezichthoudende instanties als beurswaakhond AFM, maar ook vakbonden en aandeelhouders roeren zich steeds vaker. Als gevolg van de boekhoudschandalen de afgelopen jaren zijn beursgenoteerde bedrijven nu verplicht accurate verslagen te overleggen, bijvoorbeeld in het kader van de Amerikaanse Sarbanes-Oxley-wetgeving en de Basel II-richtlijnen. Maar dan moeten ze wèl weten wat de juiste gegevens zijn. Bosman: “Wanneer je niet kunt garanderen dat je data actueel en accuraat zijn heb je een probleem.”Er moet nog veel gebeuren voordat bedrijven BI op de juiste manier kunnen inzetten. Zo is alleen al op het niveau van de klantgegevens nog veel werk te verzetten, blijkt uit onderzoek door ict-dienstverlener Unisys. Uit een enquête onder 250 cio’s van Europese bedrijven blijkt dat zestig procent van hen nog steeds zit te wachten op een verbetering in klantbeheer door de bestaande investeringen in BI.

Dit wil niet zeggen dat er algehele onvrede heerst over BI. Veel Nederlandse bedrijven zijn er al druk mee bezig. Bij autofabrikant DaimlerChrysler in Maastricht loopt een groot project om betere strategische beslissingen te nemen met behulp van BI. Om op het snel veranderende gedrag van klanten te kunnen inspelen is Thor Tielemans, cio bij Daimler Chrysler, nu bezig het datawarehouse (virtueel magazijn van informatie) te vernieuwen. Dit is ingegeven door de andere rol die businessinformatie heeft gekregen binnen het concern. “Waar we eerst informatie uit de systemen gebruikten voor tactische rapportages, willen we de data in toenemende mate voor strategische rapportage gaan gebruiken, meer voor de lange termijn dus. Wat we hadden aan informatie was altijd de huidige stand van zaken. Maar voor het nemen van strategische beslissingen is meer nodig, daar wil je ook de trends en de historie bij betrekken.”Ook diervoederconcern Nutreco is al ver met het gebruik van BI. Deze onderneming gebruikt een business intelligence-programma voor rapportage en analyse. Volgens Roel Bakker, cio van Nutreco, worden zo diverse ‘key performance indicators’ zoals finance, inkoop, sales en productie snel vanuit het systeem gerapporteerd.De spreadsheet wordt steeds minder gebruikt als basis voor strategische beslissingen. Bakker: “In een van de businessgroepen wordt de managementinformatie als standaard beschouwd tijdens de businessreviewmeetings. Rapporten vervaardigd met bijvoorbeeld Excel komen daar niet meer op tafel.”

Ook buiten het bedrijfsleven groeit de behoefte aan beter gebruik van beschikbare informatie. Het Kennemer Gasthuis in Haarlem is bezig met de implementatie van een SAS Datawarehouse. Dit project is opgezet tegelijk met diagnose-behandelcombinatie, de nieuwe verplichte manier van administreren van patiëntgegevens. Ad Jongeling, beleidscoördinator ict van het Kennemer Gasthuis: “Voorheen maakte een aantal medewerkers met behulp van Excel op papier managementrapportages. Erg arbeidsintensief. En als je managers vijfentwintig vellen papier geeft zien ze door de bomen het bos niet meer. Bovendien was de informatie altijd oude informatie. Zo loop je altijd achter en kun je nauwelijks bijsturen. Juist vanuit het management was er daarom vraag naar een goed stuurinstrument.”

Het afscheid van Excel bleek achteraf gezien helemaal niet zo pijnlijk. Jongeling: “In de overgangsfase naar het nieuwe systeem hebben we de stroom papier gewoon stopgezet, en daar hebben we helemaal geen reacties op gehad. Dat is niet bepaald een indicatie dat de Excel-rapportage node werd gemist.”

Business intellligence is de verzamelnaam voor software waarmee managers cruciale data uit alle beschikbare ict-systemen in hun organisatie in één oogopslag in beeld kunnen krijgen, om daar hun strategische beslissingen op te baseren. De software moet worden aangesloten op al die systemen om de benodigde data ‘af te tappen’, wat vooral technisch ingewikkeld is. Ook de organisatie moet op het gebruik van BI worden ingericht, om ervoor te zorgen dat de juiste personen op de juiste manier de juiste gegevens in de juiste systemen zetten. Het voordeel van BI-rapportages ten opzichte van Excel is dat ze sneller en actueler zijn, omdat de gegevens rechtstreeks van de bron komen. Dit maakt de uitkomst minder goed manipuleerbaar dan Excel, wat voor sommige managers wellicht als nadeel geldt.