Mobiele werkers hebben andere kantoren nodig. Geen benauwde bureautuinen waar de mensen zitten te wachten tot de klok vijf uur slaat, het kantoor wordt een flexibele ontmoetingsplaats. We gingen kijken bij Dela en E-office.
Waarom betalen voor leegstaande vierkante meters? Bedrijven met veel mobiele werkers hebben zowel een kans als een probleem. De kans is dat goedkoper en tegelijk effectiever kan worden gewerkt door het kantoor slim te organiseren, met minder werkplekken. Maar het is niet eenvoudig een inrichting te vinden die optimale samenwerking garandeert.
Bij verschillende organisaties wordt geëxperimenteerd. In het kantoor van de toekomst draait het niet alleen om werken. Werken kun je ook thuis, onderweg of bij de klant. In plaats daarvan worden collega’s ontmoeten en ideeën uitwisselen de belangrijkste kantoorfuncties. Kantoren worden open, lichte ruimtes waar je makkelijk aanschuift bij de mede-werkers. Wisselende werkplekken bieden de keuze
tussen hard bikkelen in de isoleercel, of groepsgewijs aan de slag aan lange tafels. Weinig bedrijven hebben er echt ervaring mee. Niemand kan zeggen of het flexibele kantoor, waar je ’s ochtends je spullen uit een kluisje haalt en ergens neerstrijkt, net zo veel werkplezier en synergie biedt als de ouderwetse manier van werken. Er bestaat onderzoek naar mobiele werken waaruit blijkt dat de productiviteit omhoog gaat (plus 15%) en het ziekteverzuim omlaag (min 10%). Maar uit andere studies blijkt weer dat een gebrek aan privé-ruimte een negatief effect heeft. Het ideale kantoor van de toekomst mag nog niet gevonden zijn, zeker is wel dat de werknemer die zijn bureau als persoonlijk territorium ziet, het nog moeilijk gaat krijgen.
Dela: geen plekken maar vlekken
Ook al hebben ze flexwerkplekken, toch weten de werknemers bij Dela Uitvaartverzekeringen ’s ochtends welk liftknopje ze moeten indrukken. De afdelingen zitten bij elkaar, bijvoorbeeld op de zevende verdieping bepaalde administratiefuncties en op de achtste het management. Op elke verdieping zijn ‘vlekken’ te vinden, clusters van werkplekken waar je ’s ochtends een plaats moet zoeken. Er zijn minder bureaus dan werknemers en niemand, ook de directie niet, heeft een vaste werkplek.
“Het doel was de onderlinge samenwerking bevorderen en een prettige werkomgeving creëren,” zegt projectleider Ewald van den Elshout. “Met de nieuwe inrichting en kleurstelling wilden we benadrukken dat Dela midden in het leven staat.” Als je rustig wilt werken kun je kiezen voor een ‘cockpit’. Voor besprekingen is voorzien in veel afgescheiden vergaderruimtes, die makkelijk via het intranet te reserveren zijn.
Vanwege de stabiliteit en beveiliging heeft Dela niet gekozen voor draadloos internet (wifi). Je plugt als werknemer je laptop op de werkplek in. Het telefoontoestel ter plaatse wordt automatisch aan je toegewezen. Collega’s krijgen het juiste nummer op de telefoonlijst te zien. De documentenstroom binnen het bedrijf, van de facturering tot en met het archief, is zo veel mogelijk gedigitaliseerd. “Vooraf was er weerstand,” zegt Van den Elshout. “Er werd te veel vanuit problemen gedacht. We hebben alle geledingen bij de veranderingen betrokken. De mensen zijn er snel aan gewend geraakt.”
Samen koffie drinken bij E-office
Dat E-office een ict-bedrijf is, is nauwelijks te zien aan de kantoorinrichting. De techniek in het splinternieuwe pand is weggewerkt, er ligt nauwelijks een snoer op tafel. De communicatie gaat draadloos: gesurfd wordt er over het wifi-netwerk en gebeld met gsm. Er zijn geen vaste telefoontoestellen. Allerlei informatie (zoals het relatiebestand) is op te vragen op de blackberry.
Toch ligt het feit dat E-office software produceert wel aan de inrichting ten grondslag. Personeel is in de sector moeilijk te vinden en de inrichting helpt om de mensen vast te houden. De werknemers kunnen kiezen om thuis te werken, maar als ze naar kantoor komen staan de onderlinge contacten centraal. “Er zijn verschillende redenen waarom mensen bij je willen werken,” zegt directeur Roland Hameeteman.
“Om de leuke opdrachten en de leuke collega’s. Wij moeten zorgen voor een goede sfeer.” Ontmoeting is het hoofdthema. Er zijn zitjes en loungeplekken. Op elke verdieping is niet meer dan één koffiepunt. Werknemers worden gedwongen om een wandelingetje te maken als ze koffie willen. Op die manier komen ze elkaar vaker tegen. “Efficiënt is dat niet,” zegt Hameeteman. “Maar efficiëntie is niet de kern van de zaak.” De onderlinge contacten kunnen een voedingsbodem zijn voor nieuwe ideeën. “Wij moeten het hebben van onze creativiteit,” aldus Hameeteman. “Als we onze talenten maar een paar procent beter kunnen benutten, zijn we al onderscheidend.”
