‘E-life’ betekent werken waar en wanneer je wilt en is voor steeds meer werkenden realiteit. Dat vraagt ook om mobiel managen. We volgen Roger Benson, landenmanager van Intel Corporation, twee dagen kriskras door Europa met een typisch AOM (Altijd- en Overal-Manager)
Roger Benson (38) is een mobiele manager. Hij behoort tot de groeiende groep arbeidsnomaden die hun werk al reizend van de ene naar de andere plek doen. De geboren Amerikaan – inmiddels tot Brit genaturaliseerd – is elke week op reis, meestal per vliegtuig. Het team van ongeveer 60 mensen dat hij aanstuurt, is
verspreid over zeven landen in de Benelux en Scandinavië. Hetzelfde geldt voor klanten en zakenpartners.
Zijn baas werkt vanuit Londen en ook zijn dochter woont in Engeland. Benson is gescheiden en nu verloofd. Zij, hoewel Bulgaarse, woont gelukkig wél in Brussel.
Twee dagen zijn we een vlieg op de muur in het leven van Benson. Hoe leeft en werkt de homo mobilicus? Hoe stuurt de mobiele manager een groep bijna net zo mobiele werknemers aan? Welke communicatiemiddelen worden in de strijd gegooid?
Maandagochtend 08.00 uur, Brussel
Een weldadige rust heerst in het smetteloze appartement van Roger Benson in de Brusselse Jubelparkwijk. Op het moment dat de werkende Brusselaars zich in de auto over de Ring proberen te wurmen, neemt Benson plaats aan de eettafel, zijn
thuiswerkplek. Gewapend met laptop en smartphone behandelt de country general manager Benelux & Nordic Countries van Intel Corporation, de grote Amerikaanse chipsproducent, lopende zaken. Van 09.00 tot 10.00 uur is een vast telefonisch vergadermoment ingeruimd met zijn collega-landenmanagers in Europa. Pas
daarna, als het weer stroomt, waagt hij zich in het verkeer.
De thuiswerkplek, waar Benson minstens een dag per week doorbrengt, is goed geoutilleerd. Met een virtual private network, een afgescheiden communicatienetwerk, staat hij veilig in verbinding met collega’s en hoofdkantoor. Intel betaalt een deel van de telecommunicatiekosten. Op zijn beeldscherm logt hij in op een webportaal, ‘MySMG’ (SMG staat voor de divisie Sales Marketing Group).
Met het portaal heeft Benson toegang tot managementinformatie zoals marktgegevens en performance-indicatoren. Genoeg om hem aan het werk te houden tot het tijd wordt om naar Kontich, bij Antwerpen, te rijden.
Maandag 11.00 uur, Kontich
Een aantal jaren geleden was Intel nog een ‘gewoon’ bedrijf met kantoren door heel Europa. Inmiddels is het Nederlandse kantoor gesloten en worden er in de Benelux niet meer vierkante meters ingenomen dan een bescheiden gebouw op een bedrijfsterrein vlakbij Antwerpen. Veel van de sales- en marketingmensen die
Benson aanstuurt, werken vanuit huis.
Kontich is de thuisbasis van Benson waar ook zijn personal assistent Astrid Smit te vinden is. Smit wordt aan het werk gezet nadat Benson een telefoontje uit Zweden heeft gehad: een van de mensen is vannacht vader geworden. Er moeten bloemen en felicitaties worden geregeld. Het vaderschap in Zweden kan een staartje krijgen, gezien de riante ouderschapsregelingen in het land moet Benson er rekening mee houden dat hij zijn verkoper langere tijd moet missen. Onderdeel van multicultureel management is goed op de hoogte zijn van alle regelingen in de verschillende landen.
’s Maandags wordt er vergaderd door Benson en zijn direct reports. In de vergaderruimte is ongeveer de helft van de mensen fysiek, de andere per conference call aanwezig. Sommigen bellen vanuit huis in. “How’s the weather over there?”, vraagt Benson aan zijn Zweedse collega Jörgen Forsberg. “Chilly,” komt het antwoord. “Tomorrow windy and raining.” Slecht nieuws voor Benson, die voor vanavond nog een reis naar Zweden op het programma heeft staan.
Geroutineerd loopt hij door de agenda. De AR-punten (Action Required) en de taakverdeling bij een komende productlancering staan op het programma. De teamleden aan tafel zien op hun laptop de relevante stukken, hetzelfde beeld dat hun collega’s elders in Europa op het scherm hebben. Op een ’dashboard’, dat
tijdens de vergadering wordt bijgewerkt, worden indicatoren en actiepunten zichtbaar.
Maandag rond 13.00 uur, Thalys
’s Middags staat een bezoek aan het distributiecentrum van Intel vlakbij Schiphol op het programma, de afstand wordt overbrugd per trein. Benson werkt op zijn HP Ipaq smartphone, voorzien van push e-mail (mailberichten worden automatisch opgehaald). De mogelijkheden van de laptop zijn hier beperkt, in de Thalys is – net
als in de meeste internationale treinen – nog geen internetverbinding. Het managen van een mobiele organisatie bij Intel is gebaseerd op duidelijke targets en een coachende stijl, vertelt Benson. “Andy Grove, een van de oprichters van het bedrijf, zei: als is iets wordt gemeten, zal het in de regel verbeteren. Bij Intel hebben we een uitgewerkt systeem voor het vastleggen en registreren van de performance.
Als medewerker weet je precies wat er van je wordt verwacht. Dat geeft ook een zekere vrijheid, omdat je zelf kunt invullen op welke manier en waar, je aan deze targets wilt werken.”
Maar targets afstrepen is niet het enige. Benson: “Van het management wordt een ondersteunende rol verwacht. Een coachende stijl wordt bij Intel gestimuleerd. Als manager moet je je mensen helpen om hun doelstellingen te halen. Ik bied mezelf
aan als hulpmiddel aan mijn mensen zodat zij succesvol kunnen zijn.” Intel heeft een matrixstructuur: taken zoals sales worden gestuurd in landenorganisaties, functies als marketing zijn centraal georganiseerd. Naast deze structuur kent het bedrijf nog verschillende projectgroepen; zelf leidt Benson een groep die coaching stimuleert en denkt hij in een andere groep mee over het merk.
Het resultaat van de veelzijdige organisatievorm: veel professionele vrijheid en verantwoordelijkheden en veel overleg met collega’s in binnen- en buitenland. En vaak reizen. Als we Schiphol naderen klapt Benson de laptop dicht, maar niet nadat hij een
zwarte folie van het beeldscherm heeft verwijderd. “Heb ik altijd bij me,” zegt hij. “Een polarisatiefilter. Het voorkomt dat mensen op je scherm kunnen meelezen. Onmisbaar bij mobiel werken.”
Maandag 15.30 uur, Schiphol-Rijk
Onder de rook van de luchthaven is het streng beveiligde distributiecentrum van Intel voor Europa. Vliegtuigladingen chips worden hier ingevlogen, gesorteerd, verpakt en
gedistribueerd naar de klanten. Manager Henk Heusdens loopt met Benson in veiligheidschoenen over de werkvloer. Heusdens is trots op zijn magazijn dat volgestopt zit met veiligheidmaatregelen, van hekken langs de stellingen en extra spiegels voor de steekwagenchaufeurs tot en met markeringen op de vloerbedekking
bij de toiletten, waaraan af te zien is dat de deur naar buiten toe openzwaait. Het centrum dingt mee naar de titel ‘Veiligste Magazijn van Nederland’, laat Heusdens niet na te melden.
Benson en Heusdens overleggen vanmiddag over technologie en
marktontwikkelingen. Ook veel van de werknemers van het distributiecentrum hebben thuiswerkplekken en zijn veelvuldig buiten de deur. Intel faciliteert de werkplekken, zorgt voor breedbandverbindingen en geeft trainingen op het gebied
van ergonomie. Voor managers als Benson en Heusdens is de kunst om targets met hun mensen af te spreken die tegelijk realistisch en ambitieus zijn. Dat gaat overigens net zo goed ‘bottom up’ als ‘top down’: de medewerkers komen met een voorstel voor doelstellingen die ze zelf haalbaar vinden. Waarna onderhandelingen plaatsvinden met de manager. De ervaring van de twee managers is dat mensen eerder afgeremd moeten worden
dan andersom. “Mensen nemen soms te veel hooi op hun vork”, zegt Heusdens. “Ze zijn te optimistisch over hun mogelijkheden of ze onderschatten de problemen. Als je daar geen rem op zet, loop je het gevaar van ‘overload’.” Waarschuwingssignalen worden heel serieus genomen, bijvoorbeeld als mensen regelmatig op de meest
extreme tijdstippen mailtjes versturen.
Maandag 23.00 uur, Arlanda Airport, Stockholm
“Ik reis graag”, zegt Benson. “Ik weet niet wat eerder kwam, de baan of het reizen. Vanwege het reizen koos ik voor de baan óf de baan maakte de liefde voor het reizen in me wakker.” Je moet er inderdaad van houden, want het vergt flink wat energie. Om 23.00 uur
lopen we over de luchthaven, op weg naar de taxi richting Stockholm. Benson heeft een vast adres, het Radisson Sas-hotel naast het centraal station, waar hij graag komt.
“Ik moet wel goed opletten”, zegt hij. “Ik weet van mezelf dat ik zes uur slaap nodig heb. Daarnaast moet ik me ’s avonds beperken tot maximaal twee drankjes. Als ik binnen die grenzen blijf, gaat het prima. Als ik een van de twee overschrijdt, kom ik op een hellend vlak.” Het verschijnsel wordt wel ‘e-life’ genoemd: door communicatietechnieken waardoor je kunt werken waar en wanneer je wilt, vervaagt het onderscheid tussen werk en privé. Je kunt vaker thuis zijn, overdag een paar uur vrij nemen om ze ’s avonds in te
halen. “Je kunt je leven rond je werk organiseren, of andersom,” zegt Benson. “Maar je moet wel leren om ermee om te gaan. Nu en dan moet je ‘stop’ zeggen. Mijn verloofde en ik hebben bijvoorbeeld een harde afspraak: geen e-mail in de slaapkamer.”
Op de bovenste verdieping van het Radisson Sas is de Sky Bar te vinden, een bar met een fraai uitzicht over Stockholm. De perfecte plaats om de twee voorgeschreven glazen wijn te nuttigen om de lange dag van je af te laten glijden.
Dinsdag 9.30 uur, Stockholm
Na een ontbijtgesprek met een collega voert Bensons reis per taxi verder naar het Intelkantoor in Kista, de buitenwijk van Stockholm waar veel technologiebedrijven zijn gevestigd. “Vandaag heb ik maar een stropdas omgedaan,” zegt hij in de auto.
“Soms weet ik het niet precies.” De Zweden zijn niet erg formeel en in de ict wordt lang niet altijd een das gedragen. Per bedrijf, land, cultuur en sector is het moeilijk in te schatten wat de beste dresscode is. “Soms zit ik als enige met een stropdas om
bij een meeting”, zegt Benson. “Volkomen overdressed.”
Als hij bij binnenkomst zijn laptop openklapt, kan Benson gelijk aan het werk. “Bij het aanmelden bij het draadloze netwerk worden al mijn instellingen meteen overgenomen,” zegt Benson. Het systeem heet On Connect. “Je hoeft je niet aan te melden met allerlei passwords.”
Intel besteedt veel aandacht aan de technische ondersteuning van de mobiele werkers. Als Benson ergens is waar draadloos internet beschikbaar is, treedt iPass in werking, een gemeenschappelijk abonnement bij een groot aantal providers.
Daarmee verlies je geen tijd met inloggen en wordt de afrekening automatisch afgehandeld. De meest opvallende afwezige technologie is videoconferencing. “We hebben wel een systeem in huis gehad,” zegt Benson. “Maar dat werd te weinig gebruikt.
Mensen moeten er nog steeds aan wennen om zichzelf in beeld te zien.” Benson verwacht echter dat met de komst van met camera uitgeruste notebooks, video alsnog zal doorbreken. “Het is een kwestie van tijd.” De volgende auto staat al weer voor. In een restaurant in hartje Stockholm wachtJoel Åsblom, redacteur van de computerkrant ComputerSweden, voor een indringend gesprek over de multi core-strategie van Intel. Daarna praat hij met de
managers voor Zweden en Finland van het Taiwanese computerbedrijf Acer, een belangrijke klant. De marktontwikkelingen, en de rol van Intel daarin als toeleverancier, zijn het gespreksonderwerp.
Tussen de aankomst op de luchthaven en vóór vertrek van de vlucht terug naar Brussel, zit precies anderhalf uur. Een mooi moment om nog even de mail te beantwoorden.
