Canon Europa bouwt halve eeuw expertise op
Het gebruik van de kantoorprinter is de laatste jaren flink aan het
veranderen. Door toenemende tijdsdruk en aandacht voor productiviteit maakt de multifunctionele printer van vandaag een onmisbaar deel uit van zakelijke communicatie. werkprocessen op kantoor.
Canon heeft als vooraanstaande innovator in de branche niet stilgezeten. Het bedrijf heeft de afgelopen jaren een flink aantal oplossingen voor printen en documentbeheer ontwikkeld die tot productiviteitsverbetering moeten leiden en persoonlijke communicatie moeten verbeteren. Ook kunnen deze oplossingen een aanzienlijke besparing betekenen op de kosten. Directeur Martin Trampe verbaast zich er nog dagelijks over dat maar weinig ondernemingen precies weten wat ze kwijt zijn aan documenten en het beheer ervan: “Uit onderzoek van IDC – het laatste was in 2005 – blijkt dat 90% van de organisaties hier geen besef van heeft.”
Hij vervolgt: “Dat is opmerkelijk, want de kosten van printing kunnen oplopen tot 3% van de omzet. Als je dan beseft dat een onderneming met onze oplossingen zonder enige moeite tot 30% kan besparen op de printingkosten, dan is het rekensommetje al snel gemaakt: dit scheelt je 1% in de bedrijfskosten!”
Eenvoudige oplossingen
Canon heeft als geen ander verstand van printing en heeft verschillende methoden ontwikkeld om hier zo efficiënt mogelijk mee om te gaan. Trampe legt uit: “Canon Europa bestaat vijftig jaar en we hebben in die halve eeuw – waarin Europa overigens is gegroeid tot de grootste markt voor Canon wereldwijd – ontzettend veel expertise opgebouwd. We hebben een enorme hoeveelheid mogelijkheden in huis. Hoe vaak komt het niet voor dat je een printopdracht geeft, de gekozen printer gaat aan de slag en, terwijl je erheen loopt, bedenk je dat je een fout hebt gemaakt. Je loopt terug, corrigeert de fout en geeft nogmaals een printopdracht. Dit kun je voorkomen door mensen een pasje te geven dat ervoor zorgt dat de printer pas gaat lopen als ze erbij staan.”
“Nog zo’n voorbeeld: mensen geven aan het eind van de dag een printopdracht, krijgen een telefoontje of er komt iets anders tussen, en ze gaan vervolgens naar huis terwijl het papier nog op de printer ligt. De schoonmaker gooit die avond het stapeltje weg en de volgende dag wordt precies hetzelfde document geprint. Ook nu weer kun je dat voorkomen met zo’n pasje.”
Beveiliging
Naast de pasjes heeft Canon tal van andere methoden in huis om de gebruikers te identificeren. Het gaat erom dat de printer pas iets doet als degene die de opdracht heeft gegeven ernaast staat. Dit is ook de oplossing voor vertrouwelijke stukken. Ze komen er pas uit als degene die ze wil printen erbij staat.
Trampe stelt: “Identificatie en het bepalen van wie wat mag doen op welke machine heeft alles te maken met documentbeveiliging, maar hangt ook nauw samen met efficiency. Dit is een bijzonder actueel onderwerp, want uit een ander onderzoek komt naar voren dat 33% van de medewerkers wel eens vertrouwelijke informatie bij een printer heeft zien liggen. Als je daarbij in ogenschouw neemt dat bijna de helft van de mensen buiten het werk praat over vertrouwelijke dingen, dan is het duidelijk dat dit een belangrijk onderwerp is. We hebben hiervoor relatief goedkope oplossingen in huis en die zorgen er ook voor dat je een sterke reductie van de kosten bereikt.”
Zoeken naar informatie
Nog een manier om de kosten te drukken is ervoor te zorgen dat documenten snel en eenvoudig toegankelijk zijn. De meeste managers zijn 25% van de tijd kwijt met het zoeken naar informatie. Trampe: “Een deel hiervan bestaat uit het zoeken naar documenten. Wij moeten ervoor zorgen dat de fysieke wereld, dus die van de tastbare documenten, integreert met de digitale wereld. Veel klanten hebben fors geïnvesteerd in hun workflowtoepassingen en diverse andere applicaties om informatie op te slaan. Het is de kunst om fysieke documenten daarmee te integreren en zo veel sneller en beter beschikbaar te maken. Canon ontwikkelt software – alleen en met partners – die ervoor zorgt dat je bijvoorbeeld via je workflow documenten zoals contracten en verzekeringspolissen kunt bewerken of goedkeuring kunt geven aan facturen.”
Een sprekend voorbeeld dat Trampe noemt is een pakket dat Canon samen met een partner in Nederland heeft ontwikkeld om een koppeling met Exact-software tot stand te brengen. “Hiermee kunnen allerlei documenten in het systeem worden ingescand en direct aan Exact-mappen worden gekoppeld. Daarna heeft de klant zijn documenten niet meer alleen in de kast staan, maar tegelijk in digitale vorm opgeslagen bij het relevante project. Nu is het nog vaak zo dat projectinformatie verspreid is opgeslagen, op allerlei fysieke en digitale locaties.”
Zo heeft Canon een groot aantal oplossingen, voor een groot deel door partners ontwikkeld, dat bedrijven concurrentievoordeel oplevert. “Daar doen we het voor”, zegt Trampe. “Onze klanten moeten welvaren bij het gebruik van onze producten.”
