Hoe ver mag je gaan in het monitoren van je werknemers?

Het lijken soms wel broodje-aapverhalen; de anekdotes van werknemers die ontslagen zijn door hun net iets te enthousiaste berichten via sociale media. Onlangs viel bijvoorbeeld nog op 925.nl het bericht te lezen hoe Albert Heijn-medewerkster Pascalle zich ziek meldde bij haar werkgever, vervolgens via Facebook pochtte dat ze lekker met haar moeder ging winkelen in Amsterdam en via hetzelfde Facebook van haar leidinggevende Paul te horen kreeg dat ze daar vooral lang mocht blijven, omdat ze op haar werk niet meer welkom was. Of het bericht, ook weer gevonden op Facebook, 100 procent echt was, durfde 925.nl niet te garanderen, het geeft wel aan: sociale media maken de wereld transparanter. Oók voor werkgevers.

Het is natuurlijk ook heel zinvol zijn om je werknemers in de gaten te houden. Om te kijken of ze goed in hun vel zitten bijvoorbeeld, maar ook om onterecht verzuim tegen te gaan of de productiviteit te verhogen, als de indruk bestaat dat er wel heel veel onnodig gemaild of geïnternet wordt. Dankzij social media ligt veel informatie over het werknemersgedrag voor de werkgever ook voor het oprapen. Maar de werkgever kan hiermee ook makkelijk te veel in de privacy-sfeer van de werknemer belanden. En de voordelen van monitoren moeten natuurlijk ook wel opwegen tegen een eventueel Big Brother is watching you-gevoel op de werkvloer. Veroorzaakt dit stress en een nukkige sfeer onder de werknemers? Dan kan dit ook weer negatieve gevolgen hebben voor de motivatie en productiviteit.

In Amerika is het monitoren van werknemers doodgewoon. Volgens de National Workrights Institute gebruiken 2 op de 3 Amerikaanse werkgevers enigerlei vorm van elektronisch toezicht op hun werknemers. De reden? Omdat het zou werken. Tenminste, dat laatste onderstreept een onderzoek dat in september vorig jaar werd gepubliceerd, dat overigens wel is gesponsord door NCR, een Amerikaans bedrijf dat software aanbiedt om werknemers te monitoren. Onderzoekers verzamelden 2 jaar lang data rond diefstal en productiviteit in 392 restaurants die de software van NCR hadden geïnstalleerd. Dankzij de controle ging diefstal met 22 procent omlaag, terwijl de productiviteit met 7 procent toenam.

De Amerikaanse werkgever mág trouwens ook heel wat meer spioneren dan zijn Nederlandse collega. Neem ‘keylogging’, een vorm van monitoren waarbij elke toets die op het toetsenbord wordt ingedrukt, wordt vastgelegd. In Nederland, zegt Martine Hoogendoorn, arbeidsrechtadvocate en partner bij het Amsterdamse advocatenkantoor Doorn en Keizer, is zoiets uit den boze. ‘Volgens het Nederlandse rechtssysteem heeft iedere werknemer recht op privacy. Ook op het werk. Zelfs op je werkcomputer mag de werkgever niet zonder reden zomaar aan een mapje komen, waarop ‘persoonlijk’ of ‘privé’ staat.’

Ook zomaar een verborgen camera op de werkvloer ophangen gaat niet. Dat valt onder heimelijk toezicht. Wie dat zou willen doen, moet dit heel duidelijk naar zijn werknemers communiceren en ten overvloede naast de camera ook nog eens een bordje plaatsen met ‘Hier hangt de camera’ om niet beschuldigd te worden van aantasting van de privacy van de werknemers. Ook via de gps een mobiele werktelefoon monitoren is niet gebruikelijk in Nederland. ‘Anders is dit met bedrijfsauto’s,’ vertelt Hoogendoorn. ‘Daarvan wordt het als meer relevant beschouwd als een bedrijf via gps volgt waar ze zijn’. Als uit de gps-gegevens blijkt dat er onderweg uren nodeloos zijn verspild, is het wel normaal om de werknemer eerst eens om uitleg te vragen. Want ook hier overheerst de redelijkheid.

De belangrijkste tip van Martine Hoogendoorn aan werkgevers is dat ze hun beleid vooraf helder communiceren. ‘Neem duidelijk in je company policy op welk gedrag wel en niet wordt getolereerd, wat je niet acceptabel vindt en dat hierop wordt gecontroleerd. Wie kwaad wil, laat zich meestal ook door  controles niet afschrikken. Maak kenbaar dat je toezicht houdt, eventueel door opnames of door het regulier checken van telefoons en computers. Als iemand die keurig zijn werkuren maakt, maar af en toe op funda.nl naar een huis zoekt, valt dat binnen ons rechtsysteem onder privacy. Als je reden hebt om te denken dat iemand voortdurend iets anders dan werk zit te doen, moet je het aankaarten. Vervolgens mag je dat dan ook onaangekondigd controleren. In Nederland draait het allemaal om de redelijkheid. Het belangrijkste is dat je daarom je beleid goed uiteenzet. Overigens, als je als werkgever zomaar een computer doorlicht op zoek naar een aanleiding voor bijvoorbeeld ontslag mag dat niet. Maar mocht je er onverwachts op stuiten dat iemand geregeld naar pornosites kijkt, is dat bewijs wel toelaatbaar in de rechtszaak.’

Maar hoe zit het dan met de voorbeelden waarbij onrechtmatig verzuim wordt ontdekt via bijvoorbeeld Facebook? Neem het beruchte voorval van een Zwitserse medewerkster van verzekeringsbedrijf National Suisse. De vrouw had zich ziek gemeld en bij haar werkgever aangegeven dat ze niet in staat was om achter een computer te werken vanwege haar migraine. Ze kon niet aan licht blootgesteld worden en moest in het donker liggen. Eén van haar collega’s zag dat ze ondertussen wel actief was op Facebook en gaf dat door aan de werkgever. De vrouw werd ontslagen wegens schending van vertrouwen. Ter verdediging had ze aangevoerd dat ze in bed slechts een moment op haar telefoon op Facebook had gekeken. Volgens haar werkgever kon iemand die op Facebook met migraine zit ook werken met migraine. De vrouw voerde nog – tevergeefs – aan dat ze ervan overtuigd was dat ze niet door een collega was ‘verlinkt’, maar dat haar werkgever een fictieve ‘vriend’ had gecreëerd om werknemers te bespioneren op Facebook.

‘Facebook’, zo zegt Hoogendoorn, ‘bevindt zich in tegenstelling tot bijvoorbeeld LinkedIn echt in de privésfeer van de werknemer. Maar er zijn gevallen waarbij het toch relevant kan zijn. Bijvoorbeeld politieagenten die te maken hebben met drugsbeleid, terwijl uit hun Facebookpagina zou blijken dat ze privé rustig drugs gebruiken. Ook bij verzuim kan Facebook-informatie relevant zijn. Maar bij ziekteverzuim is het de bedrijfsarts die bepaalt wat de zieke werknemer nu wel of niet kan. Misschien is een uurtje winkelen best mogelijk, maar de tuin omspitten terwijl je met een hernia thuiszit is wel weer problematisch.’

Een werkgever, zo zegt Hoogendoorn, kan informatie van Facebook of welke sociaal medium dan ook gebruiken als het duidelijk aantoont dat een werknemer liegt. ‘Daarnaast begint bij werkgevers het besef door te dringen dat ze hun werknemers niet – meer – aan een touwtje hebben zitten. Vroeger zei je misschien iets kwalijks over je werkgever tijdens een borrel. Daar kraaide geen haan naar. Heel anders is het tegenwoordig als een bericht op sociale media plaatst. Zo kan de goede naam van het bedrijf flink worden aangetast. De impact van social media is voor werkgevers vaak nog moeilijk te overzien en daar is hun beleid dus ook nog niet op aangepast. Misschien wel tijd daar iets aan te gaan doen.’