Hoe zorgt u voor binding als niet iedereen meer elke dag naar kantoor komt? Een verplichte vergaderdag? Een maandelijks personeelsuitje? Het belangrijkste bindmiddel is en blijft de missie.
8 tips op een rij:
1. Maak er een BHAG van
Het klinkt als een enorme open deur, maar aan de basis van elke succesvolle organisatie staat een voor iedereen helder antwoord op de vraag: wat willen we nu eigenlijk bereiken? Wat is onze missie?
Dit ‘wat’ is bij het nieuwe werken nóg belangrijker, omdat het ‘hoe’ meer wordt overgelaten aan de medewerker zelf. En voor antwoord op deze vraag hoeft u echt geen week op de hei te zitten. Vaak is goed ook hier goed genoeg. Wilt u er toch een beetje uitdaging in stoppen, maak er dan een BHAG van: een big hairy audacious goal. Het beste ziekenhuis van Nederland worden, bijvoorbeeld, of het beste vervoerbedrijf van Europa.
Maar eerlijk gezegd heeft de klant daar niet zoveel boodschap aan. Als de NS mij snel en comfortabel van A naar B weet te brengen, maakt het mij echt niet hoe hun collega’s in Denemarken het doen.
2. Maak het gezellig
Wie het kantoor van Microsoft op Schiphol binnenkomt, loopt direct tegen een koffiehoek van The Coffee Company op. Een aardige barrista helpt u aan een panna montata, een americano of een white frozen moka.
Wat is er mis met een koffieautomaat? Weinig. Maar daar gaat het Microsoft ook niet om. Het bedrijf heeft door dat bij het nieuwe werken een kantoor verandert van vaste werkplek in ontmoetingsruimte voor flexwerkers. Juist om zulke ontmoetingen te bevorderen, heeft Microsoft delen van haar pand ingericht als grand café of koffiebar. Met, inderdaad, bijbehorende koffie. Het gevolg is dat meer mensen naar kantoor komen dan waar vooraf op was gerekend, meer ook dan in het vorige pand. Prima! Het nieuwe werken is namelijk niet hetzelfde als thuiswerken.
3. Ga chatten
Uit de praktijk #1
Elke maandag zijn op het kantoor van EMC (ict-infrastructuur) in Nieuwegein veel vaste vergaderingen. Verder zijn er op maandagen ook vaak zogenoemde ‘pizzasessies’, waarin onderling informatie wordt gedeeld en soms gastsprekers worden uitgenodigd.
Uit de praktijk #2
SURFdiensten (ict-adviseur voor onderwijs en onderzoek) voerde in augustus 2010 Het Nieuwe Werken in. Elke derde dinsdag van de maand is er nu een meet & greet, met kennisuitwisseling en een gezamenlijke lunch. Af en toe zijn er externe sprekers.
Uit de praktijk #3
Bij Clansman (online marketing) wordt veel thuis gewerkt. Toch zijn er vaste momenten waarop iedereen aanwezig moet zijn, zoals wekelijkse meetings. Bovendien is er elk kwartaal een etentje met alle medewerkers, waarbij de stand van zaken wordt toegelicht.
Uit de praktijk #4
Decos (software voor document- en informatiebeheer) kent elke 2 weken een ‘binnendag’, die begint met een gezamenlijk ontbijt en waarop alle medewerkers aanwezig zijn. Ook is er elke 2 weken een borrel. In het nieuwe kantoorpand komt een game-room, en is er voor gekozen om slechts 1 koffiepunt te maken, om zo ontmoetingen te stimuleren.
Uit de praktijk #5
In het contact center van Plantronics (een producent van headsets) in Hoofddorp werkt een deel van het team op maandag en dinsdag thuis, een ander deel op donderdag en vrijdag. Op woensdag is iedereen binnen.
Meer praktijkvoorbeelden?
mt.nl/binding Chat iets voor uw puberende kinderen? Nee hoor: chat wordt dankzij het nieuwe werken de komende jaren hét zakelijke communicatiekanaal.
Bij chat heeft u niet de problemen van e-mail (te veel berichten, te weinig reactie) of telefoon (voicemail na voicemail). U ziet meteen of de persoon in kwestie aanwezig is en gestoord kan worden. Een berichtje tikken en binnen een paar seconden antwoord. Makkelijk en efficiënt.
U kunt de chatfunctie bovendien koppelen aan een who is who en zo een eigen, krachtig kennismanagementsysteem creëren. Alleen nog even met elkaar afspreken hoe u met de aan- en afwezigheidsmeldingen omgaat.
4. Organiseer kennissessies
Een belangrijk onderdeel van ‘wat we met elkaar hebben’ is de gezamenlijke kennis die u in uw organisatie in huis heeft. Twee weten meer dan een, maar dat moeten ze dan wel weer van elkaar weten.
Bij het ‘oude’ werken liep u dan even naar de collega van wie u vermoedde dat hij de kennis had. Maar nu die collega ook wel eens thuis werkt, is dat lastiger. Natuurlijk kunt u hem dan een mailtje sturen, maar voor u het weet wordt dat weer een tijdrovend circus. En ja, er is zoiets als het kennismanagementsysteem, maar vaak blijft het lastig om mensen ertoe aan te zetten hun kennis daarin te zetten.
Bij Bhuro, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, hebben ze een oplossing gevonden in de vorm van een tweewekelijkse kennisochtend. De sessie wordt meestal voorbereid door een van de medewerkers, of er komt een extern deskundige langs. De sessies slaan meerdere vliegen in één klap: er wordt kennis uitgewisseld, medewerkers ontwikkelen zich en er wordt tegelijk aan de onderlinge relatie gebouwd.
5. Ga Yammeren
Twitter is een prachtig medium om met uw medewerkers te delen wat u ziet, vindt, en denkt. Is niet alles daarvan geschikt om te delen met de rest van de wereld? Denk dan eens aan de interne variant van Twitter: Yammer. Ook dat is een fantastische manier om elkaar snel en eenvoudig op de hoogte te houden van wat u doet en om kennis te delen. En het is, althans in de basisversie, nog gratis ook.
6. Deel de voortgang
Niet alleen moet iedereen doordrongen zijn van het grote, harige doel dat uw organisatie nastreeft, net zo belangrijk is het dat iedereen weet hoe het staat met het bereiken ervan.
U kunt daarin zover gaan als Hoppenbrouwers Elektrotechniek, waar ieder team zijn eigen ‘doelenbord’ heeft, met actuele informatie. U kunt natuurlijk ook elke maand in de kantine een business update organiseren. Het belangrijkste is dat u als managementteam doordrongen bent van het belang van informatie delen, want alleen dan stelt u uw medewerkers in staat om mee te denken. Alles delen is misschien eng, maar het is wel hét succesrecept voor betrokken medewerkers en een succesvolle missie.
7. Met uitjes graag
De vrijdagmiddagborrel, het personeelsuitje, de verjaardag van de secretaresse, juist bij het nieuwe werken moeten ze in ere worden gehouden. Want als je niet meer elke dag 8 uur met elkaar doorbrengt, moet je nog meer je best doen om elkaar beter te leren kennen. En dat is weer heel belangrijk om goed met elkaar op afstand te kunnen communiceren. Bij een teleconference of chat mis je uitdrukking, lichaamstaal en dergelijke. Dan moet je dus aan een half woord genoeg hebben.
Dat kan alleen als je elkaar goed kent. Dus ga lekker raften in de Ardennen, koeien knuffelen in Brabant of kitesurfen op het IJsselmeer en bedenk: het is voor een goed doel.
8. Is iedereen aanwezig?
Veel managers vragen zich af of ze van hun nieuw werkende medewerkers mogen verlangen dat ze er allemaal zijn bij gezamenlijke activiteiten. Het flauwe antwoord: dat hangt er maar helemaal vanaf. Vindt u een activiteit heel belangrijk, spreek dat dan in elk geval uit. Maar laat de keuze vervolgens toch vooral over aan de medewerker. Het hele idee van het nieuwe werken is ten slotte dat u medewerkers behandelt als volwassen mensen, die zelf heel goed kunnen beslissen waar en wanneer ze hun werk doen. En dus ook of ze wel of niet naar een meeting moeten.
Wat dat betreft is het verhaal van Ricardo Semler wel ontnuchterend. De baas van het Braziliaanse Semco, die ook vindt dat medewerkers zelf wel kunnen beslissen of ze naar een bepaalde meeting komen, had een keer een briljant idee (althans, dat vond hij zelf). Toen hij echter een vergadering uitschreef om dit idee te bespreken, werd hij wel heel hard met zijn eigen regels geconfronteerd: er kwam niemand opdagen. Kennelijk was hij de enige die het een goed idee vond.
Lees ook:
- Waarom het nieuwe werken niet werkt
-
Vogelvrij op de werkvloer
- Het Nieuwe Werken, de kenniswerker wil wel
- Hoe huiselijk mag het kantoor zijn?
