Nederlandse bedrijven maken overuren om te voldoen aan de regels van de commissie-Tabaksblat en de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act. Het bedrijfsleven wordt meer dan ooit onder het vergrootglas gelegd. Gaat al die controle niet ten koste van het ondernemerschap?
De grote accountantsbureaus hebben het er maar druk mee, met de implementatie van de regels van de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act en de Nederlandse corporate governance-code van de commissie-Tabaksblat. Vooral de eisen die worden gesteld aan risicomanagement en financiële verslaggeving zorgen voor lange werkdagen. “Werknemers uit India worden naar de VS gevlogen om hun Amerikaanse collega’s bij te staan,” vertelt Cees Visser van Ernst & Young. “Als ze daar klaar zijn, hopen we de Amerikaanse collega’s in Europa in te kunnen zetten.” Pas halverwege 2005 zal het weer wat rustiger worden, zo verwacht Huub Wieleman van branchegenoot Deloitte. Amerikaanse beursfondsen moeten nog dit jaar hun zaakjes op orde hebben. Nederlandse bedrijven die aan een Amerikaanse beurs genoteerd staan, hebben nog de tijd tot eind 2005. Maar ook die beginnen zich steeds meer te realiseren welke forse inspanningen het nog zal vergen om op tijd aan de nieuwe Amerikaanse wetgeving te voldoen, zegt Visser. “Bovendien grijpen sommige bedrijven de nieuwe regels aan om gelijk alles overhoop te halen: die willen dan bijvoorbeeld ook hun efficiency en automatisering aanpakken. Dat maakt het er natuurlijk niet eenvoudiger op.”
De invoering van Tabaksblat en Sarbanes-Oxley is maatwerk, ook al doen de glimmende folders van de accountants soms anders vermoeden. “Het is een forse operatie,” benadrukt Visser. “We gaan immers naar een situatie van trust me naar show me. Je moet kunnen aantonen dat je de zaken goed voor elkaar hebt. Daar gaat veel tijd en geld in zitten.”
Sancties
Voor het ene bedrijf is de introductie van de code wat minder omslachtig dan voor het andere. Bedrijven die de Amerikaanse regels al hebben toegepast, zijn bijvoorbeeld al wat verder dan ondernemingen die met een schone lei moeten beginnen. “Voor bedrijven die weinig transacties doen, denk aan het onroerend goed, is de regelgeving minder ingrijpend dan een onderneming als KPN, met complexe transactiesystemen,” zegt Wieleman van Deloitte. De meeste bestuurders zijn er dan ook niet blij mee. De controle van de honderden bepalingen en wetsartikelen geeft een hoop zorgen, maar zijn moeilijk te ontlopen. Op 30 juli 2002, luttele maanden na de Enron- en Worldcom-schandalen, werd in de Verenigde Staten de Sarbanes-Oxley Act van kracht. Die is van toepassing op alle ondernemingen die in de VS aan een effectenbeurs genoteerd zijn en hun buitenlandse dochters. In geval van overtredingen kunnen boetes worden opgelegd en strafrechtelijke maatregelen worden opgelegd.
Een jaar geleden kwam de commissie-Tabaksblat in Nederland met zijn eigen code, een vervolg op veertig aanbevelingen van de commissie-Peters uit 1997. “Governance gaat over besturen en beheersen, over verantwoordelijkheid en zeggenschap en over verantwoording en toezicht. Integriteit en transparantie spelen hierbij een grote rol,” zo stelt de commissie. Tabaksblat laat meer ruimte voor interpretatie dan het op regels gebaseerde Sarbanes-Oxley, maar het idee is hetzelfde: de bepalingen moeten leiden tot het herstel van vertrouwen in beursgenoteerde ondernemingen. En als het even kan ook in niet-beursgenoteerde bedrijven, al geldt voor deze groep geen wettelijke verplichting. “Van de juridische tot de financiële afdeling, op alle niveaus heeft het bedrijf ermee te maken,” aldus Wieleman van Deloitte. “Bedrijven zijn er enorm serieus mee aan de slag, zeker gezien de sancties die kunnen worden opgelegd als men zich niet aan de regels houdt.”
Gevoelig
Praten over Tabaksblat blijkt gevoelig te liggen: het gros van de door Management Team benaderde bedrijven bedankte vriendelijk voor een interview. De onzekerheid over wat de regels inhouden speelt daarbij een belangrijke rol, maar ook de vrees dat de naleving van de regels ten koste gaat van het ondernemerschap. Bestuurders kunnen bijvoorbeeld ter verantwoording worden geroepen voor fouten van het management en andere werknemers. En maak dat maar eens waar.
Sommige ondernemingen pakken het daarom extra grondig aan; die verwachten van de managers op de werkvloer dat ze ook nog eens alle risico’s in kaart gaan brengen. En vaak hebben die geen idee waarom het moet of welk voordeel het oplevert. Het leidt in hun ogen alleen maar tot een schijnzekerheid die moet voorkomen dat bedrijven in verlegenheid worden gebracht. “Ik kan me voorstellen dat ondernemers bang zijn dat de bureaucratie gaat toenemen,” aldus Wieleman van Deloitte. “Hun frustratie kan ik me ook heel goed indenken. Veel managers dachten dat ze het goed deden, en nu moet alles weer overhoop worden gehaald. Uiteraard moet je waken voor overkill, maar dat zal de praktijk moeten uitwijzen.” “Bestuurders mopperen onder meer dat ze ieder kwartaal aandelentransacties moeten doornemen,” zegt Kees Cools, hoogleraar corporate finance in Groningen, en adviseur van The Boston Consulting Group. Maar wat hem betreft moeten bestuurders toch maar even door de zure appel heen bijten. Doel van de code is immers een gedragsverandering te bewerkstelligen die bedrijven kan behoeden voor misstappen. Cools, die onderzoek verricht naar de gevolgen van de invoering van corporate governance bij bedrijven, verwacht in elk geval dat Tabaksblat een gunstig effect zal hebben op het toezicht door de raad van commissarissen. “Bij Ahold was die controle duidelijk afwezig. Straks kunnen commissarissen eerder ter verantwoording worden geroepen, als het moet tot aan de rechter toe.” Cools zou dan ook niet graag zien dat de code wordt gebruikt om misstanden toe te dekken, ook al zijn alle regels gevolgd. “Je moet voorkomen dat de regels tot nul gedrag leiden. De code gaat immers over verantwoording afleggen en ethisch handelen. Misstanden afkopen door een lijst met regels af te vinken lijkt me onjuist.”
Fiets
Alhoewel wetenschappelijk onderzoek daar niet meteen op wijst, verwachten de meeste deskundigen dat de regels zullen leiden tot een beter bestuur, al was het maar omdat ondernemingen een uitgebreid risicobeheersing- en controlesysteem moeten hanteren. Ook de controle door accountants wordt strenger. “Vroeger certificeerden de accountants het jaarverslag,” zegt Visser van Ernst & Young. “Je kunt het vergelijken met het goedkeuren van een fiets die uit de fabriek rolt. Nu gaat de accountant ook in de fabriek zelf kijken.” Dat biedt natuurlijk nog geen garantie dat problemen op voorhand voorkomen kunnen worden. Cools noemt als voorbeeld Enron, dat voor de schandalen nog diverse corporate governance-prijzen in de wacht had gesleept. En het is ook nog maar de vraag of als gevolg van Tabaksblat bedrijven niet te veel worden ingeperkt. Tabaksblat mag dan een wake up call zijn voor raden van commissarissen, de commissarissen gaan wellicht straks toch vooral hun eigen positie proberen veilig te stellen. Visser: “Wie krijgen alle egards als het goed gaat? De bestuurders. En wie krijgt het voor de kiezen als het slecht gaat? De commissarissen. Commissarissen zouden uit puur eigenbelang bestuurders volledig kunnen inperken, met als consequentie een risicoloze onderneming zonder veel rendement.” Cools denkt dat bedrijven die weinig ervaring hebben met risicobeheersing moeilijk de risico’s kunnen inschatten. Sommigen zijn er trouwens voorstander van om de regels ook maar meteen bij het midden en kleinbedrijf toe te passen, zolang het maar geen Tabaksblat light gaat worden. “Ik daag iedere bestuurder uit die een uitgedunde versie wil implementeren welke bepaling hij dan niet van toepassing acht,” zegt Visser van Ernst & Young. “Huub Willems, de voorzitter van de Ondernemerskamer in Amsterdam, heeft al eens gezegd dat de code eigenlijk voor alle bedrijven zou moeten gelden, bij wijze van spreken ook voor de bakker om de hoek.”
Imperialistisch
Een speciale monitorcommissie – de commissie-Frijns – gaat volgend jaar onderzoeken hoe de code-Tabaksblat in de praktijk functioneert. Op basis van haar bevindingen kan de code worden bijgesteld of uitgebreid. Cools, die deel gaat uitmaken van de commissie, hoopt dan een onderwerp alsnog bespreekbaar te maken: de koppeling van prestatie aan loon, een onderwerp dat Tabaksblat nu heeft laten liggen. Cools: “Als je op basis van recent onderzoek ziet wat de oorzaak is van de grote bedrijfsschandalen, kom je steeds weer uit bij niet waargemaakte winst- en omzetverwachtingen, die in veel gevallen weer zijn ingegeven door extreem hoge prestatiebeloningen. Om die winst- en omzetverwachtingen te realiseren, zijn sommige ondernemers over de schreef gegaan.” Of Cools medestanders zal vinden voor een minder extreme koppeling van prestatie aan loon moet nog worden afgewacht. Het kan ook heel goed zijn dat de Tabaksblat-regels nog zullen moeten worden veranderd onder invloed van Europese of zelfs Amerikaanse regelgeving. Visser: “Amerikanen redeneren heel imperialistisch: als jullie in Europa geen duidelijke regels hanteren, dan doen wij dat wel voor jullie. Het grote verschil tussen Europa en de VS is dat Europa een code hanteert die op principes en niet op regels is gebaseerd. De Amerikanen beginnen daar nu ook wel belangstelling voor te krijgen, per slot van rekening is Sarbanes-Oxley er in zeer korte tijd gekomen en blijkt niet iedere regel in de praktijk even goed te werken.” Daarnaast is er een groeiende belangstelling voor een Pan-Europese regelgeving, zegt Visser. “Bolkestein heeft zich daar al eens sterk voor gemaakt. Het ligt alleen nog wat moeilijk doordat de Europese lidstaten diverse rechtssystemen kennen.” Visser vermoedt dat als de economie weer aantrekt en bedrijven weer gaan presteren de regels weer naar de achtergrond verdwijnen en niemand meer aan Tabaksblat denkt. Totdat het weer misgaat. Visser: “Waar ik bang voor ben is dat er dan kleilaag op kleilaag aan regels wordt gestapeld. Dat lijkt me niet wenselijk en eerlijk gezegd ook niet nodig.”
Minimaal twee ton per jaar
Financieel adviesbureau The Johnson Group schat de initiële kosten om te voldoen aan de bepalingen van de Sarbanes-Oxley Act op een bedrag van 3,5 tot 9 miljoen dollar per onderneming met een omzet van ten minste 3 miljard dollar. De jaarlijks terugkerende kosten worden geraamd op 2,8 tot 8 miljoen. Volgens Ernst & Young, dat een steekproef nam onder 25 Nederlandse ondernemingen waaronder Versatel, Boskalis, Fugro, Gouda Vuurvast en Van Lanschot, bedragen de kosten voor een gemiddelde smallcap zo’n 1 miljoen euro. De jaarlijkse kosten variëren van 180.000 tot 450.000 euro. Die uitgaven hebben onder meer betrekking op het invoeren en onderhouden van een klokkenluiderregeling en het onderhouden van interne procedures en rapportages.
Connexxion: niet aan de beurs, toch gehoorzaam
Voor bestuursvoorzitter Peter Kortenhorst van vervoersbedrijf Connexxion, eigendom van de staat, stond de code-Tabaksblat al heel vroeg op de agenda. En dat terwijl Connexxion als niet-beursgenoteerde onderneming de regels rustig aan zijn laars zou kunnen lappen. “Ik werkte hiervoor bij een familiebedrijf,” zegt Kortenhorst, “en daar waren die afspraken niet nodig. Maar we hadden ook een Amerikaanse dochter die zich aan strenge regels heeft te houden. Zo werden we er eigenlijk al vroeg mee geconfronteerd.” Voor Kortenhorst is het belangrijk dat de nieuwe regels transparantie bieden en voorkomen dat de aandeelhouders onaangenaam verrast worden. “Ik heb een hekel aan verrassen en verrast worden. Dat voorkom je door met iedereen dezelfde afspraken te maken. Dat vind ik ook het sterke aan Tabaksblat.”
Daarnaast is Kortenhorst van mening dat Connexxion als grote werkgever in Nederland (top 20) een voorbeeld moet stellen. “We opereren als vervoerder nu eenmaal in het publieke domein, dan moet je ook verantwoording kunnen en willen afleggen.” Connexxion heeft volgens Kortenhorst 95 procent van de bepalingen overgenomen. De rest is niet van toepassing op Connexxion als niet-beursgenoteerde onderneming of moet nog nader bekeken worden. Connexxion denkt de regels in elk geval al vanaf 1 januari 2005 geïmplementeerd te hebben, onder meer door het gebruik van een zogenoemd managementinformatieportal, waardoor de kosten konden worden beperkt. Daarnaast zullen de werknemers per brief worden geïnformeerd, bijvoorbeeld over de klokkenluiderregeling. “Ik weet dat ondernemers niet onverdeeld gelukkig zijn met Tabaksblat. Men vindt het te duur en dat het meer om regels dan om ondernemen gaat, maar dat is volgens mij niet de kern van de zaak. Tabaksblat zou de basis moeten zijn van waaruit je werkt. Natuurlijk moet je je eigen mensen kunnen vertrouwen, maar het is ook heel prettig om te weten dat niet iedereen achter je rug dingen aan het doen is die het bedrijf schade berokkenen.” Korstenhorst is echter geen voorstander van de ontkoppeling van loon en prestatie, een heet hangijzer in de discussie over Tabaksblat. Volgens Kortenhorst moet je inzichtelijk maken waarom iemand zich gedraagt zoals hij zich gedraagt. “Als de beloning er op gericht is dat er veel diesel wordt gebruikt in bussen, dan zult u snappen dat ik bussen koop met een hoog dieselverbruik. Maar het wordt toch wel erg lastig als ik mijn mensen geen prikkel meer zou kunnen geven om ze vooruit te branden.”
Allemaal regels
Ondernemingen als ABN Amro, Buhrmann, Unilever en Akzo Nobel hebben zowel een beursnotering in Amsterdam als New York. Zij moeten dus aan beide regimes voldoen. De meest ‘belastende’ bepaling van de Sarbanes-Oxley Act is artikel 404, waarin eisen worden gesteld aan de aantoonbare beheersing van de interne procedures voor externe financiële verslaglegging. Het management moet hier jaarlijks een formele verklaring over afleggen. De meest ‘belastende’ bepaling van de code-Tabaksblat is II.1.4. Daarin wordt van de raad van bestuur verlangd dat zij in het jaarverslag verklaart dat de risicomanagement- en interne beheerssystemen adequaat en effectief zijn. Wat neerkomt op grondig testen. De strekking van de door Tabaksblat gevraagde verklaring is daarmee veel breder dan vereist wordt door Sarbanes-Oxley.
