We e-mailen wat af met z’n allen. Dat kost niet alleen veel tijd, maar ook nog eens bakken met geld.
Britse en Australische onderzoekers hebben in kaart gebracht wat de financiële gevolgen zijn van slecht e-mailbeheer. Gaat u er gerust even voor zitten, want… 5700 tot 11.500(!) euro maar liefst voor een gemiddeld bedrijf. Om wat voor berichten het gaat? Mails die naar de verkeerde mensen worden gestuurd, berichten waar iemand veel tijd in steekt, maar inhoudelijk totaal irrelevant zijn en mailtjes die niet goed duidelijk maken wat de afzender nu eigenlijk wenst, met als gevolg dat er niets gebeurt. Van de 100 zakelijke e-mails die worden verstuurd, zijn er volgens de ontvangers 46 niet duidelijk genoeg. Ook blijkt in de praktijk dat mails die meteen om actie vragen regelmatig ondersneeuwen in de berichtenstroom en dus niet worden opgepikt. Eén van de onderzochte bedrijven, waar 6.000 medewerkers dagelijks hun e-mailprogramma gebruiken, bleek op deze manier elk jaar 17 miljoen euro te verspelen.
Effectief met Outlook omspringen
Naast al deze e-mailmissers slokt Outlook ook nog eens een flink deel van onze effectieve werktijd op. Medewerkers die de hele dag hun mailprogramma aan hebben staan, zijn bewezen minder productief. En ook dat kost de werkgever geld. Met behulp van deze 6 tips voorkomt u dat de mail een belangrijk deel van uw werkdag opslokt.
1. Weg met die pop-up
Verschijnt er bij elk nieuw bericht een pop-upje op het scherm? Zet deze functie dan uit. Het leidt uw aandacht namelijk alleen maar af van het werk dat u op dat moment doet. Het zappen naar Outlook snoept al snel vijf tot minuten van uw werktijd af. Zo lang kost het namelijk om uw volledige concentratie weer terug te winnen.
2. Hap niet meteen toe
Antwoord niet meteen op iedere mail die binnenkomt. Hoewel u misschien zult denken dat elk binnengekomen bericht om onmiddellijke actie vraagt, is het tegendeel doorgaans waar.
3. Vaste mailmomenten
Kies een drie tot vier momenten per dag uit waarop uw de stroom met nieuwe berichten in één keer afhandelt. Voor het ene bericht betekent dat antwoorden, voor het andere deleten en weer een ander moet wellicht worden doorgestuurd. Houd vast aan deze standaard mailmomenten. Uw klanten en collega’s zullen daar dan spoedig aan gewend zijn.
4. Mapjes maken
Ontvangt u dagelijks tientallen mailtjes? Maak dan aparte mappen aan in Outlook. Met behulp van zogeheten rules geeft u aan in welke map de afzender belandt. Zo houdt u uw inbox overzichtelijk en voorkomt u dat berichten van belangrijke mensen ongelezen wegkwijnen tussen junkmail.
5. Wees direct duidelijk
Veel tijd gaat op aan heen-en-weer gemail tussen u en een collega of klant. Gaat u die stroom aan berichten aan het einde van de rit analyseren, dan ontdekt u waarschijnlijk al snel dat de meeste daarvan overbodig zouden zijn geweest als de boodschap van meet af aan duidelijk was. Formuleer uw bedoelingen met andere woorden helder en compleet. Zet er ook bij wanneer en of u een antwoord verwacht.
6. Gebruik sneltoetsen
Sneltoetsen kunnen u helpen om sneller door Outlook heen te bladeren. Meer weten over dit onderwerp? MT schreef er onlangs dit artikel over: bespaar een uur per dag met sneltoetsen.
Lees ook:
- 10 manieren om een uur per dag te winnen
- Lees sneller dankzij deze simpele trucs
- Met deze 4 stappen verwerkt u een project 2 keer zo snel
- De agenda van de Nederlandse manager
- 25/7: gratis extra tijd
