De inkoper hoeft niet te weten hoe leveranciers het doen, als ze het maar goed doen, zegt BVP-grondlegger Dean Kashiwagi.
Of het debacle met de Fyra ermee te voorkomen was, is moeilijk te zeggen. Maar aanbestedingen, vooral van de overheid, kunnen stukken beter als er niet alleen op de prijs wordt gelet, zegt Dean Kashiwagi. De hoogleraar inkoop aan de Arizona State University geldt wereldwijd als de grondlegger en dé expert op het gebied van ‘Best Value Procurement’, in goed Nederlands: prestatie-inkoop. Het is een theorie die sinds een jaar of 5 sterk in opmars is onder inkopers.
INKOPERS WEER POSITIEVER
De Nederlandse inkopers zijn in bijna 2,5 jaar niet zo positief geweest als nu. De Nevi Index, een cijfer dat het vertrouwen van inkoopmanagers weergeeft, steeg in augustus naar 53,0, het hoogste cijfer in 27 maanden. De oorzaken: stijgende export bij vooral producenten van halffabrikaten en investeringsgoederen en toenemende binnenlandse vraag. Die binnenlandse vraag neemt enerzijds toe door een inhaalslag, maar ook door nieuwe producten, aldus de Nevi. 'Goed nieuws dus', concludeert Arjan van Weele, de Eindhovense hoogleraar inkoopmanagement.De theorie is dat het afgelopen moet zijn met de aanbestedingen waarbij de klant het eindproduct voorschrijft en degene die voor de laagste prijs inschrijft, de deal wint. In plaats daarvan denkt Kashiwagi dat de aanbieder de expert is, en dat de opdrachtgever dus beter op expertise zou moeten kiezen dan op prijs. Daardoor doen niet alle leveranciers hetzelfde kunstje, maar onderscheiden ze zich juist meer en ontstaat meer ruimte voor innovatie. Wat uiteindelijk leidt tot betere klanttevredenheid, is Kashiwagi’s overtuiging. Wat daarvoor nodig is, zijn geen uitgebreide offertes met gedetailleerde bestekken, maar juist aanbiedingen van slechts een paar A4'tjes, hoe groot de aan te besteden klus ook is, en daarna interviews waarin beide partijen vertrouwen in elkaar uitspreken. Het traditionele inkoopmodel draait te veel om wantrouwen en dat leidt altijd tot suboptimale resultaten, stelt de hoogleraar.
In aanloop naar het Best Value Business-congres op 9 oktober in Amsterdam sprak MT hem over zijn visie, die snel terrein wint in het wereldwijde bedrijfsleven.
MT: In Nederland zoeken grote bedrijven elkaar momenteel op om samen in te kopen. Werkt dat?
Kashiwagi: ‘Ik geloof daar niet echt in. Als het gaat om formele partnerships, samenwerkingen en het werken met (onder)aannemers, dan is het niet goed, denk ik. Organisaties moeten zich niet richten op het vormen van relaties, maar ze moeten prestaties meten om daarmee transparantie te creëren en deze gebruiken om hun inkoop te verbeteren.'
Is centralisatie van inkoop de beste manier om de organisatiedoelen te bereiken?
‘Centralisatie is op zichzelf niet slecht. Alleen: als het ertoe leidt dat alleen op basis van prijs wordt gekozen, en de prijs van de leverancier steeds verder naar beneden wordt onderhandeld, en de inkoper bepaalt wat de verkoper moet gaan doen, dan is dit niet optimaal. In de inkoop van diensten is centralisatie sowieso niet optimaal, tenzij er op de centrale inkoopafdeling een visionair zit die begrijpt wat ‘best value’ inhoudt.’
Wat is de essentie van die Best Value-methode?
‘Voor mij gaat het in de eerste plaats om transparantie en het gebruik van kengetallen, twee dingen die overigens nauw met elkaar samenhangen. En als resultaat daarvan gaat het om verantwoordelijkheid en gebruik van expertise.’
Wat is het belang van transparantie?
‘Transparantie leidt tot een nieuw risicomodel. Deze methodiek zorgt ervoor dat de leverancier risico’s kan minimaliseren die buiten zijn controle liggen. Dat kan de kosten met zeker 20 procent verminderen.’
Hoe dat zo?
‘Experts kunnen in de toekomst kijken. Ze kunnen voorzien welke risico’s zullen optreden, waar ze geen controle over hebben. Maar ze weten ook zelf het best hoe deze risico’s te minimaliseren, en – als deze risico’s zich voordoen – hoe er zo min mogelijk tijd en kosten aan te spenderen.’
Je pleit voor alignment tussen inkoper en leverancier. Zijn er situaties denkbaar waarbij dat alignment niet nodig is?
‘Ja. Als er geen expertise nodig is, de leverancier niet hoeft te denken in het belang van de klant en er geen continue verbetering of verhoging van het serviceniveau nodig is. In alle andere gevallen helpt alignment tot betere inkoopbeslissingen te komen.’
Je zegt dat inkopers feitelijk geen kennis hoeven te hebben van wat ze inkopen. Maar hoe kunnen ze dan het resultaat beoordelen?
‘De leverancier is de expert. De inkoper moet kijken naar wat wordt gepresteerd, niet naar hoe die prestaties tot stand komen. Dat is de traditionele MDC-methode, oftewel: management, direction en control. De praktijk heeft laten zien dat die methode zelden tot de beste resultaten leidt. Het is een natuurwet dat MDC altijd leidt tot inefficiëntie, hogere kosten en lagere kwaliteit in de dienstverlening, omdat er voor de leverancier geen prikkel is om het beter te doen.’
Maar de leverancier zal zijn risico’s toch liever afdekken dan minimaliseren?
‘Risico kan niet worden afgedekt. Een risico is gecreëerd door iemand die geen expert is, maar wel verwachtingen heeft.’
Je houdt niet van dichtgetimmerde contracten, waarin tot op de millimeter de afspraken worden vastgelegd. Moeten juristen al vrezen voor hun baan?
‘Juristen die experts zijn in hun professie kunnen waarde toevoegen. Dat zijn in mijn ogen juristen die zorgen voor minimale MDC, transacties en vereisten die de overheadkosten van de dienstverlening verhogen. Zulke juristen hoeven wat mij betreft niet te vrezen voor hun baan.’
Kun je een voorbeeld geven waar de Best Value-methode veel beter werkte dan de traditionele inkoopmethode?
‘Toevallig komt een mooi voorbeeld uit Nederland. Daar wilde Rijkswaterstaat voor 1 miljard euro aan snelwegen aanbesteden. Dat deden ze via een licht aangepaste vorm van mijn Best Value-model, maar desalniettemin leverde het een aanzienlijk kortere aanbestedingsperiode op, halvering van de kosten en een 25 procent snellere opleveringstijd.’
In Nederland zijn de krachten op het gebied van Best Value gebundeld in de Vereniging Best Value Nederland. Dean Kashiwagi is een van de sprekers op het Best Value Business-congres op 9 oktober, bij Artis in Amsterdam, dat de vereniging organiseert samen met Buyers United. Lezers van MT krijgen 10% korting op de entreeprijs, als ze zich voor 12 september inschrijven met de code ‘BVP-MT’.
Beeld via Flickr
