Werkgevers werven niet, maar achtervolgen hun toekomstige medewerkers. In enorme databestanden ligt de informatie van potentiële werknemers opgeslagen. Tegen de tijd dat nieuw talent nodig is, zijn de beste kandidaten snel op te sporen.
Een kerstkaart van uw werkgever, dat is niet vreemd. En een verjaardagskaart van het bedrijf waar u laatst nog bent afgewezen? Of een uitnodiging voor een workshop van een bedrijf dat u ooit hebt aangeklikt op internet? Dit gebeurt nog niet, maar gaat de komende jaren beslist veranderen. Grote bedrijven als AtosOrigin en de Rabobank maken zich op om databases vol te proppen met gegevens van sollicitanten en voormalige werknemers. Zo heeft AtosOrigin al een digitaal bestand met zeker tienduizend namen. Ook de Rabobank werkt hard aan iets soortgelijks. En de komende jaren, zo is de verwachting, zullen veel grote bedrijven hun voorbeeld volgen.
De mensen waarvan de gegevens in deze bestanden zijn opgeslagen, zijn ooit op een of andere manier zakelijk in contact gekomen met de betreffende bedrijven. Ze hebben er gesolliciteerd, een poosje gewerkt of informatie opgevraagd over vacatures. Vanaf dat moment staan ze te boek als strategisch doelwit van de bedrijven die kosten noch moeite sparen om met hen in contact te blijven. Die interesse heeft alles te maken met de schaarste op de arbeidsmarkt. De vraag naar gekwalificeerd personeel is onverminderd groot. Het is niet meer verantwoord om de instroom van hooggekwalificeerde medewerkers over te laten aan het toeval of ad hoc wervingscampagnes.
“Persoonsgegevens zijn nu het gouden ei,” verklaarde Erwin van Iersel, directeur van Start Nederland, onlangs in een interview. “Wij willen graag op een aantal momenten in iemands leven aanwezig zijn. Neem bijvoorbeeld iemand die een hbo-v opleiding volgt. Die komt binnen bij een van onze vestigingen, op zoek naar een vakantiebaan. Als blijkt dat er nog twee jaar gestudeerd moet worden, slaan we de gegevens op in de centrale database. Na twee jaar bellen wij met de vraag of de persoon in kwestie – die volgens de gegevens inmiddels is afgestudeerd – geïnteresseerd is in een baan. Na een aantal jaren belt Start opnieuw met de vraag of er interesse bestaat voor een carrièrestap.”
Kapper
Vooral grote bedrijven besluiten een bestand op te bouwen van potentiële werknemers. Wie nu niet bruikbaar is, is dat op een later moment misschien wel. Het kan gaan om werkstudenten die na hun afstuderen en een paar jaar werkervaring, rijp zijn voor de pluk. Of om deskundigen van wie het specialisme over een paar jaar heel goed van pas kan komen. Of voormalige werknemers die eigenlijk best nog een keer bruikbaar zijn, verrijkt met extra kennis en ervaring. Wel moet de werkgever deze mensen te zijner tijd weten te vinden en ze op dat moment overhalen de beschikbare baan te accepteren. De relatie tussen werkgever en kandidaat-werknemer moet al die tijd worden onderhouden. De werkgever moet regelmatig iets van zich laten horen. Bovendien moet hij er blijk van geven zijn pappenheimers te kennen.
“Vergelijk het met een kapper,” zegt Leon Willemsens, consultant bij Ecruitment, een Amsterdams bureau dat zich toelegt op ondersteuning van bedrijven die grote aantallen werknemers en kandidaten in dienst willen nemen. “Na een paar bezoeken ontstaat er een band en weet de kapper zelfs hoe de klant zijn koffie drinkt. Maar die persoonlijke eigenschappen herinner je je alleen als je in contact met ze blijft. Doe je dat op een goede manier, dan kost het uiteindelijk minder moeite als je die mensen nodig hebt.”
Bij rekrutering gaat het om heel wat meer mensen dan een gemiddelde kapper te knippen krijgt. Multinationals nemen jaarlijks honderden en soms zelfs duizenden nieuwe medewerkers aan. Die willen ze graag op voorraad hebben. Bedrijven zullen daarom honderdduizenden of zelfs miljoenen mensen in hun bestanden moeten hebben. Evenals op de 'gewone' arbeidsmarkt is niet iedereen in het bestand bruikbaar of enthousiast.
Om tot in detail op de hoogte te zijn van al die mensen, moeten bedrijven informatie inwinnen en ze vervolgens op de goede manier te benaderen. “Wij weten zelfs de verjaardagen van alle medewerkers,” zegt Hendrik-Jan Guiting, recruiter bij AtosOrigin, een bedrijf met zesduizend werknemers in Nederland en 28.000 wereldwijd. “We kunnen ze dus af en toe een kaartje sturen of uitnodigen voor onze evenementen. Het kan interessant zijn om mensen te volgen voor wie je nu geen plaats hebt. Over een paar jaar hebben ze misschien genoeg ervaring om wel in dienst te treden. Of ze zijn tot de conclusie gekomen dat het gras bij de buren niet groener is dan bij ons.”
Voorlopig blijft deze vorm van rekrutering beperkt tot de Nederlandse arbeidsmarkt, maar de bedoeling is om de database voor alle vestigingen in de wereld toegankelijk te maken. “Stel je voor dat je op zoek bent naar specialisten die met Javascript kunnen werken,” zegt Guiting. “Dan zoek je in het systeem heel eenvoudig naar mensen die deze deskundigheid beheersen, en kun je ze benaderen door bijvoorbeeld een e-mail te sturen.”
Peperduur
De kosten van rekrutering zijn enorm, vooral voor grote bedrijven waar het permanent wemelt van de vacatures. In de IT-sector is de prijs voor een gemiddelde werving tussen de 15.000 en 20.000 gulden. Komt er een headhunter aan te pas, dan overschrijdt dat bedrag al snel de 50.000 gulden. Zulke prijzen rechtvaardigen de aanschaf van peperdure geautomatiseerde systemen. “Vooral door de tijd die je er aan moet besteden, blijft rekrutering een grote investering,” zegt Guiting. “Vroeger deed men het erbij, nu is het een strategisch onderdeel van het beleid. Wij hebben 38 mensen in dienst die zich bezighouden met rekrutering. Onze wervingsbehoefte is groot, want wij moeten groeien.”
Veel bedrijven zijn echter nog niet zo ver dat zij sollicitanten en ex-werknemers succesvol kunnen volgen. Laat staan dat zij weten wanneer zij de goudhaantjes met succes kunnen vangen. Het inrichten van systemen voor de opslag van persoonsgegevens vergt veel tijd en energie. Niet alleen kandidaten van buiten de organisatie moeten in het systeem worden opgeslagen, ook de bestaande medewerkers horen in de database. Daarnaast is er een backoffice nodig, die in staat is de database permanent te voeden.
De Rabobank heeft inmiddels een systeem waarmee open sollicitaties via internet centraal kunnen worden opgeslagen. De diverse bedrijfsonderdelen kunnen daaruit putten. Maar gerichte sollicitaties zijn nog niet in deze database terug te vinden. Het actief onderhouden van relaties met vroegere sollicitanten is voor de Rabobank nog een brug te ver.
Toch is het een kwestie van tijd voordat werkenden de priemende ogen van begerige werkgevers in hun rug voelen. Vriendelijke briefjes en telefoontjes gaan de realiteit bepalen. Vooral hoogopgeleiden zullen daarmee te maken krijgen. Zij zijn gemakkelijke prooien voor recruiters, omdat ze – via universiteiten en hogescholen – eenvoudig te lokaliseren zijn.
De aanpak werkt alleen als de computer het vuile werk doet. “Ik heb vroeger bij Unilever gewerkt,” zegt Willemsens van Ecruitment. “Daar werd ik beoordeeld als een regretted loss, iemand die men wel weer eens wil terughalen. Nog steeds heb ik contact met mijn toenmalige manager en af en toe gaan we uit eten. Maar als die man weggaat, is er waarschijnlijk niemand meer die zich mij nog herinnert bij Unilever. Als ze de informatie over mij in een database stoppen, zijn ze niet langer afhankelijk van die ene persoon. Nu is het overzicht van mogelijk interessante kandidaten min of meer toeval.”
Sporen achterlaten
IT-leveranciers en adviesbureaus slaan deze ontwikkeling met genoegen gade. Zij maken zich op om diensten en producten te slijten voor opslag en beheer van enorme databestanden met honderden en zelfs miljoenen persoonsgegevens. Tom Siebel, ceo van Siebel Systems, verwacht dat de verkoop van ondersteunende software records zal breken. Vooral aanbieders van application service providers zien hun kans schoon. Die bieden bedrijven de mogelijkheid hun software en gegevens extern onder te brengen. Een heel wat goedkopere manier dan zelf systemen bouwen en onderhouden.
Maar bij het nauwgezet volgen van werknemers in spe komt meer kijken dan alleen technologie. De beheerders moeten wijs kunnen worden uit de gegevens en moeten er ook nog iets nuttigs mee kunnen doen. Het bedrijf Ecruitment heeft daarvoor een proces vervaardigd en de gepatenteerde naam ERM meegegeven, wat staat voor Employee Relationship Management. Dit systeem is gebaseerd op het reeds beproefde crm, een door marketeers toegepaste methode voor het benaderen en verleiden van klanten op basis van moderne informatietechnologie. Voortaan geldt de potentiële werknemer als een klant die in zes stappen aan de organisatie moet worden gekluisterd. De werkgever begint met zich te positioneren op de arbeidsmarkt om uiteindelijk zorgvuldig gedefinieerde doelgroepen met gerichte acties te bestoken.
Belangrijk is wel dat potentiële kandidaten reageren, want zij moeten sporen achterlaten. Recruiters kunnen op die manier voortdurend nieuwe informatie aan hun dossiers toevoegen, zodat de opgeslagen informatie niet veroudert. Het doelwit mag immers niet uit het oog worden verloren. Of recruiters die informatie ook werkelijk krijgen, hangt deels af van hun eigen vernuft. Zij moeten de interesse van de sollicitanten in wording wekken, anders bloeden de contacten dood. Een deel van de relaties is sowieso niet bruikbaar. Er zijn altijd afgewezen sollicitanten die niets meer willen weten van die brute werkgever waarvoor ze niet goed genoeg waren. En ook kan de belangstelling van mensen uit de database verslappen, bijvoorbeeld als ze inmiddels een goede baan hebben.
Geen blauwdruk
Het rendement van de kostbare achtervolging hangt ook af van de inrichting van de database. De opgeslagen informatie moet effectief zijn gerangschikt. “Een blauwdruk bestaat niet,” zegt Willemsens. “De inrichting van de database hangt op de eerste plaats af van de mensen die je zoekt en wat je ermee wilt bereiken. Je moet de database op de beste manier segmenteren. Dat wil zeggen dat je mensen onderscheidt naar bijvoorbeeld leeftijd, ervaring en opleidingsniveau. Iemand van 25 benader je anders dan iemand van 50 jaar.”
De schoen wringt nog wel eens op de plek waar de gegevens worden opgeslagen. Een keuze voor centrale verwerking van persoonsgegevens verschuift bevoegdheden binnen een organisatie. Decentrale afdelingen moeten plotseling zeggenschap afstaan aan de centrale leiding. Dat vloekt met het beleid van bedrijven die juist kiezen voor een decentrale organisatie. Lokale managers zijn niet blij als ze hun personeelsdossiers aan het centrale gezag moeten afstaan en de vraag is vervolgens of zij daaraan willen meewerken.
Een concern als Vendex/KBB, met een groot aantal ketens, voelt niets voor centrale opslag van persoonsgegevens. “Wij willen een decentrale organisatie blijven,” stelt Ad de Jong, personeelsmanager bij Vendex/KBB. “De bedrijfsonderdelen zijn zelf verantwoordelijk voor hun personeelswerving. Als we dat centraliseren, halen we de verantwoordelijkheid bij hen weg. En dat past niet in onze formule.”
Menige multinational denkt daar echter anders over. Centrale aansturing van rekrutering kan miljoenen guldens besparen en een verantwoorde personeelsvoorziening garanderen. Niet langer zitten personeelsfunctionarissen op verschillende afdelingen te worstelen met vacatures en vermoeiende wervingscampagnes. Eén druk op de knop en de kandidaten lichten op het computerscherm op. Dat is tenminste de grote belofte. “Wij moeten er nog ervaring mee opbouwen,” zegt Guiting van AtosOrigin. “Dit is zaaien voor de toekomst, maar ik ben ervan overtuigd dat het vruchten gaat afwerpen.”
Wat zegt de wet
Werkgevers die gegevens van sollicitanten, ex-medewerkers en andere potentiële werknemers in databanken willen opslaan, moeten rekening houden met de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet stelt voorwaarden aan opslag en gebruik van persoonsgegevens. Bedrijven die van plan zijn potentiële werknemers jarenlang te volgen, hebben echter weinig te duchten van deze wet. Als zij een prooi in kennis stellen van het voornemen zijn persoonsgegevens op te slaan, is er niets aan de hand. Daarnaast moet een werkgever duidelijk maken met welk doel hij dat wil. Wel moet de kandidaat in spe expliciet toestemming geven. Blijft een reactie achterwege, dan wordt de werkgever geacht de gegevens in de papierversnipperaar te stoppen.
Als de betrokkene toestemming heeft gegeven, gelden nauwelijks verdere restricties. Het enige is dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de beoogde werving mogen worden gebruikt. De gegevens gebruiken om bijvoorbeeld nieuwe orders binnen te halen, is niet toegestaan. Voor de opslag en het gebruik van de gegevens geldt geen verjaringstermijn. Ook als de gegevens verouderd zijn, hoeven ze niet te worden verwijderd. Maakt de persoon in kwestie op welk moment dan ook bezwaar tegen verdere opslag van zijn gegevens, dan rest weer de papiervernietiger.
Bedrijven die deze bepalingen aan hun laars lappen, hoeven niet te vrezen voor de machtige arm der wet. De Registratiekamer, die toeziet op handhaving van de wet, past wel op zondaars achter de broek te zitten. “Wij zijn geen privacy-bromsnorren,” zegt Gert Onne van de Klashorst van de Registratiekamer. “Daar hebben wij de mensen helemaal niet voor. Mensen en bedrijven dienen hun eigen verantwoordelijkheid te nemen. Onze taak bestaat in de eerste plaats uit het adviseren van de regering. Pas als er maatschappelijke onrust ontstaat, stellen wij onderzoek in.”
