Een verwaarloosde organisatie, dat zou er zo kunnen uitzien… De vergadering van het managementteam staat op de agenda. De voorzitter is er niet, dus jij begint maar vast. Na 20 minuten komt hij rustig binnen kuieren, zonder zich te verexcuseren. Er staan 18 punten op de agenda waarvoor 1 uur is uitgetrokken. Dat ga je niet redden.
Medewerkers kijken doorlopend op hun mobiele telefoons, handelen mails af, sturen sms’jes. Af en toe wordt een flauwe grap gemaakt. Er moet een belangrijk besluit genomen worden. Er wordt heen en weer gepraat, maar uiteindelijk blijft onduidelijk wat nou precies besloten is. Je krijgt de indruk dat twee medewerkers ruzie hebben – niemand zegt er iets van. En ’s avonds vraag je je af hoe het toch komt dat je zo uitgeput bent. Leeggezogen.
Een verwaarloosde organisatie, het zuigt je leeg
Dit is een typisch voorbeeld van een ‘verwaarloosde organisatie’, zegt organisatieadviseur Joost Kampen, die een gelijknamig boek over het fenomeen schreef. Hij promoveerde erop (zie zijn 19 signalen van verwaarlozing onderaan dit artikel). Elke organisatie is in ontwikkeling, zegt Kampen, net als een kind in ontwikkeling is. Managers zijn er om die ontwikkeling te begeleiden.
Kampen: ‘En doen ze dat niet goed, dan vertonen hun medewerkers na verloop van tijd hetzelfde gedrag als dat van verwaarloosde kinderen. Ze worden cynisch, onverschillig, oneerlijk, onverantwoordelijk, keren zich innerlijk af van de zaak. Ze beginnen te roddelen, verliezen respect voor de leiding. Ze worden bang voor verandering en kunnen nieuwe eisen niet aan.’
Symptomen van verwaarlozing
Wanneer er in een verwaarloosde organisatie een nieuwe manager komt, gaan de medewerkers zich verzetten. Soms openlijk, maar vaker nog verhuld. Ze boycotten en saboteren alle pogingen om de boel weer op de rails te krijgen. Ze klagen over het nieuwe bewind, spelen het op de man en verspreiden giftige geruchten.
Ze gaan in de ‘overlevingsstand’: alles moet bij het oude blijven, want elke verandering bedreigt hun coconnetje. Het is een sfeer die tot in de haarvaten van de bedrijfscultuur gaat zitten. Ook nieuw personeel dat integer en vol goede moed instapt, wordt er al snel mee besmet.
Hoe langer de verwaarlozing duurt, hoe ernstiger de symptomen. Net zoals verwaarloosde kinderen leren te overleven in het liefdeloze klimaat van thuis, zo leert ook het personeel in een verwaarloosde organisatie te overleven.
Verwennende verwaarlozing
De oorzaak is meestal – net als bij ouders en verwaarloosde kinderen – een gebrek aan tijd en aandacht. Kampen: ‘Als je letterlijk geen tijd hebt voor je medewerkers, raak je het contact kwijt.
- Word je voortdurend weggezogen van het primaire proces?
- Ben je steeds met andere dingen bezig, fysiek niet op de werkplek aanwezig?’
Verwaarlozing ligt op de loer.
Als ouders hun afwezigheid – uit schuldgevoel – compenseren met enorme cadeaus en toegeeflijkheid, noemen we het ‘verwennende verwaarlozing’. Ook dat komt in bedrijven voor. Sommige managers bieden geen structuur. Ze zien grensoverschrijdend gedrag door de vingers.
‘Verwennend verwaarlozen is altijd maar ja zeggen, toegeeflijk zijn’, zegt Kampen. ‘Beloningen staan niet meer in verhouding tot prestaties. Of er zitten perverse prikkels in, zoals bij veel publieke organisaties die met marktwerking te maken krijgen.’
Zelfsturende teams in bedrijven zijn vaak een vorm van verwaarlozing
Ook ‘zelfsturende teams’ vindt Kampen vaak een vorm van verwaarlozing. ‘Een team dat veel zelfstandigheid aankan, is het eindstadium van een ontwikkelpad. Daarmee kun je niet beginnen. Dan wordt het oorlog, gaat het recht van de sterkste heersen en krijgt iemand die wil groeien geen kans. Pas als mensen elkaar ook op emotioneel gebied kunnen aanspreken, is er die rijpheid.’
In het boek De Bijenherder legt Rini van Solingen zelfsturende teams als volgt uit: ‘Mensen gaan werken in teams die zelfsturend zijn: de teamleden mogen zelf kiezen hoe ze hun werk doen en worden geacht zelf beslissingen te nemen. Het management wordt geacht alleen te kijken naar het resultaat, en vooral ruimte en middelen te geven.’
Verwaarloosde organisaties – Introductie van een nieuw concept voor organisatieprofessionals is geschreven door Joost Kampen. Het boek is onder meer te koop bij managementboek.nl.
Hoe herstel je een verwaarloosde organisatie?
#1 Bouw aan een goede relatie
Ook daar werpt de vergelijking met opvoeding licht op de zaak. Als pleegouders een verwaarloosd kind in huis krijgen, moet er eerst een basis gelegd worden, een relatie. Dat is in een organisatie niet anders. Dat bereik je door aanspreekbaar te zijn, door de confrontatie aan te gaan, binnen een voorspelbare structuur.
#2 Doe een paar stappen terug en begin opnieuw
Ten tweede moet je niet te snel te veel verwachten; je doelen – op prestatieniveau – aanvankelijk laag stellen. Kampen: ‘Je moet een paar stappen terug doen en het daar herstellen waar het is misgegaan. Bijvoorbeeld: er zijn al drie jaar geen functioneringsgesprekken meer gevoerd. Dan gaan we daar weer eens mee beginnen.’
‘Of: het werkoverleg wordt regelmatig afgeblazen. Doen we niet meer! We maken het misschien een uurtje korter, maar wekelijks hebben we werkoverleg, zodat mensen hun vragen kwijt kunnen. Kennis bijhouden? Dat is misschien een hele tijd in het slop geraakt, maar begin er weer mee. Dat is herstel.’
#3 Ga niet marchanderen
Het kan 1 of 2 jaar duren, weet hij uit ervaring, voor het herstel vruchten begint af te werpen. Maar dan komt het ook resoluut. ‘Pas als mensen in de gaten krijgen dat ze niet meer ermee wegkomen, gaat de verwaarlozing langzamerhand over. Het is een kwestie van volhouden, ondanks allerlei heftige reacties. Niet marchanderen. Niet denken: het is ook wel zielig. Normaal, acceptabel gedrag verwachten. Maar ga ze niet meteen opjagen met prestatiedruk.’
#4 Differentiëren is belangrijk
En er is nog een ander begrip uit de opvoeding dat helpt, vertelt Kampen: differentiëren. ‘Ik heb drie kinderen en elk kind is anders’, zegt hij. ‘Wat het ene kind nodig heeft, heeft het andere niet nodig. Dat is in organisaties ook zo.’
‘Als je als teammanager met twee mensen een afspraak maakt, weet je misschien dat de ene medewerker dit lastiger vindt dan de ander, omdat hij nogal twijfelt aan zichzelf. Dan ga je bij die eerste even langs in de ochtend: is er nog iets wat je wilt weten? Dat hoef je bij die ander niet te doen. Dat is differentiëren en dat gebeurt heel weinig.’
#5 Verdiep je in jouw mensen
Geen wonder: om al je medewerkers te leren kennen, moet je hun gedrag observeren en dat ook nog eens voor jezelf benoemen. Dat is veel werk. Maar juist dat is het werk van een leidinggevende, stelt Kampen. ‘Je moet je verdiepen in mensen. Niet in hun privébesognes, alsjeblieft niet. Maar wel hun gedrag in het werk: hoe gaan ze ermee om, wat vinden ze moeilijk, wat niet? Daar gaat het om.’
Zo werkt het opbouwen van vertrouwen
Voor zijn proefschrift heeft Kampen de terugkeer van het vertrouwen gemeten. ‘Eerst komt het vertrouwen in de direct leidinggevende terug, dan het vertrouwen in het hogere management en pas in derde instantie in de organisatie als geheel. Als er tenminste niet intussen een wisseling aan de top is geweest, de top weer van alles roept en de medewerkers achterover weer gaan zitten, zo van okééé… Dan is het vertrouwen zo weer weg.’
Dit zijn de 19 kenmerken van een verwaarloosde organisatie:
- Veel wisselingen in directie en hoger management.
- Weinig rolvastheid: iedereen bemoeit zich met alles.
- De omgeving is onverzorgd.
- Investeringsbeslissingen worden uitgesteld.
- Huishoudelijke processen, zoals de reservering van een vergaderruimte, ‘rammelen’ en zijn niet op orde te krijgen.
- Plannen ‘sterven op de drempel’: iedereen weet dat en vertrouwt er ook op.
- Er is veel ruis en gedoe rond benoemingen.
- Mopperen is algemeen en verwijst eerder naar onvermogen dan naar een negatieve houding.
- Kleine gebeurtenissen worden snel grote verhalen.
- Managers zijn vaak zoek als je ze nodig hebt.
- Bij maatregelen wordt van het slechtste scenario uitgegaan.
- Straffen gebeurt meestal niet direct, maar indirect.
- Er hangt op (sommige) afdelingen een moedeloze sfeer.
- Van bovenaf wordt regelmatig ingegrepen, op een onverwacht moment.
- Het is altijd onrustig, niet te verklaren uit bijzondere omstandigheden.
- Er zijn veel ‘eigen winkeltjes’ waar niemand het fijne van weet.
- Officiële personeelsbijeenkomsten worden door de meeste personeelsleden gemeden.
- Met werk- en rusttijden wordt soepel omgegaan en het management handhaaft ook soepel.
- Werk en privé lopen in elkaar over: relaties op het werk komen veel voor.
Vragen over verwaarloosde organisaties:
Wat is een verwaarloosde organisatie?
Volgens Joost Kampen is een verwaarloosde organisatie een organisatie waarin het langdurig ontbreekt aan sturing en begeleiding van de organisatieontwikkeling als gevolg waarvan patronen van schadelijke interactie tussen leiding en medewerkers ontstaan.
Is een zelfsturend team ook verwaarloosd?
Volgens Joost Kampen zijn ‘zelfsturende teams’ vaak een vorm van verwaarlozing. ‘Een team dat veel zelfstandigheid aankan, is het eindstadium van een ontwikkelpad. Daarmee kun je niet beginnen! Dan wordt het oorlog, gaat het recht van de sterkste heersen en krijgt iemand die wil groeien geen kans. Pas als mensen elkaar ook op emotioneel gebied kunnen aanspreken, is er die rijpheid.’
Hoe herstel je een verwaarloosde organisatie?
Neem de tijd om een goede relatie op te bouwen. Verdiep je in jouw mensen. Ga niet te snel, doe een paar stappen terug en begin opnieuw. Zorg ervoor dat je differentieert en marchandeer niet.
