De meeste hrm-taken kunnen geautomatiseerd worden. Het gebeurt echter nauwelijks. Te complex en te ondoorzichtig. Jammer, want e-hrm kan bedrijven miljarden euro's opleveren.
“Nu ga ik naar Café Req. Daar kan ik kijken welke interne vacatures er zijn.” Nynke de Jong, recruiter bij Cisco, gaat niet naar de kroeg, maar naar een website van het bedrijf. Bedrijfssites hebben vaak attractieve namen om ze wat vriendelijker te laten lijken. In Café Req rollen de functies, profielen en afdelingen voorbij in keurige kolommen. De computer bewaart ook het overzicht: overschrijden al die vacatures niet het budget?
De Jong laat zien hoe goed computers het werk van p&o'ers kunnen overnemen. Werving en selectie? De computer regelt het wel even. Managers met vacatures bestellen hun kandidaten via het intranet. Hun aanvragen komen terecht bij bazen en bovenbazen, die binnen 24 uur moeten reageren. Via het intranet natuurlijk. Ze kunnen zelfs vanuit het buitenland reageren. Eenmaal voorzien van groen licht worden de vacatures volautomatisch op externe websites geplaatst, zoals die van Monsterboard. Reacties van kandidaten komen binnen langs de elektronische weg.
Cisco demonstreert wel vaker hoe slim electronic hrm is. Eigenlijk is zij zelf geen aanbieder van e-hrm, maar als netwerkleverancier voorziet Cisco in de benodigde infrastructuur. Vaak zit zij dan ook in consortia die zware IT-projecten uitvoeren.
Declaratie
Enige overtuiging van de buitenwereld kan geen kwaad. E-hrm is in korte tijd uitgegroeid tot een gevleugeld begrip. Maar uit onderzoek van IDC blijkt dat slechts 20 procent van de bedrijven hier al iets aan doet. De mogelijkheden zijn gigantisch, roepen leveranciers om het hardst. Of het nu gaat om e-learning, e-recruitment of employee selfservice, alles kan. Omdat er honderden miljoenen euro's op het spel staan, probeert de markt deze boodschap er uit alle macht in te stampen bij het afwachtende bedrijfsleven.
De Jong heeft weer een andere website geopend. “Declaraties voer ik in en binnen twee dagen staat het bedrag op mijn rekening. Overschrijd je de norm, bijvoorbeeld als je te veel voor een hotelovernachting declareert, dan weigert de computer de betaling of vraagt om een toelichting.”
Meer tot de verbeelding spreekt de mogelijkheid om online carrière te maken. Zodra werknemers weten welk carrièrepad ze binnen Cisco kunnen volgen, kunnen zij het verder gerust aan de computer overlaten. Op het intranet krijgen ze alle relevante informatie over functies. De vereiste vaardigheden per functie staan keurig omschreven. Wie tekortschiet, kan zich bijscholen door een cursus aan te klikken. Soms kunnen cursussen of trainingen geheel achter de pc worden gevolgd, inclusief het examen. Slaagt de cursist, dan wordt automatisch het trainingsdossier van de medewerker aangepast. Afdelingsmanagers die interne sollicitaties binnenkrijgen, kunnen de dossiers van de medewerkers bekijken. Daarin staan ook de laatste prestaties op het gebied van scholing.
Cisco heeft niets overgelaten aan het toeval. Alle 38.000 werknemers wereldwijd zitten in het systeem. Zelfs hun agenda's zijn voor iedereen te raadplegen, zodat collega's altijd weten wanneer ze iemand kunnen lastigvallen. Menselijk verkeer is derhalve bijna overbodig geworden bij Cisco, zo lijkt het. Lummelen bij de koffieautomaat hoeft niet meer, want medewerkers kunnen via bedrijfs-chatboxen met elkaar keuvelen. Zelfs ceo John Chambers meldt zich virtueel bij zijn personeel. Binnen één seconde roept De Jong hem op, waarna Chambers in een hoekje van het beeldscherm begint te kwebbelen. Ongeveer één keer per kwartaal heeft hij een nieuw verhaal en krijgen alle medewerkers een reminder. “Die blijft knipperen tot je aanklikt 'Don't show this message again',” grinnikt De Jong. Ze voegt de daad bij het woord en de ceo wordt net zo snel afgevoerd als hij is opgeroepen.
Weg geautomatiseerd
Hoe ingrijpend de automatisering is geweest voor het personeel van Cisco, wordt het best zichtbaar op de hrm-afdeling zelf. Meer dan tien werkplekken, maar er werken slechts drie mensen. Die doen er en passant ook de Benelux en het Midden-Oosten bij. Zonder e-hrm zou het vol zitten. Maar ook elders heeft de computer zijn sporen achtergelaten. Zo houdt Edzard Overbeek, algemeen directeur van Cisco Systems Nederland, er geen secretaresse meer op na. Het arme mens is weg geautomatiseerd.
Toch benadrukt De Jong dat de computer slechts een hulpmiddel is. Online carrière maken is alleen mogelijk na overleg met de manager. En de volautomatische werving en selectie eindigt altijd in persoonlijke gesprekken met recruiters en managers. Juist dankzij internet hebben managers nu meer tijd voor hun medewerkers. Dat neemt niet weg dat er minder handjes nodig zijn in de organisatie nu de computer veel vuil werk opknapt. Het bedrijf bespaart miljarden op personeelskosten. Alleen al dankzij het gebruik van e-learning bespaart Cisco jaarlijks wereldwijd 1,4 miljard dollar.
“We hebben echt ontzettend veel toepassingen en dat is tegelijk ook een beetje het probleem,” zegt Nynke de Jong. “Op het web kun je alles vinden, maar je moet er nog wel eens naar zoeken. Vooral voor nieuwe medewerkers is dat nog wel eens wennen.”
Het probleem van gewenning speelt niet alleen bij Cisco's junioren. Ook andere bedrijven hebben koudwatervrees. Het probleem is dat e-hrm niet volstaat met een cd-rom die de winkelier wel even van de plank pakt. Integraal e-hrm bestaat uit een wirwar van systemen en programma's die aan elkaar zijn gekoppeld, soms zelfs verbonden met externe databanken, en die via internet toegankelijk worden gemaakt. De ene module bouwt voort op de andere, wat maakt dat bedrijven niet lukraak wat in kunnen kopen. De reserves van bedrijven tegenover het even veelbelovende als complexe e-hrm is dan ook voor een groot deel op onkunde terug te voeren. Waar haal je het vandaan en wat moet je precies bestellen?
Ziek melden
“Fantasie is de enige beperking aan e-hrm,” zegt Ingrid Stelling van IBS Consist, een leverancier van het programma Emis. Al naar gelang de vraag kunnen er modules aan worden toegevoegd.”De techniek is zo ver gevorderd dat alles wat je kunt verzinnen ook geautomatiseerd kan worden.” Een veelgevraagde applicatie is die voor de selfservice. “Dat betekent dat de werknemer via internet toegang krijgt tot een applicatie van het bedrijf,” zegt Stelling. “Daar kunnen zij hun persoonsgegevens aanpassen, bijvoorbeeld invoeren dat zij hun rijbewijs hebben gehaald. Ook kunnen zij zich via e-mail ziek melden of informatie opvragen. Voor al dit soort dagelijkse zaken hoeven zij hun manager niet meer te spreken. Er zit alleen nog een accorderingsslag tussen, anders zou iedereen alles in het systeem kunnen wijzigen.”
Een stapje verder is de toepassing waarbij werknemers online hun eigen arbeidsvoorwaarden kunnen samenstellen. Deze applicatie wint aan betekenis nu steeds meer werknemers flexibele arbeidsvoorwaarden kunnen kiezen. Zonder e-hrm is dat voor p&o'ers nauwelijks uitvoerbaar. Werknemers maken hun keuze op de pc, waarna hun arbeidsvoorwaardenpakket vanzelf wordt aangepast. Medewerkers kunnen via internet te allen tijde inzage krijgen in de staat van hun arbeidsvoorwaarden.
“Maar dit is niet voor alle bedrijven geschikt,” waarschuwt Stelling. “In een IT-bedrijf is het allemaal niet zo'n probleem. Maar in fabrieken zijn er werknemers die thuis niet eens een pc hebben, laat staan een internetaansluiting. Waar heb je het daar dan over?”
Om die reden zijn er dan ook veel bedrijven die zich beperken tot een soort e-hrm dat nu al geldt als een beetje primitief. Daarbij gaat het vooral om registreren. Dit is overigens wel de basis van alle e-hrm, reden waarom de vraag naar registratiesystemen onverminderd groot is. Het bedrijf ADP heeft zich hierin gespecialiseerd en borduurt voort op deze reputatie. Drie producten heeft dit bedrijf in de aanbieding onder de eigen merknaam: Employee Portal, Employee Selfservice en Internet Documents. Bepaald flitsend is het niet, zo'n registratiesysteem. Toch is er een enorme tijdwinst mee te behalen. “Stel dat je een project hebt en een team moet samenstellen,” zegt marketingmanager Michael van den Brand van ADP. “Dan ben je een hele middag bezig met alleen maar het bijhouden van de vakantieplanning van de projectmedewerkers. Heb je er een programma voor, dan kost het je slechts één druk op de knop.”
Zeperd
Interessanter is de mogelijkheid die Internet Documents biedt aan managers. Die genereert managementinformatie op basis van door de medewerkers ingebrachte gegevens. Managers kunnen zo eenvoudig kijken waar het ziekteverzuim en het verloop groot is of waar de meeste opleidingsactiviteiten worden ondernomen. Daar is geen afdeling p&o meer voor nodig. “Maar dit staat of valt met de bereidwilligheid van de medewerkers om gegevens in te voeren,” zegt Van den Brand. “Je legt de verantwoordelijkheid voor e-hrm bij hen neer, maar als ze niet willen meewerken, wordt het een zeperd.”
Dat betekent dat bedrijven die zich hieraan willen wagen, allereerst hun gewone hrm op orde moeten hebben. Alle hrm-processen moeten goed beschreven zijn en ze moeten ook nog eens goed worden uitgevoerd. Pas dan is automatisering verantwoord. Lukt deze overstap, dan pas kan er gedacht worden aan meer geavanceerde applicaties. Vooral het werven van personeel via internet is populair. Het is niet al te moeilijk en het effect is snel zichtbaar. “Je kunt de personeelswerving geheel via internet laten verlopen,” beweert Jan-Willem Schalkwijk, productmanager van Oracle, die een keur aan pakketten voor e-hrm op de markt heeft.
Bijvoorbeeld I-Recruitment. “Daarmee automatiseer je het hele proces van werving en selectie,” zegt Schalkwijk. “Je zet de vacatures op het net en als er interesse is, krijgt de desbetreffende manager vanzelf een mail. Het systeem kan zelf interessante kandidaten ontdekken, bijvoorbeeld door te letten op bepaalde steekwoorden in de reacties. Wil je op zeker spelen, dan kan er af en toe iemand kijken naar de verschillende reacties. Via de mail kan er zelfs een eerste selectiegesprek plaatsvinden. Natuurlijk kun je het menselijk contact niet automatiseren, dus op een bepaald moment zal er een ontmoeting plaatsvinden.”
Hetzelfde verhaal heeft Oracle over de ontwikkeling van medewerkers. Met behulp van I-Learning kunnen zij hun eigen scholing regelen. Hun profielen staan keurig verdeeld in aparte competenties in het systeem. Managers die projectteams willen samenstellen, kunnen de computer opdracht geven te zoeken naar de juiste competenties. De computer weet ook waar de mensen werken en wie beschikbaar zijn. “In theorie heb je bij dit proces geen mensen meer nodig,” zegt Schalkwijk. “In de praktijk zal het zo niet gebeuren. Het samenstellen van teams blijft voor een belangrijk deel mensenwerk. Iemand kan de perfecte competenties hebben en toch niet in een groep passen. Om dat te kunnen bepalen heb je een menselijke afweging nodig.”
Ziekteverzuim
Een stap verder in e-hrm is het aan elkaar koppelen van alle beschikbare applicaties. Oracle ontwikkelt daarvoor het programma Professional Services Automation. Dat verschaft managers informatie over inzet, prestaties en toegevoegde waarde. “Het is nog niet helemaal doorgevoerd,” zegt Schalkwijk. “Maar we werken wel in die richting.”
Daarmee raken de leveranciers aan het uiterste vernuft van e-hrm. “Informatie over medewerkers, de werkomgeving en andere data die aan elkaar gekoppeld kan worden, dan praat je over het neusje van de zalm,” zegt Jacqueline Siebbeles van Peoplesoft. “Dit is pas in 2000 ontwikkeld. Vooral bij de grote bedrijven is hier vraag naar. Je kunt zien wie de manager van een afdeling is, wat het verloop is, wat de resultaten zijn. Je kunt deze gegevens matchen met externe bestanden, bijvoorbeeld een salarisonderzoek. Zo kun je benchmarks maken. Niet alleen kunnen managers door deze match een historische analyse maken, maar ook prognoses. Een voorbeeld: een bedrijf kan werkdruk, ziekteverzuim, bereikbaarheid en personeelskosten van zijn Rotterdamse vestiging vergelijken met vergelijkbare gemiddelden in de regio Brabant. Op basis daarvan is een voorspelling mogelijk over de gevolgen van een verhuizing naar Brabant. Dit helpt om de juiste beslissingen te nemen.”
Aanschaffen dus maar, deze wondersystemen? Dat is voor de meeste bedrijven een flinke brug te ver. Het bedrijfsleven is er nog niet aan toe. “Alleen grote bedrijven die een hrm-visie hebben, zijn hierin geïnteresseerd,” zegt Siebelles. “Vooral de bedrijven waar de directeur hrm lid is van het managementteam. Dat zijn de bedrijven die oog hebben voor de toegevoegde waarde van menselijk kapitaal.”
E-neanderthalers
Het bedrijfsleven roept wel dat intranet grote mogelijkheden biedt om hrm te ondersteunen, maar dat is vooral borrelpraat. E-hrm wordt nog maar weinig toegepast, blijkt uit vorig jaar gehouden onderzoek van NIP Interactive en Media Plaza. Driekwart van de bedrijven met intranet gebruikt dat vooral om handleidingen en procedures op te plaatsen. Meer geavanceerde toepassingen, zoals e-learning, e-recruitment en telewerken, worden veel minder toegepast. Electronic hrm, zoals het eigenlijk heet, maakt gebruik van internet om hrm-processen te automatiseren. Niet meer dan één op de twintig bedrijven met een eigen intranet doet aan e-learning, het online aanbieden van cursussen en trainingen. Slechts 2 procent heeft plannen om er gebruik van te gaan maken. Vier van de vijf bedrijven blijken volgens het onderzoek nog nooit op het idee te zijn gekomen om iets met e-learning te gaan doen. Beter is het gesteld met het faciliteren van telewerken via internet. 20 procent van de bedrijven met internet biedt medewerkers de mogelijkheid om thuis te werken. 11 procent van de bedrijven die hier nog niets aan doen, overweegt om telewerken in te voeren. Online werving van personeel, e-recruitment, staat er nog het beste op. Twee op de vijf bedrijven doet iets met online werving. Zeven van de tien bedrijven denkt dat e-recruitment de komende tijd belangrijker zal worden.
Kopzorgen Koninklijke Ten Cate
Leveranciers van e-hrm applicaties beloven gouden bergen, maar maken zij dat ook waar? Die vraag geeft John Halkes, hoofd p&o van Koninklijke Ten Cate, de nodige kopzorgen. Hij wil dat het bestaande personeelsinformatiesysteem wordt aangepast om flexibilisering van de arbeidsvoorwaarden mogelijk te maken. “We hebben al een systeem van IBS Consist, maar dat is nog niet geëquipeerd voor onze cao à la carte,” zegt Halkes. “Het systeem kan uitrekenen wat de gevolgen zijn voor de arbeidsvoorwaarden van individuele medewerkers, als zij iets aan hun pensioenvoorziening of hun lease-auto veranderen. Handmatig kun je dat nauwelijks verwerken. Technisch is de aanpassing geen probleem, maar het moet waterdicht zijn en eerst worden getest. De eerste helft van dit jaar is dat zeker nog niet rond. In de tweede helft moet het echter klaar zijn. Vanaf september tot november kunnen medewerkers hun arbeidsvoorwaarden aanpassen. Ik zit hier met samengeknepen billen, want zonder systeem is dit nauwelijks uitvoerbaar.”
