Gooi die muis maar uit het raam. Wie handig leert omgaan met sneltoetsen bespaart minimaal een uur per dag.
Ctrl-S kende u waarschijnlijk al wel. Net als ctrl-V en ctrl-X. Maar dat is pas het begin. Wist u namelijk dat u voor het gebruik van Word, Outlook en Excel eigenlijk helemaal geen muis nodig heeft? Alle functies in de programma’s zijn te bedienen aan de hand van sneltoetsen op uw toetsenbord. Waarom die gebruiken? Niet alleen verlaagt het de kans op RSI, u werkt op die manier ook nog eens een DE SNELTOETS
Met de introductie van grafische interface programma’s als Windows, verworf de computermuis zich begin jaren negentig een plekje op ons bureau. De softwarefabrikanten realiseerden zich dat er mensen zijn die vanwege een lichamelijke afwijking niet in staat zijn om met de muis te werken. Om die reden werd besloten om nieuwe software ook met het toetsenbord toegankelijk te houden. Hiervoor zijn destijds richtlijnen opgesteld die nu nog steeds gelden.stuk efficiënter.
Sneltoetsen zijn geen 'gedoe'
Volgens Tilbert Schulte van trainingsbureau Mantrix kan iedereen het leren. “Als kantoorwerker zat ik voorheen zeker 35 uur per week achter het beeldscherm. In die tijd heb ik mezelf daarom aangeleerd om zoveel mogelijk met sneltoetsen te doen. Niet omdat ik last had van een muisarm, maar simpelweg omdat het me dit enorm veel tijdwinst opleverde. Vliegensvlug ging ik door de verschillende programma’s heen. Tot verbazing van veel collega’s die alles nog gewoon met de muis deden.” Schulte zag zijn kansen schoon en ontwikkelde een training voor het gebruik van sneltoetsen. Want, zo zegt hij stellig, sneltoetsen gebruiken is niet een kwestie van een lijst met honderd codes en toetsencombinaties uit je hoofd leren. “Dat wordt wel vaak gedacht. Met als gevolg dat mensen er daarom maar niet aan beginnen. Te veel gedoe, vinden ze.”
Het basisprincipe van sneltoetsen
Waar het om draait zijn de basisprincipes achter sneltoetsen. Dat u begrijpt hoe de softwarefabrikanten dit systeem hebben gebouwd. Schulte gebruikt Outlook als voorbeeld. “Druk eens op Alt en zie hoe Bestand in de menubalk oplicht. Elk woord in de menubalk heeft één letter onderstreept. Bij Bestand is dat de letter B. Toets die in en het menu wordt uitgerold. Met de pijltjes kun je vervolgens naar beneden en weer naar boven. Nog sneller gaat het door de onderstreepte letter in te toetsen die ook de commando’s in het uitrolmenu hebben. Als je overigens uit het menu wilt, dan druk je gewoon weer op Alt.”
De ctrl-functie
Naast de alt-functie speelt ook de ctrl-toets een belangrijke rol in dit systeem. Ctrl-P is printen, met ctrl-o opent u een mail (Outlook) of bestand (Word), ctrl-S betekent opslaan, ctrl-X is knippen, ctrl-C kopieren en ctrl-V plakken. Iets minder bekend is de combinatie ctrl-N. N staat hier voor nieuw. Bent u in de agenda aan het werk, dan maakt u hiermee een nieuw agenda-item. In Word staat het voor een nieuw document en bij Outlook klapt er een venster open voor een nieuwe e-mail. “De ctrl-combinaties zijn dus wel een kwestie van leren en doen. Maar heb je ze eenmaal onder de knie, dan zijn ze zijn superhandig en besparen ze je veel tijd.”
Snel een bestand koppelen
Weer even terug naar Outlook. Met behulp van de ctrl-N functie heeft u zojuist een nieuw venster met naamloos bericht op het scherm gezet. “Druk nu weer eens op Alt”, zo vervolgt Schulte. “Het ligt even aan de versie waarmee je werkt, maar voor de meeste mensen geldt dat ze nu een aantal letters bij het menu zien verschijnen. Bij het commando Invoegen staat de letter N. Druk die eens in. Vervolgens zie je links bij Bestand de combinatie AT staan. Hiermee kom je razend snel bij Bestand invoegen terecht. Voor iemand die altijd met de muis werkt is dat even wennen natuurlijk, maar waar het om gaat is het ontwikkelen van routines. Een bestand invoegen is wat de meeste mensen minimaal een paar keer per dag doen. Als je jezelf deze methode aanleert, dan gaat het uiteindelijk blindelings en razend snel.”
Snel een e-mail verzenden
De laatste twee tips dan. U tikt een e-mail. Eenmaal klaar schuift uw rechterhand automatisch naar de muis om de cursor naar de verzendknop te delegeren. Maar uiteraard kan dat ook anders. Sneller vooral. “In de Verzendknop staat de letter Z onderstreept. Druk nu op Alt-Z en de mail is al onderweg. Een e-mail beantwoorden kan ook heel makkelijk. Onder Beantwoorden staat een streepje onder de letter E. Scrol nu door de inbox en klik bij de bewuste mail op Alt-E. Onmiddellijk opent het venster en kun je een reply gaan tikken. Simpel toch?”
Tilbert Schulte geeft op 19 april in Rotterdam de training Slimmer met sneltoetsen. Meer weten over de training en over het gebruik van sneltoetsen in het algemeen? Klik op www.mantrix.nl
Lees ook:
- 10 manieren om een uur per dag te winnen
- Lees sneller dankzij deze simpele trucs
- Met deze 4 stappen verwerkt u een project 2 keer zo snel
- 8 gouden tips voor de thuiswerker
- 25/7: gratis extra tijd
- De agenda van de Nederlandse manager
