Veel bedrijven willen hun reisdeclaraties mobiel kunnen invoeren. Nu gebeurt het nog vrijwel overal handmatig en achteraf.
Dat blijkt uit The Power of Real-Time Insight, een onderzoek van Forrester Consulting onder 350 financiële beslissers over de hele wereld, in opdracht van Concur, zelf een aanbieder van (mobiele) declaratiesystemen. Reiskosten en -declaraties zijn voor veel organisaties nu nog lastig te beheren, blijkt uit het onderzoek, omdat ze meestal pas achteraf en handmatig worden verwerkt in financiële systemen, zodat er zelden actueel inzicht, controle en tijdige bijsturing mogelijk is.
80 procent handmatig
Dat is opmerkelijk, omdat reiskosten voor veel organisaties – na personeelslasten – tegenwoordig de grootste kostenpost zijn. En veel bedrijven blijken hierin ook ruimte voor verbetering te zien. Forrester berekende dat bij 80 procent van de ondervraagde bedrijven de medewerkers achteraf en handmatig hun gegevens over reiskosten en andere declaraties invullen, zelfs als de organisatie er wél een geautomatiseerd systeem voor heeft. De overgrote meerderheid geeft aan ook niet te beschikken over systemen die hotelrekeningen, autohuur en andere vervoerskosten direct kunnen verwerken, laat staan dat deze systemen mobiele toegang ondersteunen.
Weinig realtime inzicht
Het rapport stelt daarnaast dat maar weinig bedrijven realtime inzicht hebben in hun reiskosten- en declaratiebeheer, oftewel: Travel & Expense management (T&E). Daarvoor is (realtime) integratie met al hun leveranciers en reispartners nodig, maar die data-integratie schiet bij 42 procent van de respondenten tekort: zij zijn niet in staat data uit andere en externe systemen te halen en te integreren. Hierdoor kost analyse van de uitgaven niet alleen veel tijd, het is ook nog eens vaak onvolledig en inaccuraat, wat het een plaag maakt voor financiële afdelingen.
Makkelijker, beter, goedkoper
Reiskosten- en declaratiebeheer zou veel makkelijker, beter én goedkoper moeten kunnen, stellen de ondervraagde bedrijven. Van hen geeft 60 procent aan dat het dan ook wenselijk is om reiskosten en declaraties mobiel in te voeren en te verwerken. Dit is efficiënter, maar biedt ook meer controle en grip op de uitgaven, zeggen zij. En het scheelt heel veel handmatig invoerwerk achteraf, wat weer ten goede komt aan de productiviteit. Ook zou 43 procent van de respondenten graag meer mogelijkheden zien om over de reiskosten goed en up-to-date te rapporteren.
Foto via Flickr.com
