Meer dan de helft van de bedrijven in Nederland is zich onvoldoende bewust van risico’s en verplichtingen die ontstaan door het toenemend gebruik van e-mail.
Met name bij kleinere bedrijven is onvoldoende aandacht op het gebied van emailarchivering. Dat zegt Job Rietkerk, advocaat bij Simmons & Simmons en gespecialiseerd in it en telecommunicatie, in het Financieele Dagblad. Bedrijven die emailverkeer niet serieus nemen, lopen volgens de advocaat onnodige risico’s.
Bij veel bedrijven bestaat bijvoorbeeld geen goed systeem om emails op te slaan en deze terug te vinden, zegt hij. “Als wij worden ingeschakeld in een juridisch geschil en onderzoek willen doen, is dat vaak lastig bij kleinere bedrijven omdat daar geen goed opslagsysteem voorhanden is.”
Dit terwijl steeds meer contracten per e-mail worden gesloten, en projecten en de voortgang daarvan vaak alleen per email worden gecommuniceerd. “Als een bedrijf te maken krijgt met een juridisch geschil, zijn emailberichten van belang voor de bewijsvoering.”
De meeste kleinere bedrijven zijn er zich volgens de advocaat waarschijnlijk niet van bewust dat de civielrechtelijke bewaarplicht voor de bedrijfsadministratie van zeven jaar ook geldt voor emailverkeer. Externe communicatie in het kader van de bedrijfsvoering moet worden bewaard, maar ook interne communicatie die betrekking heeft op de bedrijfsvoering.
Om betrouwbaar te zijn moet het systeem waarin emailverkeer wordt opgeslagen voldoen aan voorwaarden van authenticiteit, integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid, stelt hij. Het moet beschermd zijn tegen hackers en virusaanvallen én leesbaar blijven. Ook moeten wijzigingen zoals verwijderingen en kopieën in een logboek terug te vinden zijn.
Naast de bewaarplicht is ook de informatieplicht relevant. De fiscus of toezichthouders, zoals de AFM, mogen inzicht vorderen in de administratie, en e-mail valt daar ook onder. Ook het OM mag onder voorwaarden inzicht vorderen in zakelijke gegevens, waaronder in documenten die gecodeerd zijn.
(Het Financieele Dagblad)
