Het Nederlandse bedrijfsleven verliest miljarden euro's omdat het de toekomst te gedetailleerd probeert te voorspellen. "Het is een illusie om te denken dat dat betrouwbaarder is; het is juist onbetrouwbaarder."
Dat is de kern van het boek ‘Stop met forecasten' van Miel Theeuwen, Freek Aertsen en Emile van Geel. Zij hebben in hun werk bij consultancybureau EyeOn meerdere jaren ervaring met plannings- en budgetteringsprocessen. "Vaak zie je dat bedrijven heel gedetailleerde plannen maken; de toekomst willen voorspellen. Maar de toekomst blijft de toekomst, die valt niet te voorspellen", licht auteur Theeuwen toe. "Zo wordt het plannen een frustrerend proces."
Ongeveer
Tegenwoordig is alles mogelijk: ICT-systemen om het planningsproces tot in de kleinste puntjes vast te leggen; academici die de rekenregels nog verder aanscherpen. Theeuwen vertelt dat met name op het gebied van productie men precies wil weten hoeveel producten er op dag- of weekniveau verkocht zullen worden. Nergens voor nodig: u kunt beter weten "hoeveel er ongeveer in een maand verkocht zullen worden, op een hoger niveau".
Tv's
De auteur legt dat uit aan de hand van televisieverkopen van Philips. Of u kunt tot in detail vooruitkijken en vastleggen hoeveel er van type x met een lcd-scherm en type y met een plasmascherm over de toonbank zullen gaan. Of u kunt gewoon proberen te voorspellen hoeveel tv's er in een maand verkocht zullen worden. "Dat laatste is veel eenvoudiger en sneller. Je weet dan precies voldoende van de ontwikkelingen van de markt."
Illusie
Verzanden in details, tot het een stroperig geheel wordt. In die valkuil belanden veel bedrijven. "Twee tot drie weken vooruit kijken lukt nog wel. Daarna wordt het moeilijker. Dat is net alsof je de buienrader over twee maanden bekijkt. Die rekent wel door, maar daarmee weet je echt niet of het die middag zal regenen", vervolgt Theeuwen. "Het is een illusie om te denken dat het daar betrouwbaarder door wordt. Het wordt juist onbetrouwbaarder."
Onrustige markt
De huidige economische ontwikkelingen maken het boek uiterst actueel. Theeuwen: "In een rustige markt is een minder goede forecast nog wel goed genoeg. Maar als een markt instort of juist aantrekt, is het belangrijk om snel te reageren. Nu zie je dat veel bedrijven te lang zijn doorgegaan met produceren en kampen met hele grote voorraden." En dat kost veel geld.
Scenario's
Accountantsfirma KPMG waarschuwde ongeveer een maand geleden ook dat bedrijven het roer wat betreft financieel management om moeten gooien. Vastgestelde budgetten voor 2009 zouden totaal waardeloos zijn vanwege de crisis, zo schreef MT eerder. KPMG wees eveneens op het belang van werken met scenario's, om snel in te kunnen spelen op de actualiteit.
Doel
Praktisch gezien moet u zich eerst afvragen: wat is het doel van forecasten? "Ga niet forecasten om het forecasten", zegt Theeuwen. Daarna moet u zich zoveel mogelijk ontdoen van details, maar nog wel precies voldoende weten om een goede beslissing te kunnen nemen.
Kort
Daar is volgens auteur Theeuwen één meeting per maand voor nodig, waar alle disciplines samenkomen. "Het voordeel is dat er dan één plan ligt, waar iedereen zich in kan vinden en zich aan houdt. Nu is het vaak zo dat iedereen los van elkaar input levert en elkaars plannen overschrijft zonder overleg." Het moet een kort proces zijn met niet al te veel mensen.
Eilandjescultuur
Door zo'n crossfunctionele bijeenkomst voorkomt u bovendien dat de financiële afdeling en de productiekant losse plannen trekken. "In principe moet het zo zijn dat die nauw op elkaar aansluiten. Als je weet hoeveel producten je gaat verkopen en tegen welke prijs, rolt er vanzelf een financieel plaatje uit." Helaas is er in veel – vooral grote – bedrijven nog sprake van een eilandjescultuur en mensen die langs elkaar heen werken.
