Met de laatste grote Twitterblunder is de maat vol. Het bedrijfsleven wil een richtlijn opstellen voor het gebruik van social media als Twitter en Facebook. MT's tips voor het opstellen van zo'n code.
Het is opnieuw politiedistrictschef Gerda Dijksman die Twitteraars in verlegenheid brengt. Vorige keer noemde ze de PVV in één van haar tweets 'fascistisch'. Dit keer sprak ze voor haar beurt bij het overlijden van twee jonge mensen in Meppel. 'Vast het gevolg van huishoudelijk geweld', stelde Dijksman. Niet veel later bleek dat de twee door koolmonoxidevergiftiging om het leven te zijn gekomen. Een pijnlijke fout.
De ophef rond de tweet van Dijksman is voor de Nederlandse vereniging van Commissarissen en Directeuren (NCD) reden om per direct te beginnen met het opstellen van richtlijnen voor het gebruik van social media. Ook MKB Nederland heeft een dergelijke code in de maak.
Richtlijnen moeten voorkomen dat werknemers hun bedrijf in de problemen brengen door bijvoorbeeld vrijelijk hun mening te spuien of vertrouwelijke informatie te lekken. "De kansen van nieuwe media zijn enorm, evenals de gevaren", zegt NCD-woordvoerder Iris van Rijswijck. "Door regels op te stellen voor het gebruik en een bewustwording te creëren moeten we de grenzen vaststellen".
Een enkele fout of verkeerd bericht kan een bedrijf of instelling flink in de problemen brengen. Toch hebben nog weinig bedrijven op dit moment een code. TNT vormt in Nederland een uitzondering, zoals MT recent al berichtte in het artikel 'Stel snel een social media-code op'.
Het bedrijf heeft een modelcode opgesteld die als voorbeeld voor de rest van corporate Nederland gesteld mag worden.
De tips om een code op te stellen aan de hand van die van TNT
- Maak een code niet te lang. Die van TNT is langer dan één velletje, maar ook weer geen heel boekwerk.
- Richt u met de code niet op verstarring van het twitteren. TNT geeft aan dat het de eigen medewerker wil helpen om de mogelijkheden van social media optimaal te benutten en minder aangename ervaringen te voorkomen. Ze hebben vooral betrekking op de persoonlijke activiteiten van mensen op de kanalen van social media, zowel op het werk als in de vrije tijd. TNT begint de code dan ook met een korte introductie over social media en de voordelen die het voor mensen kan opleveren. Het bedrijf geeft daarbij meteen aan dat het de eigen medewerkers niet de les wil lezen en daarom bewust kiest voor richtlijnen in plaats van algemene regels waar niet vanaf geweken mag worden.
- Stel de kernwaarden van uw organisatie op. TNT heeft op papier gezet hoe het met elkaar, de klanten en andere belanghebbenden omgaat. Waarden die ook op Twitter, Facebook en Hyves van toepassing zijn.
- Richt u een blog, groep of website in met uw bedrijf als thema? Maak dan wel duidelijk dat het niet om een officieel communicatiekanaal van het bedrijf gaat. Dit maakt bovendien duidelijk dat het om persoonlijke opvattingen gaat en niet per definitie de visie van het bedrijf vertegenwoordigt.
- Bedrijfslogo gebruiken? Waarom niet? TNT stelde wel voorwaarden op voor het gebruik er van.
- Houd rekening met de sociale omgeving. Social media zijn in feite niet anders dan andere sociale aangelegenheden. Gedraag je hier zoals je je tijdens vergaderingen, op de werkvloer met collega’s en op feestjes ook zou gedragen.
- Stel een aantal medewerkers aan die in geval van twijfel vragen over social media-uitingen kunnen beantwoorden. TNT heeft bijvoorbeeld aan het eind van de code de contactgegevens van drie medewerkers staan met dit doeleind.
- Tot slot is er nog het lijstje met do’s en don’ts. Hiermee kun je als bedrijf veel narigheid voorkomen. Medewerkers kunnen zo achteraf nooit beweren dat ze niet hebben geweten dat het niet was toegestaan.
Het gebruik van social media op de werkvloer verbieden is overigens de oplossing niet. Veel jonge kenniswerkers zullen om die reden niet voor uw bedrijf willen werken, zo berichtte MT eerder dit jaar.
Alles wat u moet weten over social media vindt u in het speciale dossier op MT.nl.
Lees ook:
- Stel snel een social media-code op
- Twitterende medewerker is goud waard
- Twitter maakt u extra productief
- Zo heeft u wel wat aan Twitter
- Gebruik social media intern
- Haal uw omzet uit Twitter
- Gebruik Twitter als klantenservicekanaal
- Bedrijven kunnen niet zonder social media
- Bereik meer met Twitter
- 30 opvallende social media weetjes
