Hoe organiseer je iets dat nog nooit is georganiseerd? Marc Gerritsen blikt terug op nucleaire top NSS en deelt zijn lessen.
De Nuclear Security Summit is de omvangrijkste bijeenkomst die ooit in Nederland werd georganiseerd. Hoe bereid je zoiets voor, als het nog nooit is gedaan? 'Die vraag hebben wij onszelf ook een paar keer gesteld', vertelt Marc Gerritsen lachend. Gerritsen was samen met Han-Maurits Schaapveld vanuit het Ministerie van Buitenlandse Zaken hoofdverantwoordelijk voor de organisatie van de nucleaire top, die vorige maand plaatsvond in Den Haag. Dit zijn de organisatielessen die we uit het interview destilleerden:
#1. Kijk af, maar trek je eigen plan
'We zijn eerst gaan praten met de organisatie van de voorgaande toppen', vertelt Gerritsen. 'Om een indruk te krijgen van de omvang. Daar schrokken we een beetje van. In Washington was de top alweer 2,5 jaar geleden, maar zij waren nog steeds aan het bijkomen. Je zou zeggen dat die stad wel wat gewend is, maar zelfs voor Washington was de NSS een biggie. Seoul had het op zijn Aziatisch aangepakt, met duizenden medewerkers. Toen wij de opdracht kregen, zijn we gestart met drie mensen. We wilden het op onze eigen manier doen. Slim en meer lean dan voorgaande evenementen.' Organisatorisch was de NSS 'een ui', zegt Gerritsen. Het projectteam werd opgeschaald, tot 50 personen in de laatste fase, met daarboven een management team van zes personen. Daaromheen opereerden aparte teams die gingen over de inhoud en de veiligheid. Gerritsen en zijn mensen stuurden verder 70 zogeheten delegation liaison officers aan, die contactpersoon van de bezoekende landen en organisaties waren.
#2. Stel duidelijke uitgangspunten op
Het eerste wat Gerritsen c.s. deden, was enkele duidelijke uitgangspunten opstellen, waar steeds naar teruggegrepen kon worden. Bijvoorbeeld dat er een juiste balans tussen veiligheid en gastvrijheid moest zijn tijdens de NSS. Den Haag moest geen vesting worden, maar de deuren voor iedereen openzetten kon ook niet. Een andere uitgangspunt was de balans tussen de plaatselijke economie en de top. Schiphol platgooien kon niet, maar staatslieden die naar de NSS kwamen kon ook niet worden verteld dat ze een dag later moesten landen. Gerritsen: 'Zulke uitgangspunten opstellen helpt als je duizenden grote en kleine beslissingen moet nemen. Elke keer vroegen we ons af: raken we hier de juiste snaar?' Met de uitgangspunten in de hand betrok de NSS-organisatie andere belanghebbenden erbij. Naast het ministerie van Buitenlandse Zaken speelden onder andere de NCTV, de gemeente Den Haag, de politie en Rijkswaterstaat een belangrijke rol.
#3. Ga uit van één groot kerndraaiboek
Qua omvang kon de NSS worden vergeleken met 60 staatsbezoeken, zei Gerritsen eerder, maar qua organisatie werkt het niet op die manier. Daarom was er één centraal draaiboek waar alles in stond. 'Je kunt die afzonderlijke bezoeken niet van elkaar losknippen in afzonderlijke draaiboeken, we hebben juist geprobeerd ze bij elkaar te houden. Het bezoek van Barack Obama aan Amsterdam konden wij niet los zien van de top zelf, want het had allemaal met elkaar te maken. Iedereen moest altijd weten wat er van ze werd verwacht, ook op dat soort momenten. Daarom hebben we wekelijks vergaderingen gehouden op het hoogste niveau, om de 60 bezoeken op een rij te zetten. De handicap daarbij was dat veel informatie pas in de laatste twee weken bekend werd, zoals het bezoek van Obama aan Amsterdam. Tot kort voor het evenement lag nog lang niet alles vast.'
#4. Hou het laagdrempelig, gebruik Excel
Onder het allesomvattende draaiboek lagen 40 detaildraaiboeken die met elkaar correspondeerden. Zo was er een detaildraaiboek dat ging over de staatsbezoeken, eentje die de catering beschreef, eentje over beveiling, en ga zo maar door. Ze stonden met elkaar in verbinding via Excel, zegt Gerritsen. 'Alles stond in één grote Excel-spreadsheet. Zo werden wijzigingen overal tegelijkertijd doorgevoerd.' Hij geeft het voorbeeld van de G7 die op maandamiddag plaatsvond. Daardoor stopte de NSS 15 minunten eerder, wat implicaties had voor de veiligheid, de cateraar, de techniek, de hosts, de delegaties en de media. 'We hadden ingewikkelde databaseprogramma's kunnen gebruiken voor onze draaiboeken, maar dan moet je getraind zijn ermee om te gaan. Met Excel kan iedereen omgaan, waardoor het makkelijk was om er afzonderlijke reports uit te halen en te bekijken. Het was een weloverwogen keuze om zoiets laagdrempeligs te gebruiken.'
#5. Ga tot het uiterste en gebruik andermans ervaring
Een dag voor aanvang van de top werd in het World Forum te Den Haag een generale repetitie gedaan. Zo'n 500 mensen deden hier aan mee en 'vlekkeloos liep het niet', blikt Gerritsen terug. Zo verliep de aankomst van de staatslieden bij de locatie chaotisch. 'We besloten iemand met een portofoon neer te zetten, die de bezoekers in een eerder stadium kon spotten. Hij gaf door wie eraan kwam, waarna een kaartje met naam en informatie aan Mark Rutte werd doorgegeven.' De organisatie ging ver bij het nabootsen van de top. Zo werden zestig oud-ambassadeurs ingeschakeld om de Obama's van deze wereld na te spelen. Gerritsen: 'Zij hebben ervaring met dit soort high level-bijeenkomsten en weten dus wat er kan gebeuren en wat wordt verwacht. Daarom waren zij de meest geschikte personen om ons te helpen.'
#6. Zorg voor vitaliteit (en begin op tijd)
De druk zou enorm worden, wist de NSS-organisatie. Daarom werd in een vroeg stadium besloten een vitaliteitssessie te volgen, met alle mensen uit het team (op dat moment 20). Gerritsen: 'Met de bedrijfsarts zijn we door het Haagse bos gaan joggen en bespraken wij hoe we zelf dachten de stress uit het project te houden. Iedereen moest een persoonlijk doel opschrijven, waarin stond wat hij of zij nodig had om deze inspanning te leveren. We hebben bewust gezegd onszelf niet te laten ondersneeuwen, dus goed te sporten, eten en rusten. Daardoor zat het tussen de oren en werden zaken onderling gedeeld. Het was natuurlijk onvermijdelijk dat we op het laatste moment onder hoogspanning kwamen te staan, want de top was topsport, maar het feit dat we er vooraf zo bewust mee zijn om gegaan, heeft ervoor gezorgd dat we de dagen gezond zijn doorgekomen.'
#7. Zorg dat kennis wordt bewaard en doorgegeven
Inmiddels is de top voorbij en is het tijd voor Gerritsen om vooruit te kijken. Zelf vertrekt hij binnenkort naar Japan, om daar als hoofd economie op de Nederlandse ambassade te werken. De laatste les draait om de opgedane kennis en ervaringen. 'Toen wij hier aan begonnen, bestond er nog geen raamwerk voor dit soort grote evenementen. Wij moesten toch een beetje het wiel uitvinden. Er moet nu dus vooral worden gezorgd dat de kennis bewaard en actueel gehouden wordt. Het moet geen blauwdruk worden, want elk event heeft een eigen dynamiek, maar het zou wel goed zijn een aantal structuren en systemen goed te beschrijven, en dat wordt vastgelegd welke mensen er allemaal bij betrokken waren. Maak blijvend gebruik van de kennis die is opgebouwd.'
Meer lessen in management en organisatie?
-
4 lessen van Steve Jobs
-
7 changemanagementlessen van Nelson Mandela
-
4 lessen die iedereen van verkopers kan leren
