Zorgeloos op vakantie gaan blijft een uitdaging, zeker voor managers. 7 ervaren leiders delen hun tip om de boel in de vakantie de boel te laten zijn.
Met deze 7 tips kun je ontspannen naar je vakantie-adres afreizen:
#1. Maak het voorspelbaar
Martin van den Berge, CEO van Ymor
“De ultieme vakantievoorbereiding schuilt in voorspelbaarheid. Maak het voorspelbaar, voor jezelf en je tijdelijke plaatsvervangers. Voorspelbaarheid zorgt voor controle en biedt je de kans het meeste uit een situatie te halen. Dat zie je ook terug in de dienstverlening van Ymor, die helpt om IT voorspelbaar te maken. Naar de werkvloer vertaald betekent dat: zorg dat je weet wat er tijdens je afwezigheid gaat gebeuren en stem een aanpak af. Verdeel jouw verantwoordelijkheden ook, zodat je niet te veel van één persoon vraagt. Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan. Toch moet je ook accepteren dat bepaalde dingen anders gaan als je niet aanwezig bent. Zorg dus dat je datgene waar je op kunt sturen afstemt en voor het overige, ontspan! Ik ben op vakantie in principe ook niet bereikbaar. Door die tijdelijke radiostilte krijg ik de gelegenheid om geïnspireerd en vol ideeën terug te keren.”
#2. Gebruik de extra tijd
Bart Terwisse, directeur bij IT-consultancybedrijf ITvisors
“Doorgaans biedt de vakantieperiode in de consultancybranche rust. Onze klanten gaan vaak zelf op vakantie, waardoor er bij de thuisblijvende consultants tijd vrij komt. Mijn ultieme vakantietip luidt dan ook: denk vooraf goed na hoe je per individu de extra ruimte optimaal kan besteden. Het is belangrijk om jaarlijks bewust de tijd te nemen voor ideeën, innovaties en persoonlijke ontwikkeling. Deze zomer nemen wij bijvoorbeeld uitgebreid de tijd om een nieuw Mendix-traineeship te starten, waarin we nieuwe medewerkers in korte tijd klaarstomen tot volwaardig consultant. Daarnaast hebben we gezamenlijk besloten dat we in de zomer weer eens kritisch kijken naar de IT-oplossingen die we voor klanten hebben ontwikkeld of in beheer nemen. Wat kunnen we nog verbeteren en is er ruimte voor optimalisatie? Door dit vooraf te bespreken en duidelijke doelen te stellen, ga ik met een gerust hart op vakantie.”
Het is belangrijk om jaarlijks bewust de tijd te nemen voor ideeën"
#3. Benut de vakantiekracht optimaal
Loes Dingemans, algemeen directeur van Unique
“Iedereen heeft wel eens met het vakantiekrachten- bijltje gehakt. Vaak wordt het inhuren van vakantiekrachten gezien als noodzakelijk kwaad, maar wanneer u met een andere bril naar deze groep kijkt, kan dat veel nieuwe inzichten opleveren. De volgende vier tips zorgen ervoor dat u tijdens de zomerperiode niet alleen uit de brand geholpen wordt, maar dat het potentieel van de vakantiekracht optimaal benut wordt. Allereerst is het belangrijk om de verwachtingen glashelder te communiceren. Jongeren zijn resultaatgericht. Wanneer het beoogde resultaat helder is, halen én overtreffen zij de targets. Een tweede punt is vertrouwen, maar wel met heldere kaders. Jongeren lijken zelfverzekerd, maar zijn vaak onzeker over hun kunnen. Als u het vertrouwen stimuleert, maar wel actief blijft sturen bind u talenten aan de organisatie. Ten derde, laat u verrassen en maak gebruik van hun frisse blik. Daag ze uit om mee te denken en vergaar hiermee zelf nieuwe inzichten. Ten slotte, behandel een tijdelijke kracht als écht een volwaardig medewerker. Nodig niet alleen vaste krachten, maar ook vakantiekrachten uit voor bijvoorbeeld feestjes en borrels. Laat ze volledig onderdeel zijn van het team.”
Als u met een andere blik naar vakantiekrachten kijkt, kan dat veel nieuwe inzichten opleveren"
#4. Gebruik digitale alternatieven op je vakantie-adres
Herman Levert, algemeen directeur van Xerox Nederland
“Af en toe vakantie opnemen is belangrijk om goed te blijven presteren en scherp te blijven. Door even afstand te nemen van de business, kom je tot nieuwe verfrissende inzichten. Toch is het als manager moeilijk om al je taken naast je neer te leggen en de boel de boel te laten. Het komt weleens voor dat er met spoed een contract of brief moet worden ondertekend. Wachten totdat je terug bent op kantoor is dan geen optie. Om tijdens mijn vakantie dit soort zaken af te handelen gebruik ik Digital Alternatives. Hierbij ontvang ik alle belangrijke documenten direct per mail, zet een handtekening alsof het een papieren document is en mail het terug. Ik hoef niet op zoek naar een printer in het buitenland, maar kan efficiënt documenten doornemen en ondertekenen. Zo pak ik toch mijn rust en kan de business blijven doordraaien.”
Het is als manager moeilijk om al je taken naast je neer te leggen en de boel de boel te laten"
#5. Outsourcing is het antwoord
Jean-François Bloem, commercieel manager bij MCX
“Onderbezetting tijdens de vakantieperiode is een algemeen probleem. Om het maar even bij mijn eigen dienstverlening te houden, ook het technisch beheer kan lijden onder de zomerstilte. Een gemiddelde organisatie die het technisch beheer niet uitbesteedt, heeft meestal 2 fte aan beheerders in dienst. Als die in dezelfde regio wonen en kinderen hebben, dan is er planningstechnisch vaak direct een uitdaging. Hoe gun je hen een fijne vakantie, maar zorg je er tegelijkertijd voor dat de ICT-systemen up and running blijven? Zeker in het geval van calamiteiten? Technisch beheer is dusdanig complex, dat je niet zo maar een vervanging of uitzendkracht kan inzetten. Outsourcing is het antwoord. Niet alleen tijdens de zomerperiode natuurlijk, maar het gehele jaar wordt de zorg voor technisch beheer uit handen genomen. Dan lig je niet alleen een stuk rustiger op je strandbedje, maar heb je het gehele jaar een zorgeloos gevoel.”
Onderbezetting tijdens de vakantieperiode is een algemeen probleem"
#6. Manage de verwachtingen
Hen Snackers, directeur bij QNH
“Onbezorgd op vakantie? Dat kan alleen als je de verwachtingen hebt gemanaged. Zo draait het de dag voor mijn vertrek allemaal om communicatie. Ik zorg ervoor dat mijn agenda leeg is en grijp de kans om duidelijkheid te scheppen als het gaat om losse eindjes. Het managen van verwachtingen, zowel bij medewerkers als bij mijzelf geeft innerlijke rust, waardoor ik bij terugkomst niet voor verrassingen kom te staan. Als er tijdens mijn afwezigheid belangrijke beslissingen genomen moeten worden ben ik telefonisch wel bereikbaar. Maar ik geef liever de medewerkers de ruimte en het vertrouwen om te handelen naar eigen goeddunken. Je moet durven loslaten. Veel leidinggevenden beginnen pas met detoxen op het moment dat ze op hun vakantiebestemming zijn. Dat is zonde, maar bovendien echt onnodig. Transformeer die laatste werkdag tot je eerste vakantiedag om alvast in vakantiesferen te komen. Zo draag ik op deze dag al mijn vrijetijdskleding in plaats van een pak. Dat doet echt wat met je mindset, je loopt zo de horizon tegemoet!”
Zo draag ik op de laatste dag voor mijn vakantie al mijn vrijetijdskleding in plaats van een pak"
#7. Zorg voor een uitgebreide overdracht
Geert DeGezelle, Managing Director bij Telindus
“In de vakantieperiode is het van groot belang dat de klant het gevoel van continuïteit blijft behouden en dat hun IT-partner altijd bereikbaar blijft om zorg te dragen voor hun IT-infrastructuur. Maar het is minstens zo belangrijk dat je als manager en werknemer in de vakantie echt je rust pakt en even echt offline gaat. Dit lukt alleen met een goede overdracht. Zorg dat voor je vakantie besluiten zijn genomen over de kortetermijnafspraken en maak een overdrachtsdocument voor de openstaande zaken. Spreek dit voor vertrek door met je team en vertrouw op hun kennis en kunde waarmee zij waarmee zij de gemaakte afspraken nakomen. Ik vind het prettig om niet geheel van de radar te verdwijnen. Daarom kan mijn team, enkel in hoge nood, mij tijdens mijn vakantie per SMS bereiken. Geen mails en geen voicemails, want zodra je die inbox opent is je vakantierust verstoord. Deze afspraak zorgt voor een geruststellend gevoel bij mij en mijn team. En de klant? Die is op IT-vlak goed ontzorgd door mijn collega’s en heeft mij na terugkomst vaak niet eens gemist.”
Vertrouw op hun kennis en kunde van je team"
Hoofdfoto: Flickr, BK
