Zonder goede presentatie van meetgegevens, dringt de informatie niet door tot de gebruiker. Een goed salesdashboard maakt het verschil. Waaraan dient zo'n dashboard te voldoen?
In de loop der jaren is het salesdashboard geëvolueerd van een to-do-list die de verkoper op zijn computerscherm kon opvragen, naar een complete cockpit die een gebruiker één enkel toegangspunt biedt tot verschillende soorten gegevens, inclusief rapporten, analyses en andere Business Intelligence (BI). Centraal staan de kpi's die zijn afgeleid van de doelstellingen en strategie van het bedrijf. In hoeverre is bijvoorbeeld een bepaalde omzet al bereikt? Wat voor verkoopactiviteiten hebben al plaatsgevonden? En wat moet er nog worden gedaan?
Chain of command overbodig
Met een goed dashboard is de chain of command vaak overbodig, zegt Edward Ammerlaan, mede-oprichter van Business Intelligence specialist Ensior. Dashboards kunnen bedrijven ook helpen beter te communiceren met leveranciers en andere externe zakelijke partners. Gegevens uit de hele keten kunnen via dashboards worden gedeeld om zo de samenwerking te bevorderen. Sommige bedrijven hebben zelfs dashboards waar klanten toegang toe kunnen krijgen, wat geldt als een goedkope manier om de band met de klant aan te halen.
Het ideale salesdashboard
Maar hoe presenteer je die informatie dusdanig dat in één oogopslag duidelijk is hoe de zaken ervoor staan? ‘Hét ideale salesdashboard bestaat niet’, zegt Ammerlaan. ‘Elk bedrijf is verschillend: met een eigen strategie, doelstellingen en daarvan afgeleide kritieke prestatie indicatoren. De acties die een verkoper moet ondernemen verschillen ook.’ Wel voldoet een goed dashboard aan de volgende voorwaarden:
#1. Weet wat je meet
Meten is weten, is het devies. Maar je moet ook weten wát je meet. Bijvoorbeeld: een bedrijf streeft ernaar zijn winst te vergroten. Wat betekent dat voor de verkoper? Moet hij meer verkopen? Of misschien mag hij best wat minder verkopen, mits hij de focus legt op producten met een hogere marge.
#2. Zorg voor de juiste data
Zorg ervoor dat de juiste gegevens worden aangeleverd. ‘Veel informatie voor het dashboard wordt automatisch gegenereerd, maar veel niet-digitale informatie moet de verkoper zelf aanleveren. Het verslag van het salesgesprek zal hij bijvoorbeeld zelf moeten opstellen. Lang niet alle verkopers doen dat uit zichzelf’, zegt Ammerlaan. Als belangrijke informatie die verkopers moeten aanleveren incompleet of onjuist is, is het niet goed mogelijk te bepalen hoe ze presteren. ‘Vraag salesmedewerkers dus regelmatig om de gegevens te tonen die ze moeten bijhouden. En geef ze feedback. Laat in elk geval zien wat er gebeurt met de informatie, zodat ze zien dat ze niet voor niets al die moeite doen.’
#3. Brengt input en output in evenwicht
In de praktijk blijkt dat bedrijven vooral letten op het resultaat van verkoopactiviteiten, zoals het aantal orders en de waarde daarvan, althans volgens een al wat ouder onderzoek van de Stichting Marketing Associatie (SMA). Naast de output, zou je ook naar de input moeten kijken – zoals het aantal gepleegde telefoontjes bijvoorbeeld. Hoewel sales steeds meer wordt afgerekend op relatiebeheer in plaats van op het aantal gevoerde gesprekken, is het toch belangrijk om een goede balans tussen gegevens over input en over output te presenteren. Want nog altijd geldt: zonder concrete gegevens over de input kun je geen zinnig woord zeggen over de sturing die nodig is om de output te verbeteren. Je kunt niet draaien aan de meters op je dashboard, je moet het gas en de rem kunnen bedienen.
#4. Goed weergeven is beter weten
Zonder goede presentatie van meetgegevens dringt de informatie niet door tot de gebruiker. Op de site van Ensior staan enkele tips hoe je 'in een handomdraai' een mooi en overzichtelijk dashboard kunt maken. Een paar tips:
- Cijfers: pas op met te veel cijfers achter de komma, dat is 'overbodige nauwkeurigheid'.
- Grafieken: grafische weergaven zijn op zich prima (want: informatie wordt visueel sneller opgenomen), maar kies dan wel de juiste soort grafiek.
- Uitlichten: let op welke cijfers je benadrukt en groot uitlicht. Het is bijvoorbeeld onlogisch om de voorraad groot weer te geven op het dashboard als die voorraad toch automatisch aangevuld wordt
- Kleuren: wees voorzichtig met kleuren. Goed kleurgebruik ondersteunt de communicatie, slecht kleurgebruik leidt af van wat moet worden overgebracht. Zo wordt rood afhankelijk van de context geassocieerd met warm, roept op tot actie (gevaar), of met een.
#5. Beperkt het aantal kpi's
Een goed dashboard biedt intuïtieve, eenvoudige toegang tot de informatie die van cruciaal belang is voor de bedrijfsvoering. Simpelheid is het devies. Volgens de SMA moet een salesmanager niet worden opgezadeld met meer dan 10 kpi's, terwijl een verkoper maximaal vier kengetallen in zijn dashboard aan kan.
#6. Selfservice BI
Van oudsher zijn dashboards statisch, gebaseerd op een vaste strategie en een beperkt aantal doelstellingen en bijbehorende acties en kpi's. Aanpassingen moesten door de IT-afdeling worden doorgevoerd. Dat duurde en duurde. Tegenwoordig kunnen gebruikers vaak zelf rapporten en dashboards produceren. Selfservice Business Intelligence (BI), zoals het wordt genoemd. Dat sluit veel beter aan bij het huidige, snelle zakendoen, zegt Ammerlaan. ‘Stel je komt er als salesmanager achter dat grijze auto's plotseling goed verkopen. Dan is het handig als je daar snel je verkoopactiviteiten en je salestargets op kunt afstemmen. Met selfservice BI kan dat.’
Dit artikel is onderdeel van het dossier Het Nieuwe Zakendoen op mt.nl. Dit dossier wordt mede mogelijk gemaakt door Microsoft. Altijd op de hoogte van de laatste tips en trends rondom het nieuwe zakendoen? Meld je aan voor de gratis maandelijke nieuwsbrief:
Meer lezen over Het Nieuwe Zakendoen?
-
Sales: zo verkoop je jezelf intern
-
Weg met de salesbonus?
-
Waarom je voor 1 euro bij Ikea kunt ontbijten
-
Het ideale salesteam: hoe werkt dat?
- Alles over Het Nieuwe Zakendoen
