We zijn met zijn allen gedesoriënteerd door de coronapandemie, zeggen twee wetenschappers in een artikel in MIT Sloan Business Review. Niet alleen werken we vaak lange tijd achter elkaar in krappe ruimtes (een kleine werkkamer bijvoorbeeld), ook zien we onze collega’s een stuk minder – in ieder geval fysiek. Bovendien loopt onze werkdag soms bijna naadloos over in de avond of in het weekend.
In een groot onderzoek in het Verenigd Koninkrijk gaf meer dan 80 procent van de ondervraagden aan dat hun gevoel van tijd door corona is veranderd. Sommige dagen lijken eindeloos. Zeker als je in eentje op iets zit te ploeteren. Tegelijkertijd vliegen de maanden voorbij, omdat je iedere dag opnieuw thuiswerkt. Veel zakelijke trips zijn gecanceld en ook de meeste evenementen – als ze al doorgaan – zijn digitaal.
Inspiratie uit de ruimte
Wen er maar aan, zeggen Tanusree Jain en Louis Brennan. Want dat op afstand werken is een blijvertje, ook al is de vorm nog aan verandering onderhevig. Jain is hoofddocent business aan het Trinity College van de Universiteit van Dublin, Brennan is aan datzelfde college hoogleraar business studies. Hij schreef bovendien het boek The Business of Space The Next Frontier of International Competition.
Het zal dan ook niet verbazen dat de twee wetenschappers naar de ruimtevaart keken om inspiratie op te doen. Verder weg van je collega’s kun je immers niet werken. Bovendien spraken ze voor hun onderzoek met teams in het middenmanagement bij tien grote techbedrijven, waaronder Google, Oracle, Salesforce en Facebook.
Astronauten moeten hun tijd en hun routines tijdens een missie ook structureren
Volgens Jain en Brennan kunnen die teams een hoop leren van de manier van werken van astronauten. Die moeten hun tijd en routines tijdens ruimtemissies immers ook structureren. Zeker als ze eenmaal aan het werk zijn op het ruimtestation ISS. Dan zien ze bijvoorbeeld veel vaker dan wij op aarde de zon opgaan.
De kracht van routine
Een aantal van de afspraken die tijdens de vlucht en in het ruimtestation gelden zou je volgens de onderzoekers ook in het gewone leven kunnen maken. Ze geven managers handvatten om het werk beter te plannen en de klus gedaan te krijgen, zeggen ze. Het maakt een organisatie klaar voor de toekomst die hybride zal zijn.
Sommigen zitten in hun pyjama te werken, anderen ontbijten als ze inloggen voor de eerste zoomsessie
De afgelopen maanden hebben mensen een hoop van hun normale routines overboord gegooid. Sommigen zitten in hun pyjama te werken, anderen eten hun ontbijt terwijl ze zich inloggen voor de eerste zoomsessie en bijna iedereen werkt op andere tijden dan vroeger.
Deze nieuwe gewoontes zijn niet gezond en onhoudbaar, vinden Jain en Brennan. Want de routines die we hadden – de praatjes bij het koffie-apparaat en de vrijdagmiddagborrel bijvoorbeeld – die waren wel degelijk ergens goed voor. Ze zorgden voor een gevoel van stabiliteit, voorspelbaarheid en veiligheid.
Drie routines van astronauten
Volgens de onderzoekers hebben bedrijven die nu het hybride werken omarmen nieuwe routines nodig om hun organisatie te ondersteunen. Net als tijdens een ruimtemissie werken teams over de hele wereld geïsoleerd. Ze zitten niet op de basis, maar ver weg.
Bovendien zijn werknemers nu vaak heel taakgericht bezig. Om hun taken goed uit te voeren, is het belangrijk dat ze helder voor ogen hebben wat er als teamgenoot van hen wordt verwacht. Plus dat ze intensief met elkaar communiceren over wie wat doet, wanneer en waarom. Dit kun je met drie routines bereiken, zeggen Jain en Brennan.
#1 Ga werken met ‘tijdsbepalers’
Zelf noemen de onderzoekers het ‘zeitgebers’, signalen die je aan werknemers geeft om hun biologische klok te reguleren.
Tijdens een ruimtemissie krijgen astronauten dit soort signalen bijvoorbeeld door de vaste afspraak om altijd gezamenlijk te dineren. Verder doen ze op gezette tijden samen iets gezelligs of hebben ze audio- of videocontact met hun familie.
Missie-managers stellen ook tussentijdse doelen om sleur te voorkomen. Iedere mijlpaal op weg naar het einddoel wordt gevierd. De bedrijven waarmee Tanusree Jain en Louis Brennan spraken, introduceerden andere tijdsbepalers: Oracle kwam bijvoorbeeld met een virtuele gong op Slack om iedereen te laten weten dat er een deal was gesloten.
Andere teams kwamen met selfie-dagen, digitale watercooler-sessies of tweewekelijkse townhall-bijeenkomsten voor het hele bedrijf. Bij Salesforce lieten managers hun mensen geregeld weten dat ze vonden dat eigenlijk niemand voor half 9 ‘s ochtends of na half 6 ’s avonds zou moeten werken.
#2 Zorg voor structuur, maar ook voor stabiliteit
Astronauten werken door de week in een strak schema, met vaste routines. Maar in het weekend gaat het er een stuk flexibeler aan toe. Bij veel bedrijven overheerst nu dat rigide schema van alleen maar achter dat scherm zitten, constateren de onderzoekers. Terwijl mensen ook behoefte hebben aan een beetje lucht en andere activiteiten.
Bij techbedrijf Xilinx proberen ze dat te creëren door hun werknemers iedere derde vrijdag van de maand vrij te geven. ‘Vooral om even bij te komen van de stress van de dagen daarvoor.’ Facebook geeft zijn mensen dan weer de optie om helemaal niet meer naar kantoor te komen en àlles vanuit huis te doen.
Jain en Brennan zetten daar overigens kanttekeningen bij. ‘Misschien moet je daar als bedrijf voorzichtig mee zijn. Je kunt werknemers misschien beter een structuur bieden waarin ze een paar dagen thuiswerken en een paar dagen op kantoor. Zo kun je de samenwerking binnen teams ook gemakkelijker doortrekken.’
#3 Geef prioriteit aan interne communicatie
NASA leerde van een aantal incidenten dat astronauten op missie hypergevoelig kunnen zijn. Vooral als ze het idee hebben dat er niet naar ze wordt geluisterd, terwijl zij daar met een klein clubje ver weg in de ruimte verblijven.
De organisatie plant daarom op vaste tijden overlegmomenten in en werkt met check-ins tussen de teams op aarde en in het ruimtestation. Mission control moet weten wat er speelt, om te voorkomen dat ze het verwijt krijgen niet aan te voelen wat er binnen het ISS speelt.
Datzelfde geldt natuurlijk binnen bedrijven. Sommige werknemers kunnen door al het thuiswerken veel stress ervaren. Zeker bij nieuwe collega’s is dat een risico, waarschuwen Jain en Brennan. Al helemaal als je besluit die nieuwe medewerkers digitaal in te werken.
In het ene bedrijf worden Spotify-lijsten uitgewisseld, in het andere is er iedere week een digitale borrel
‘Je moet je als manager realiseren dat een-op-een-contact essentieel is. Zowel verbaal als fysiek. Het zorgt ervoor dat medewerkers netwerken bouwen en dat er binnen je bedrijf gezamenlijke waarden ontstaan. Mensen moeten daarover praten, wil je de boel soepel laten draaien’.
Managers met wie de onderzoekers spraken, organiseerden van alles om het teamgevoel hoog te houden. Zo werden er in het ene bedrijf Spotify-lijsten uitgewisseld en in het andere was er iedere donderdagavond een digitale borrel. Maar minstens zo belangrijk is dat je geregeld met je baas spreekt. Een werknemer: ‘Hij belt me twee keer per week…gewoon om te horen hoe het met me gaat’.
